Serial Numbers: Εγγυήσεις και ιχνηλασιμότητα
31 Ιανουαρίου 2025
Order Picking (Συλλογή Παραγγελίας): 10 Σύγχρονες Μέθοδοι
14 Φεβρουαρίου 2025
Η απογραφή αποθεμάτων αποτελεί μία κρίσιμη διαδικασία για κάθε επιχείρηση που διατηρεί πρώτες ύλες, έτοιμα προϊόντα, και άλλα υλικά αποθέματα. Χωρίς την απογραφή, η επιχείρηση δεν μπορεί να είναι ποτέ απολύτως σίγουρη ότι το απόθεμα που εμφανίζεται στο ERP αντιστοιχεί στην πραγματική ποσότητα που διατηρεί στην αποθήκη της. Αυτή η άγνοια εγκυμονεί μεγάλους κινδύνους, όπως η διατήρηση υπερβάλλοντος αποθέματος, η έλλειψη αποθεμάτων ή ακόμα και η αύξηση του νεκρού αποθέματος (dead stock). Δεν αποτελεί έκπληξη λοιπόν που το 60% των επιχειρήσεων αναμένεται να επενδύσει πρωτίστως σε τεχνολογίες της αποθήκης, βελτιώνοντας διαδικασίες όπως η απογραφή, το order picking, η ενδοδιακίνηση κ.α.
Τι είναι η απογραφή αποθεμάτων;
Η απογραφή αποθεμάτων είναι η διαδικασία καταγραφής και αξιολόγησης όλων των υλικών, προϊόντων και αγαθών που βρίσκονται σε αποθηκευτικούς χώρους. Στόχος της είναι η εξασφάλιση της ακρίβειας των δεδομένων για την κατανόηση του πραγματικού αποθέματος, ο εντοπισμός πιθανών αποκλίσεων και η λήψη στρατηγικών αποφάσεων για τη διαχείριση του αποθέματος.
3 τύποι απογραφής αποθεμάτων
1) Ετήσια απογραφή
Τουλάχιστον μία φορά το χρόνο η επιχείρηση πρέπει να κάνει καταμέτρηση όλων των αποθεμάτων της. Aποτελεί μία λεπτομερή και χρονοβόρα διαδικασία που μπορεί να επιφέρει μέχρι και διακοπές στη λειτουργία της αποθήκης ή και της επιχείρησης συνολικά.
Μία ακόμα περίπτωση που μπορεί να χρειαστεί να γίνει ολοκληρωμένη καταγραφή είναι στην ενδεχόμενη αλλαγή συστήματος μηχανογράφησης. Αν για παράδειγμα μία επιχείρηση μεταβεί από το Soft1 ERP στο Business Central της Microsoft, τότε η συνολική απογραφή είναι απαραίτητη για να εξασφαλίσει πώς τα δεδομένα που εισάγει στο νέο σύστημα είναι ορθά.
2) Συνεχής ή κυκλική απογραφή (cycle counting)
Στην συνεχή/κυκλική απογραφή (cycle counting), αντί για μια ετήσια καταμέτρηση, τμήματα του αποθέματος ελέγχονται περιοδικά σε κυκλικές περιόδους. Το μεγαλύτερο όφελος της συγκεκριμένης μεθοδολογίας είναι ότι η επιχείρηση αποφεύγει τις σημαντικές διαταραχές και τη διακοπή της λειτουργίας που έρχονται με την ετήσια απογραφή. Ακόμα, την βοηθάει να εντοπίσει γρήγορα αναντιστοιχίες και να διορθώσει από νωρίς τυχόν προβλήματα στην λειτουργία της αποθήκης της.
Όμως, σαν μέθοδος απαιτεί περισσότερους πόρους λόγω των συχνών ελέγχων, καθώς και την υποστήριξη από έμπειρους υπαλλήλους που θα εξασφαλίσουν ότι γίνονται ορθές καταμετρήσεις.
3) Επιλεκτική απογραφή (spot checking)
Η επιλεκτική απογραφή (spot checking) εφαρμόζεται σε επιλεγμένα προϊόντα ή κατηγορίες, και είναι ιδανική για επιχειρήσεις με μεγάλο αριθμό μοναδικών ειδών, όπου κάποιες κατηγορίες μπορεί να απαιτούν μεγαλύτερη προσοχή. Οι εταιρείες μπορεί να πραγματοποιήσουν επιλεκτική απογραφή και όταν υποψιαστούν ότι διατηρούν εσφαλμένα δεδομένα για κάποια συγκεκριμένα είδη ή για προϊόντα από συγκεκριμένο προμηθευτή.
Οφέλη της απογραφής αποθεμάτων
1) Διατήρηση ορθών δεδομένων αποθήκης
Το βασικότερο όφελος της αποτελεσματικής απογραφής αποθεμάτων είναι η ενημέρωση και η ακρίβεια των δεδομένων. Είναι απαραίτητο για την επιχείρηση να διατηρεί σωστά δεδομένα για την αποθήκη της. Μόνο έτσι μπορεί να εξασφαλίσει ότι δεν θα χάσει πωλήσεις λόγω έλλειψης αποθέματος (ενώ στο ERP έβλεπε επαρκές απόθεμα) και ότι δεν θα διατηρήσει υπερβάλλον απόθεμα, που την επιβαρύνει οικονομικά δεσμεύοντας κεφάλαιο σε stock που δεν χρειάζεται.
2) Βελτιστοποίηση διαχείρισης αποθήκης
Η απογραφή βοηθάει την επιχείρηση να αξιολογήσει την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών καταγραφής, κατά την παραλαβή των αποθεμάτων και την συλλογή παραγγελιών. Εάν εντοπίσει διαφορές, μπορεί να λάβει τα κατάλληλα μέτρα για να ανασχεδιάσει τον τρόπο που διαχειρίζεται την αποθήκη και να αποφύγει μελλοντικά προβλήματα όπως υπερβάλλον, ελλιπές ή νεκρό απόθεμα.
3) Σωστή παρακολούθηση KPIs
Η γνώση του πραγματικού ύψους αποθεμάτων επιτρέπει σε έναν οργανισμό να υπολογίσει ορθά τους σημαντικούς KPIs που αφορούν την διαχείριση αποθήκης, όπως ο μέσος χρόνος διακράτησης αποθεμάτων και το κόστος αποθήκευσης ανά μονάδα. Έπειτα, με αυτούς τους δείκτες μπορείτε να αξιολογήσετε την πορεία της επιχείρησης και να κρίνετε κατά πόσο πετυχαίνετε τους στόχους απόδοσης που είχατε θέσει.
4) Μείωση κόστους
Όλα τα παραπάνω βοηθούν την επιχείρηση να ρυθμίσει καλύτερα το επίπεδο των αποθεμάτων και συνεπώς να μειώσει σημαντικά τα κόστη αποθήκευσης.
Βέλτισες πρακτικές στην απογραφή αποθεμάτων
1) Προγραμματισμός απογραφής
Για να πραγματοποιήσει μία αποτελεσματική απογραφή, η επιχείρηση πρέπει να ξεκινήσει από τον σωστό προγραμματισμό. Είναι σημαντικό να καθοριστεί το χρονικό διάστημα που θα πραγματοποιηθεί η απογραφή, ποιοι εργαζόμενοι θα συμμετέχουν και ποιες θα είναι οι αρμοδιότητες του καθενός.
Επίσης, είναι προτιμότερο η απογραφή να γίνει κάποια μέρα που δεν υπάρχουν άλλες σημαντικές υποχρεώσεις, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να μπορούν να επικεντρωθούν πλήρως σε αυτή, και η λειτουργία της επιχείρησης να επηρεαστεί όσο το δυνατόν λιγότερο.
2) Εκπαίδευση προσωπικού
Είναι ξεκάθαρο το πόσο κρίσιμο είναι να γίνει σωστά η απογραφή, οπότε φροντίστε ότι έχετε εκπαιδεύσει το προσωπικό σας κατάλληλα. Εξασφαλίστε ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι είναι εξοικειωμένοι με τις διαδικασίες και τη χρήση των εργαλείων απογραφής, ώστε να ολοκληρωθεί αποτελεσματικά και χωρίς λάθη.
3) Χρήση τεχνολογίας
Αξιοποιήστε λογισμικό διαχείρισης αποθήκης WMS και φορητά τερματικά (barcode scanners) ώστε να διευκολύνετε τους εργαζομένους σας να πραγματοποιήσουν σωστά την απογραφή αποθεμάτων.
Με το Honeybee WMS μπορείτε να σκανάρετε τα αποθέματά σας μέσω φορητής συσκευής και να δημιουργήσετε αυτόματα παραστατικό απογραφής με τις πραγματικές ποσότητες που βρίσκονται στην αποθήκη σας.
Έτσι, αυξάνετε ραγδαία την ταχύτητα της καταγραφής και ελαχιστοποιείτε τις πιθανότητες λάθους.
4) Οργάνωση αποθήκης
Εάν η αποθήκη σας είναι ακατάστατη, η διαδικασία της απογραφής θα γίνει ακόμα πιο αργή και οι πιθανότητες σφαλμάτων θα αυξηθούν. Οργανώστε την αποθήκη σας ώστε να επιταχύνετε το έργο της απογραφής αποθεμάτων και να μειώσετε τα λάθη.
5) Συχνά διαλείμματα
Λίγες διαδικασίες είναι όσο χρονοβόρες και κουραστικές όσο η απογραφή αποθεμάτων. Η πολύωρη καταγραφή κουράζει το προσωπικό και αυξάνει τις πιθανότητες λανθασμένης καταμέτρησης. Κάντε συχνά διαλείμματα για να βοηθήσετε το προσωπικό σας να ξεκουραστεί και να διατηρήσει τη συγκέντρωσή του καθ’ όλη τη διάρκεια της απογραφής.
Η απογραφή αποθεμάτων δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως αναγκαίο κακό, αλλά ως μία ευκαιρία για βελτίωση της παρακολούθησης της ποσότητας αποθέματος και της διαχείρισης της αποθήκης συνολικά. Η σημασία της επιβεβαιώνεται και από το γεγονός ότι 58% των επιχειρήσεων λιανικής και direct to consumer (DTC) έχουν λιγότερο από 80% ποσοστό ακρίβειας αποθεμάτων. Με βάση αυτά που αναλύσαμε προηγουμένως, είναι κατανοητό πώς αυτό το ποσοστό μπορεί να προκαλέσει σημαντικά προβλήματα σε αυτές τις επιχειρήσεις.
Μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση της αποθήκης σας με ένα πρόγραμμα WMS όπως το Honeybee. Επικοινωνήστε μαζί μας για να σας παρουσιάσουμε δωρεάν το Honeybee και να δείτε μόνοι σας πως μπορεί να βελτιώσει την απογραφή αποθεμάτων, καθώς και τις υπόλοιπες διαδικασίες διαχείρισης αποθήκης.
