Φύρα Παραγωγής | Εντοπισμός + 5 Τρόποι να τη μειώσετε
13 September 2024
HRMS Άδειες: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι HR Managers το 2026
2 October 2024
Το ERP αποτελεί πλέον αναπόσπαστο κομμάτι χιλιάδων εταιρειών στην Ελλάδα και εκατομμυρίων στον κόσμο. Χωρίς αυτό, οι επιχειρήσεις που το έχουν ενσωματώσει εδώ και χρόνια στη λειτουργία τους, δε θα μπορούσαν να λειτουργήσουν ούτε λίγες ώρες. Τόσο κρίσιμο έχει γίνει πλέον για αυτές, με τα οφέλη του να είναι αδιαμφισβήτητα.
Ωστόσο, το εύρος του είναι τεράστιο, και για να εφαρμοστεί αποτελεσματικά είναι απαραίτητο να γίνει ορθολογικός σχεδιασμός και να ληφθούν σωστές αποφάσεις. Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε όλα όσα χρειάζεται για τα ERP και θα αυξήσετε σημαντικά τις πιθανότητες να εφαρμόσετε αποδοτικά το λογισμικό στην εταιρεία σας.
Τι είναι το ERP (Enterprise Resource Planning);
Το ERP (Enterprise Recourse Planning), που μεταφράζεται στα ελληνικά ως σύστημα σχεδιασμού επιχειρησιακών πόρων, έχει αποτελέσει αντικείμενο αμέτρητων αναλύσεων, όμως ο επικρατέστερος ορισμός αναφέρει πως το ERP είναι ένα σύστημα λογισμικού, το οποίο είναι επιφορτισμένο με το να διαχειρίζεται όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης, με απώτερο σκοπό την αύξηση του business performance. Αυτό επιτυγχάνεται με την ορθολογικότερη οργάνωση και αξιοποίηση δεδομένων και πόρων της επιχείρησης (ανθρώπινου δυναμικού, υλικού, οικονομικών πόρων κ.λ.π.).
Ποιες είναι οι Λειτουργίες των ERP;
- Εφοδιαστική αλυσίδα
- Διαχείριση Προσωπικού (HRM)
- Χρηματοοικονομική Διαχείριση
- Διαχείριση Παραγωγής
- Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων
- Εμπόριο (commerce)
Τα συστήματα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων περιλαμβάνουν τουλάχιστον 6 βασικές ενότητες (ERP Modules) , ώστε να καλύψουν το σύνολο των αναγκών των επιχειρήσεων. Πρωτού ξεκινήσετε με την ενσωμάτωση ενός ERP στην εταιρεία σας, είναι σημαντικό να κατανοήσετε απόλυτα τις διαδικασίες που εξυπηρετεί και να επιλέξετε τις λειτουργίες των ERP που πραγματικά χρειάζεστε.
Εφοδιαστική Αλυσίδα
Τα ERP είναι απαραίτητα αν θέλετε να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση της εφοδιαστικής σας αλυσίδας. Από την επιλογή προμηθευτών και τις αγορές αποθεμάτων, μέχρι τη διαχείριση της αποθήκης και τις πωλήσεις, ένα σύστημα ERP θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε τον απόλυτο έλεγχο της εφοδιαστικής αλυσίδας σας. Με την αξιοποίηση αριθμοδεικτών και αναλυτικών στατιστικών μπορείτε να προβλέψετε τη ζήτηση, να διατηρήσετε το βέλτιστο απόθεμα και να μειώσετε σημαντικά το κόστος σας.
Διαχείριση Προσωπικού (HRM)
Πολλοί οργανισμοί πλέον, επενδύουν σημαντικά στο ανθρώπινο δυναμικό τους για να αποκτήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Με ένα σύστημα ERP, αυτό γίνεται εύκολα, αφού θα έχετε στη διάθεσή σας όλες τις σημαντικές HRM λειτουργίες για τη διαχείριση ανθρώπινων πόρων. Θα μπορείτε να αξιολογήσετε το προσωπικό σας και να εντοπίσετε τις ανάγκες για εκπαίδευσή τους. Θα διαχειρίζεστε εύκολα τους υποψηφίους και τα βιογραφικά τους, ενώ η επικοινωνία με το προσωπικό και η χορήγηση αδειών γίνονται πιο εύκολες από ποτέ.
Τα πιο εξελιγμένα συστήματα HRM, παρέχουν και ολοκληρωμένες λύσεις μισθοδοσίας, ενώ καλύπτουν και τις απαιτήσεις του νόμου για την υποχρεωτική εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας.
Χρηματοοικονομική Διαχείριση
Με ένα σύγχρονο λογισμικό ERP, μπορείτε να κάνετε έξυπνη διαχείριση των χρηματοοικονομικών της επιχείρησής σας. Το λογισμικό θα σας παρέχει ολοκληρωμένη προβολή της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας σε πραγματικό χρόνο, ενώ θα έχετε ένα ισχυρό εργαλείο λογιστικής παρακολούθησης σε άμεση σύνδεση με τις πλατφόρμες της ΑΑΔΕ.
Επιπλέον, το Soft1 ERP ενσωνματώνει τις λειτουργείες Fintech διευκολύνοντας τις συναλλαγές και τον έλεγχο των τραπεζικών λογαριασμών και Activity Based Costing για τον καταμερισμό της δραστηριότητας σας σε κέντρα κόστους.
Η χρηματοοικονομική διαχείριση αποτελεί ίσως τον σημαντικότερο πυλώνα ενός ERP. Σύμφωνα με έρευνες, το 89% των εταιρειών θεωρεί τη λογιστική (η οποία αποτελεί κομμάτι της χρηματοοικονομικής διαχείρισης) την πιο κρίσιμη λειτουργία των ERP.
Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων (CRM)
Ένα λογισμικό CRM ενισχύει τις ενέργειες μάρκετινγκ της εταιρείας προσελκύοντας περισσότερους υποψήφιους πελάτες, συμβάλλει στη διαχείριση των ευκαιριών πώλησης αυξάνοντας τις μετατροπές και υποστηρίζει την εξυπηρέτηση πελατών, με αποτέλεσμα τη διατήρηση της πλειοψηφίας της βάσης πελατών. Τα CRM σας επιτρέπουν να εκτελείτε αυτοματοποιημένες προωθητικές καμπάνιες, να παρακολουθείτε και να αξιολογείτε τα αποτελέσματα και να έχετε άμεσα πρόσβαση σε κρίσιμες πληροφορίες για τους πελάτες σας. Επιπλέον, προσφέρουν ολοκληρωμένη διαχείριση των ενεργειών και πλήρη εικόνα για το ιστορικό του πελάτη.
Εμπόριο (commerce)
Τα σύγχρονα ERP, επιτρέπουν στους χρήστες τους να δημιουργήσουν με εύκολο τρόπο και χαμηλό κόστος το ηλεκτρονικό κατάστημα της εταιρείας τους. Με αυτό, η εταιρεία μπορεί να πραγματοποιεί πωλήσεις χονδρικής και λιανικής, να διαχειρίζετε το απόθεμα και να παρακολουθεί την απόδοση του e-shop μέσω αναλυτικών αναφορών.
Το Soft1 ERP αποτελεί το πιο ολοκληρωμένο λογισμικό μηχανογράφησης της ελληνικής αγοράς και ενσωματώνει με άριστη αποτελεσματικότητα τις παραπάνω λειτουργίες. Έτσι, αποτελεί ένα ισχυρό εργαλείο για μεγάλες, αλλά και για μικρές επιχειρήσεις.
Ποια είναι τα οφέλη των ERP;
- Αύξηση εσόδων
- Αύξηση παραγωγικότητας
- Μείωση λειτουγικών εξόδων
- Βελτίωση αποτελεσματικότητας
- Επεκτασιμότητα
- Ενίσχυση ασφάλειας επιχειρησιακών δεδομένων
- Ενισχυμένη λήψη αποφάσεων
- Βελτίωση εξυπηρέτησης πελατών
- Συμμόρφωση με τη νομοθεσία
Η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP ή η αλλαγή ενός παλιού συστήματος μηχανογράφησης με ένα σύγχρονο επιχειρησιακό λογισμικό δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται από τις επιχειρήσεις ως “αναγκαίο κακό” και ως “υποχρεωτικό έξοδο”. Αντίθετα, αποτελεί μια μεγάλη ευκαιρία για ανασχεδιασμό των διαδικασιών και ψηφιακό μετασχηματισμό με πολλαπλά οφέλη για διάφορα τμήματα της επιχείρησης.
1) Αύξηση εσόδων
Κάθε ERP σύστημα παρέχει στη διοίκηση πλήθος αριθμοδεικτών έτσι ώστε να μπορεί γρήγορα και εύκολα να ελέγχει το περιθώριο κέρδους για προϊόντα και υπηρεσίες. Επιπλέον, η καταχώρηση αναλυτικών δεδομένων, ακόμα και των τιμών του ανταγωνισμού, επιτρέπει την άμεση ανταπόκριση στις τάσεις της αγοράς, διαμορφώνοντας τη βέλτιστη τιμή πώλησης και αυξάνοντας το τζίρο.
Με εργαλεία πρόβλεψης της ζήτησης και στατιστικής ανάλυσης, το τμήμα πωλήσεων μπορεί άμεσα να εντοπίσει νέες ευκαιρίες πώλησης και με την κατάλληλη τοποθέτηση να εξασφαλίσει μεγαλύτερο μερίδιο αγοράς.
2) Αύξηση παραγωγικότητας
Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών εξαλείφει τα λάθη, μειώνει τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και επιτρέπει στους εργαζομένους να εργαστούν στο αντικείμενο που πραγματικά προσθέτει αξία στην επιχείρηση.
Για παράδειγμα, στο Soft1 ERP, ο χρήστης ορίζει τα σενάρια απόδοσης προμηθειών στους πωλητές. Το σύστημα λαμβάνει υπόψη αυτά τα κριτήρια και καταμερίζει αυτόματα τις προμήθειες στον κάθε πωλητή, όταν καταχωρηθεί ένα παραστατικό πώλησης με το όνομά του. Έτσι, αντί κάθε βδομάδα ένας υπάλληλος να αφιερώνει ώρες στον υπολογισμό της αμοιβής των πωλητών και της πληρωμής τους, η διαδικασία γίνεται αυτόματα, επιτρέποντας στο προσωπικό να ασχοληθεί με την αξιολόγηση των στόχων πωλήσεων και την αναπροσαρμογή τους.
3) Μείωση λειτουργικών εξόδων
Το λογισμικό ERP βοηθάει τις επιχειρήσεις να μειώσουν τις σπατάλες και να βελτιστοποιήσουν τη χρήση των επιχειρηματικών πόρων. Η αναλυτική καταγραφή των εξόδων και η κατανομή τους σε πολλαπλά κέντρα κόστους, δίνει μια ξεκάθαρη εικόνα του ύψους των εξόδων αλλά και του πως αυτά κατανέμονται στα διάφορα τμήματα της επιχείρησης.
Αν και για τα περισσότερα στελέχη των εταιριών ένα ERP σύστημα σημαίνει κυρίως εμπορική διαχείριση, η αξιοποίηση της ενότητας των λοιπών δαπανών αποτελεί ένα σημαντικό εργαλείο στα χέρια της οικονομικής διοίκησης.
4) Βελτίωση αποτελεσματικότητας
Οι υπάλληλοι εκμεταλλευόμενοι τα εργαλεία που προσφέρει η λύση ERP, ολοκληρώνουν σε υψηλότερα επίπεδα ποιότητας τις εργασίες τους, βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα του οργανισμού.
Το IBM Institute for Business Value (IBV) και η SAP, για να ανακαλύψουν με ποιο τρόπο οι εταιρείες πετυχαίνουν τους οικονομικούς αλλά και τους ESG (Environmental, Social and Governance) στόχους, ρώτησαν περισσότερα από 2.125 στελέχη από διαφορετικές βιομηχανίες σε όλο τον πλανήτη. Σύμφωνα με τις απαντήσεις που έλαβαν, όλες οι εταιρίες που ξεπερνούν τον ανταγωνισμό τους, τόσο σε οικονομικά όσο και σε περιβαλλοντικά αποτελέσματα, αξιοποιούν το σύνολο των λειτουργιών του ERP στις διαδικασίες τους.
5) Επεκτασιμότητα
Τα πιο εξελιγμένα Enterprise Resource Planning συστήματα της αγοράς έχουν μεγάλες δυνατότητες επεκτασιμότητας, με αποτέλεσμα να μπορούν να αναβαθμίζονται ομαλά και να καλύπτουν όλες τις νέες απαιτήσεις της εταιρίας.
Μια επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει με την απλούστερη έκδοση του Soft1 ERP, καλύπτοντας τις ανάγκες τιμολόγησης. Όταν όμως αυξήσει το πελατολόγιό της, η διαχείριση δυσκολεύει και κινδυνεύει να μην μπορεί να ανταποκριθεί στους ποιοτικούς στόχους εξυπηρέτησης. Στη φάση αυτή, μπορεί πολύ εύκολα να προσθέσει την ενότητα του CRM για να διαχειρίζεται αποδοτικά τους πελάτες της. Ενώ αν αυξήσει το προσωπικό της, μπορεί εξίσου εύκολα να ενσωματώσει την ενότητα του HRMS, για να διαχειριστεί αποτελεσματικότερα το ανθρώπινο δυναμικό της.
Επιπλέον, η ανάπτυξη custom λύσεων μέσα στο περιβάλλον του ERP αποτελεί σημαντική δυνατότητα επέκτασης της λειτουργικότητας. Για παράδειγμα, η Verus+ δημιούργησε για λογαριασμό της Κολυμπάρι ΑΕ μία android και μία web εφαρμογή συνδεδεμένες σε πραγματικό χρόνο, με το Soft1. Ως αποτέλεσμα, επιτεύχθηκε η ψηφιοποίηση της παραγωγικής διαδικασίας στο σύνολό της, αυτοματοποιώντας τις ροές εργασιών και επιταχύνοντας τη διαβίβαση κρίσιμων πληροφοριών για την ολοκλήρωση της παραγωγής. Με αυτόν τον τρόπο, το Soft1 ERP προσφέρει απεριόριστες δυνατότητες παραμετροποίησης, καλύπτοντας κάθε εξειδικευμένη ανάγκη και βοηθώντας τις επιχειρήσεις να εξελίξουν τη λειτουργία τους.
6) Ενίσχυση ασφάλειας επιχειρησιακών δεδομένων
Η κρυπτογράφηση σε επιλεγμένα σημεία ή καθολικά, οι ενισχυμένοι έλεγχοι πρόσβασης, τα αρχεία καταγραφής (logs) και η τήρηση backup που προσφέρει το ERP αυξάνουν σημαντικά την ασφάλεια των ευαίσθητων δεδομένων του οργανισμού. Η διαρροή δεδομένων και η ανάκαμψη από πιθανή καταστροφή τους, πολλές φορές δεν αναδεικνύονται ως παράγοντες υψηλού ρίσκου από τις εταιρίες. Σύμφωνα όμως με την μελέτη της Kaspersky, το μέσο κόστος αποκατάστασης κάποιου συμβάντος παραβίασης ασφαλείας στη βάση δεδομένων της εταιρίας, ανέρχεται από $86.5 χιλιάδες για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, έως και $861 χιλιάδες για τις μεγάλες εταιρίες. Επιπλέον, η ζημιά στη φήμη και ο χρόνος μη λειτουργίας τμημάτων της επιχείρησης είναι κάτι που δεν μπορεί να αποτιμηθεί οικονομικά, σίγουρα όμως επηρεάζει σημαντικά την ανάπτυξη του οργανισμού.
Το Soft1 ERP, εκτός των παραπάνω προσφέρει τη δυνατότητα φιλοξενίας σε υποδομές cloud Azure της Microsoft, αυξάνοντας σημαντικά την ασφάλεια και εξασφαλίζοντας στην επιχείρηση τη συμμόρφωση με πρότυπα (όπως το ISO 27001) και κανονιστικά πλαίσια (όπως το GDPR).
7) Ενισχυμένη λήψη αποφάσεων
Τα εξελιγμένα εργαλεία αναφορών και στατιστικών που προσφέρουν τα ERP, συμβάλλουν στη βέλτιστη αξιοποίηση των πληροφοριών και στη λήψη καλύτερων αποφάσεων.
Ενδεικτικά, ο CFO της εταιρίας μπορεί να διαχειριστεί καλύτερα τους χρηματικούς πόρους, αξιοποιώντας την πρόβλεψη του CashFlow, ο CEO να αναπροσαρμόσει τη στρατηγική του βλέποντας τη συγκεντρωτική εικόνα της εταιρίας και την απόδοση της μέσω KPIs, ενώ o HR manager να πάρει αποφάσεις για το πλάνο αυξήσεων μέσω της αξιολόγησης του προσωπικού.
8) Βελτίωση εξυπηρέτησης πελατών
Οι δυνατότητες διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες βοηθούν την επιχείρηση να απαντήσει γρηγορότερα στα ερωτήματά τους, να ανταποκριθεί καλύτερα στις απαιτήσεις τους και να αυξήσει την ικανοποίησή τους.
Για παράδειγμα, στην ενότητα CRM του Soft1, μπορείτε να κρατήσετε όλα τα στοιχεία για τους πελάτες σας. Έτσι, όταν επικοινωνήσετε ξανά μαζί τους, θα γνωρίζετε άριστα τις ανάγκες τους και θα μπορείτε να λύσετε γρηγορότερα τα προβλήματά τους.
9) Συμμόρφωση με τη νομοθεσία
Τα συστήματα ERP και οι επιμέρους εφαρμογές τους ενσωματώνουν λειτουργίες που εξασφαλίζουν τη συμμόρφωση της εταιρίας με τη νομοθεσία και μειώνουν σημαντικά τις πιθανότητες προστίμων και ποινών.
Η ενότητα Soft1 HRMS, καλύπτει ολοκληρωμένα τις ανάγκες της υποχρεωτικής ψηφιακής κάρτας εργασίας, αφού διαβιβάζει άμεσα τα στοιχεία καταγραφής στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και τα διατηρεί για 10 έτη, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του νόμου. Παράλληλα, προσφέρει ισχυρά εργαλεία ελέγχου και ειδοποιήσεων, ελαχιστοποιώντας τις πιθανότητες λανθασμένων χτυπημάτων. Έτσι, με τη χρήση της εφαρμογής η επιχείρηση εξασφαλίζει τη συμμόρφωσή της με τον εργατικό νόμο.
Αντίστοιχα, η ενότητα της εφοδιαστικής αλυσίδας καλύπτει την ανάγκη της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης με το δημόσιο, απλοποιώντας την έκδοση των τιμολογίων και ενοποιώντας την τιμολόγηση με το δίκτυο PEPPOL.
Χρειάζεται η επιχείρησή μου σύστημα ERP;
Για να προσδιορίσετε αν η εταιρεία σας έχει ανάγκη για ένα λογισμικό επιχειρησιακού σχεδιασμού, πρέπει πρώτα να απαντήσετε στα παρακάτω ερωτήματα:
1) Υπάρχει ανάγκη για άμεση πληροφόρηση;
Αν πολλές καθημερινές αποφάσεις κατά τη λειτουργία της εταιρείας εξαρτώνται από συγκεκριμένες πληροφορίες, τότε η άμεση πρόσβαση σε αυτές είναι απαραίτητη. Το ίδιο ισχύει και σε περιπτώσεις που η εταιρεία χρειάζεται να δίνει συχνά απαντήσεις σε ερωτήματα πελατών. Τότε, η γρήγορη πρόσβαση στα δεδομένα κρίνεται ζωτικής σημασίας για την επιχείρηση και η χρήση ERP είναι αναγκαία.
Μία περίπτωση ανάγκης για άμεση πληροφόρηση είναι η διαχείριση ευκαιριών πώλησης. Όταν οι πωλητές επικοινωνούν με έναν καινούργιο πελάτη, μπορούν πολύ εύκολα να καταγράψουν τις ανάγκες του στο ERP. Έτσι, στην επόμενη επικοινωνία θα γνωρίζουν ακριβώς τις ανάγκες του και δε θα χρειάζεται να επαναλαμβάνουν ερωτήσεις, κάνοντας αποτελεσματικότερη την επικοινωνία και βελτιώνοντας την εικόνα προς τον πελάτη.
2) Χρησιμοποιείτε διαφορετικό λογισμικό για κάθε λειτουργία της εταιρείας;
Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιείτε διαφορετικό λογισμικό για την τιμολόγηση, διαφορετικό για την διαχείριση πελατών και διαφορετικό για τη διαχείριση αποθήκης, αυτό κοστίζει χρήματα και χρόνο στην εταιρεία. Δυσχεραίνει την συνεργασία και την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των τμημάτων και αυξάνει το κόστος, λόγω της χρήσης πολλαπλών ανεξάρτητων συστημάτων. Η λύση είναι η χρησιμοποίηση ERP, που θα ενοποιήσει όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης, βελτιώνοντας δραστικά τη συνεργασία των τμημάτων και μειώνοντας το κόστος.
3) Βρίσκεται η εταιρεία σας σε φάση ανάπτυξης;
Αν η εταιρεία σας αναπτύσσεται ή σκοπεύει άμεσα να το κάνει, θα επωφεληθεί από ένα σύστημα ERP με τις απαραίτητες δυνατότητες επεκτασιμότητας. Στη φάση ανάπτυξης, είναι σημαντικό για την επιχείρηση να διαθέτει ένα ευέλικτο σύστημα που θα προσαρμόζεται στις συνεχώς αυξανόμενες απαιτήσεις και θα καλύπτει τις νέες ανάγκες.
Για παράδειγμα, η αύξηση των προϊόντων της επιχείρησης ή των παραλλαγών τους, δυσκολεύει την πρόβλεψη των πωλήσεων για την παραγγελία της κατάλληλης ποσότητας αποθεμάτων και υλικών, καθώς και την τυποποίηση της παραγωγής τους. Σε αυτή την περίπτωση, οι ενότητες παραγωγής και εφοδιαστικής αλυσίδας του Soft1 επιτρέπουν στην επιχείρηση να τυποποιήσει με απλά βήματα την παραγωγή, καθώς και να προβλέψει τη σωστή ποσότητα αποθεμάτων που χρειάζονται, ακόμα και σε επίπεδο χαρακτηριστικών όπως χρώμα και μέγεθος.
4) Έχει τη δυνατότητα η εταιρεία να επενδύσει τους κατάλληλους πόρους;
Για την ολοκληρωμένη εφαρμογή ενός ERP, ενδέχεται να απαιτείται σχετικά υψηλή δαπάνη, ανάλογα και με τις ανάγκες της κάθε εταιρείας. Αν γίνει κατάλληλη επιλογή συνεργάτη που θα παραμετροποιήσει αποτελεσματικά το σύστημα στις λειτουργίες της εταιρείας, αυξάνονται σημαντικά οι πιθανότητες η επιχείρηση να κερδίσει πίσω τα χρήματα της επένδυσης σε σύντομο σχετικά χρονικό διάστημα.
Αντίθετα, μίας φθηνή λύση ERP που δεν ικανοποιεί τις λειτουργικές ανάγκες, θα προκαλέσει προβλήματα και δεν θα έχει τα επιθυμητά αποτελέσματα για την επιχείρηση.
5) Είναι έτοιμη η επιχείρηση να προσαρμοστεί στον καινούργιο τρόπο λειτουργίας;
Η εφαρμογή ενός τέτοιου λογισμικού θα φέρει αλλαγές στις διαδικασίες λειτουργίας της επιχείρησης, η οποία πρέπει να είναι προετοιμασμένη κατάλληλα να τις διαχειριστεί. Και για αυτό το λόγο κρίνεται απαραίτητη η επιλογή ενός έμπειρου συνεργάτη, ο οποίος θα μπορέσει να αναλύσει διεξοδικά τις διαδικασίες και να προσφέρει τις κατάλληλες συμβουλές, αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα και την ταχύτητα προσαρμογής.
6) Βασίζει η εταιρεία σας τη λειτουργία σας σε παρωχημένο λογισμικό;
Αν χρησιμοποιείτε παλαιό λογισμικό που έχει χρόνια να αναβαθμιστεί, χωρίς να προσαρμόζεται στις νέες ανάγκες και χωρίς να ενσωματώνει νέες λειτουργίες, είναι ώρα να το αντικαταστήσετε. Τα παρωχημένα συστήματα κοστίζουν χρήματα και παρεμποδίζουν την ανάπτυξή σας. Πρέπει να επιλέξετε ένα μοντέρνο σύστημα, που αναβαθμίζεται ετησίως και διασυνδέεται εύκολα με τρίτα συστήματα, προσφέροντας πλήρη κάλυψη των αναγκών.
Πώς να επιλέξετε το κατάλληλο πρόγραμμα ERP για την επιχείρησή σας
Η επιλογή του κατάλληλου ERP για την εταιρεία σας αποτελεί καθοριστική απόφαση για το μέλλον. Η επιλογή του σωστού λογισμικού θα εκτοξεύσει την απόδοσή σας, ενώ αντίθετα η λανθασμένη επιλογή θα επιφέρει αρνητικές συνέπειες στη λειτουργία και στα αποτελέσματα. Η διαδικασία επιλογής είναι πολύπλοκη, όμως εάν ακολουθήσετε τις παρακάτω βέλτιστες πρακτικές, θα μειώσετε σημαντικά την πιθανότητα λανθασμένης επιλογής προγράμματος ERP.
1) Αναλύστε διεξοδικά τις ανάγκες σας
Σκεφτείτε σε βάθος τις απαιτήσεις του κάθε τμήματος και τις λειτουργίες που απαιτούνται ώστε να βελτιστοποιηθούν οι ροές εργασίας του καθενός. Εάν έχετε ιδιαίτερα πολύπλοκες διαδικασίες, χαρτογραφήστε τες για να αποκτήσετε καθαρή εικόνα και να σκεφτείτε αναλυτικά για το κάθε στάδιο.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα όπως το Microsoft Visio, ώστε να φτιάξετε πολύ εύκολα μία οπτική απεικόνιση των διαδικασιών σας.
2) Εξετάστε τις ειδικές απαιτήσεις του κλάδου σας
Ο κάθε κλάδος έχει τις δικές του ιδιαίτερες απαιτήσεις. Οι λύσεις ERP είναι ισχυρότερες σε κάποιους τομείς, και λιγότερο σε άλλους. Είναι σημαντικό να επιλέξετε εκείνο που προσφέρει τις σημαντικότερες λειτουργίες για την επιχείρησή σας, στην υψηλότερη ποιότητα. Αν π.χ. πρέπει να διαχειρίζεστε μεγάλο όγκο εγγυήσεων και επιστροφών, το ERP πρέπει να προσφέρει τη δυνατότητα διαχείρισης serial numbers.
3) Καθορίστε τον διαθέσιμο προϋπολογισμό
Υπολογίστε το κόστος κάθε επιλογής συμπεριλαμβάνοντας τα κόστη αγοράς, παραμετροποίησης και συντήρησης. Παρακολουθήστε το κόστος της υλοποίησης καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας.
4) Υπολογίστε τις ανάγκες επεκτασιμότητας
Έχει το σύστημα ERP που θα επιλέξετε τη δυνατότητα να επεκταθεί μαζί με την επιχείρησή σας και να ανταποκριθεί στις αυξανόμενες ανάγκες; Αν όχι, θα πρέπει να σκεφτείτε καλύτερα για την επιλογή σας. Ένα πρόγραμμα μηχανογράφησης που δεν επεκτείνεται, πολύ σύντομα θα σταματήσει να σας εξυπηρετεί. Η αντικατάστασή του στη συνέχεια θα κοστίσει σημαντικά στην εταιρεία, σε σχέση με την εξαρχής επιλογή παραμετροποιήσιμου συστήματος.
5) Επιλέξτε τον κατάλληλο τρόπο λειτουργίας
Θα επιλέξετε την ευελιξία και την προσβασιμότητα που προσφέρει το Cloud; Ή τον αυξημένο έλεγχο της on-premise εγκατάστασης; Μήπως πρέπει να προτιμήσετε μία hybrid προσέγγιση; Η επιλογή αυτή πρέπει να γίνει έπειτα από συζήτηση και ανάλυση με τον συνεργάτη που αναλαμβάνει την υλοποίηση.
6) Εξετάστε τις δυνατότητες ενσωμάτωσης
Εάν η επιχείρηση διαθέτει τρίτα, ανεξάρτητα συστήματα, τα οποία διατηρούν μεγάλο όγκο δεδομένων και εξυπηρετούν τις διαδικασίες της επιχείρησης, μπορεί να είναι βέλτιστη επιλογή η διατήρησή τους. Στην περίπτωση αυτή, το πρόγραμμα που θα επιλεχθεί πρέπει να εξυπηρετεί τη διασύνδεση με το ανεξάρτητο λογισιμικό, ώστε να συνεχίσει η επιχείρηση να το χρησιμοποιεί, χωρίς να χάσει τα πλεονεκτήματα ενοποίησης του ERP.
7) Αναλύστε την ευκολία χρήσης του κάθε λογισμικού
Είναι το λογισμικό ERP όσο φιλικό θα έπρεπε προς τη χρήση, ώστε οι εργαζόμενοι να αρχίσουν γρήγορα να το χειρίζονται αποδοτικά; Μπορεί να γίνει σωστή ανάλυση και αποτελεσματική υλοποίηση. Αν όμως οι εργαζόμενοι δεν μπορέσουν να χρησιμοποιήσουν το λογισμικό αποτελεσματικά, η εφαρμογή του δεν θα προσφέρει τη μέγιστη αξία στην επιχείρηση. Για το λόγο αυτό, πρέπει να επιλέξετε ένα λογισμικό εύκολο στη χρήση, που θα αρέσει στους εργαζομένους και θα το χρησιμοποιούν ορθολογικά από την αρχή.
8) Αξιολογήστε την αξιοπιστία της εταιρείας που παρέχει το ERP
Μάθετε πόσα χρόνια δραστηριοποιείτε στην αγορά και πόσο ισχυρή είναι η φήμη της σε αυτήν. Αναζητήστε κριτικές από προηγούμενους χρήστες.
9) Πάρτε την τελική απόφαση
Αφού εξετάσετε όλους τους προηγούμενος παράγοντες και λάβετε υπόψη όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, είστε πλέον σε θέση να επιλέξετε το ιδανικό λογισμικό για εσάς.
Τάσεις στα ERP το 2025
Οι τάσεις στα συστήματα ERP για το 2025 αναμένεται να φέρουν σημαντικές αλλαγές και καινοτομίες στον τρόπο που οι επιχειρήσεις διαχειρίζονται τις λειτουργίες τους. Με τη συνεχή εξέλιξη της τεχνολογίας, οι εταιρείες που θέλουν να διατηρήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα οφείλουν να παρακολουθούν και να υιοθετούν τις νέες τάσεις, διασφαλίζοντας έτσι τη βέλτιστη απόδοση των συστημάτων τους. Παρακάτω αναλύονται οι σημαντικότερες τάσεις που θα κυριαρχήσουν στον τομέα των ERP το 2025.
1) Μηχανική Μάθηση και Τεχνητή Νοημοσύνη
Η ενσωμάτωση νέων τεχνολογιών, όπως η μηχανική μάθηση και η τεχνητή νοημοσύνη θα σας βοηθήσουν να πάρετε καλύτερες αποφάσεις, να προβλέψετε τις τάσεις και να αυτοματοποιήσετε χρονοβόρες διαδικασίες.
Για παράδειγμα, στη Verus+ αναπτύξαμε προέκταση του Soft1 ERP για αυτόματη ανάγνωση και καταχώρηση παραστατικών. Το AI σκανάρει το παραστατικό, αναγνωρίζει τα πεδία και καταχωρεί τις αντίστοιχες πληροφορίες στο ERP. Έτσι, ενώ προηγουμένως χρειαζόταν οι υπάλληλλοι να καταχωρίσουν χειροκίνητα το κάθε παραστατικό, πλέον η διαδικασία γίνεται 80% αυτόματα, εξοικονομώντας 3-5 λεπτά για το κάθε παραστατικό, ανάλογα και με το πλήθος των γραμμών.
Σημαντικό ρόλο παίζει και η ενσωμάτωση AI Agents, οι οποίοι βοηθούν τους χρήστες του ERP:
- καθοδηγώντας τους βήμα-βήμα στις εργασίες τους,
- αναλύοντας δεδομένα,
- και βρίσκοντας πληροφορίες.
2) Ενσωμάτωση με το Internet of Things
Το 2025 οι εταιρείες θα δίνουν προτεραιότητα στη σύνδεση του ERP με τις συσκευές Internet of Things.
Οι αισθητήρες IoT καταγράφουν κρίσιμα περιβαλλοντικά δεδομένα, όπως η θερμοκρασία, η υγρασία και άλλες συνθήκες αποθήκης, εξασφαλίζοντας ότι διατηρούνται οι κατάλληλες συνθήκες. Αυτή η συνεχής τροφοδοσία δεδομένων βοηθά τις επιχειρήσεις να κάνουν άμεσες προσαρμογές, προστατεύοντας την ποιότητα και την ασφάλεια των προϊόντων.
Με τις προγνωστικές αναλύσεις που ενσωματώνονται στα συστήματα ERP, οι εταιρείες μπορούν να παρακολουθούν την υγεία του εξοπλισμού και να προβλέπουν τις δυσλειτουργίες πριν από την εμφάνισή τους. Η προγραμματισμένη συντήρηση με βάση τα δεδομένα σε πραγματικό χρόνο ελαχιστοποιεί τον χρόνο διακοπής λειτουργίας των μηχανημάτων και παρατείνει τη διάρκεια ζωής των κρίσιμων περιουσιακών στοιχείων.
Αυτή η προληπτική προσέγγιση δεν ενισχύει απλά τη λειτουργική αποδοτικότητα, αλλά διασφαλίζει επίσης τη σταθερή ποιότητα των προϊόντων.
3) Mobile ERP Apps
Οι περισσότερες δραστηριότητες της εταιρείας δεν περιορίζονται στο γραφείο. Οι εργαζόμενοι στην αποθήκη, οι πωλητές και οι τεχνικοί πεδίου δεν μπορούν να έχουν συνεχή πρόσβαση στο ERP.
Ωστόσο, πρέπει να βλέπουν κρίσιμα δεδομένα για να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους. Ταυτόχρονα, πρέπει να εισάγουν νέα δεδομένα στο σύστημα το συντομότερο δυνατό.
Εδώ βρίσκεται η χρηστικότητα των mobile ERP εφαρμογών που είναι πλήρως συνδεδεμένες με το ERP. Με τις εφαρμογές Power Apps, οι επιχειρήσεις μπορούν να αναπτύξουν προσαρμοσμένες εφαρμογές για κινητά που μπορούν να λειτουργούν ακόμη και εκτός σύνδεσης και να ενημερώνουν το ERP όταν συνδεθούν ξανά στο διαδίκτυο.
Αυτές οι εφαρμογές μπορούν να βοηθήσουν σε διαδικασίες όπως η διαχείριση αποθεμάτων, ευκαιριών πωλήσεων, περιπτώσεων εξυπηρέτησης, κ.α.
4) Αυτοματοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών
Οι σύγχρονες επιχειρήσεις αυτοματοποιούν τις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες με Robotic Process Automation (RPA), μέσω εργαλείων όπως το Power Automate.
Είτε πρόκειται για συνηθισμένες ροές εργασίας, όπως η διαχείριση εγγράφων, οι εγκρίσεις και οι υπενθυμίσεις, είτε για προσαρμοσμένες, το Power Automate μπορεί να επιταχύνει βασικές καθημερινές εργασίες και να ελευθερώσει πόρους της εταιρείας για πιο παραγωγικές δραστηριότητες.
5) Καθετοποιημένες λύσεις
Οι επιχειρήσεις θα αναζητούν περισσότερο εξειδικευμένες λύσεις που είναι σχεδιασμένες για συγκεκριμένους κλάδους, όπως η βιομηχανία, η υγειονομική περίθαλψη ή τα logistics. Το 2025 θα δούμε μια αύξηση των καθετοποιημένων λύσεων που καλύπτουν τις ιδιαίτερες ανάγκες των διαφορετικών κλάδων, παρέχοντας εξατομικευμένες λειτουργίες και ενσωματώσεις.
6) Blockchain
Ενώ η υιοθέτηση του blockchain στα συστήματα ERP μπορεί να θεωρείται ακόμη περισσότερο μελλοντική πρόβλεψη παρά παρούσα τάση, η μετάβαση είναι αναπόφευκτη. Το 2025, αναμένουμε ότι όλο και περισσότερες επιχειρήσεις θα ενσωματώσουν τα συστήματα ERP τους με την τεχνολογία blockchain για να βελτιώσουν την ασφάλεια και την ακεραιότητα των δεδομένων.
Με τη χρήση των smart contracts, τα βασικά έγγραφα -όπως οι συμβάσεις, τα τιμολόγια και τα αρχεία συναλλαγών- θα καταγράφονται μόνιμα σε ένα tamper-proof ledger. Αυτή η αμεταβλητότητα δεν ελαχιστοποιεί μόνο το ενδεχόμενο απάτης, αλλά μειώνει και τις διαφωνίες, διασφαλίζοντας ότι αφού επικυρωθούν τα δεδομένα, δεν μπορούν να τροποποιηθούν.
Ο αποκεντρωμένος χαρακτήρας του blockchain εξασφαλίζει ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι έχουν μια ενιαία, επαληθεύσιμη πηγή αλήθειας. Αυτή η αυξημένη διαφάνεια μπορεί να βελτιώσει τις διαδικασίες ελέγχου και να απλοποιήσει την υποβολή εκθέσεων συμμόρφωσης, διευκολύνοντας τους οργανισμούς να τηρούν τις κανονιστικές απαιτήσεις.
7) Ανάλυση δεδομένων
Οι οργανισμοί σήμερα κατανοούν ότι τα δεδομένα αποτελούν την βάση της λειτουργίαςτους. Τροφοδοτούν την παρακολούθηση των επιδόσεων και τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων, καθιστώντας τις λεπτομερείς αναφορές και τις αναλύσεις απαραίτητα στοιχεία των σύγχρονων συστημάτων ERP.
Εργαλεία όπως το Power BI ενσωματώνονται στα συστήματα ERP για να προσφέρουν δυναμικά dashboards σε πραγματικό χρόνο. Αυτές οι λύσεις ανάλυσης παρέχουν αξιοποιήσιμες πληροφορίες, επιτρέποντας στις εταιρείες να παρακολουθούν τους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPIs) και να εντοπίζουν τις τάσεις που οδηγούν στην ανάπτυξη.
Οι πληροφορίες που βασίζονται σε δεδομένα υποστηρίζουν τον στρατηγικό σχεδιασμό, αναδεικνύοντας τομείς για βελτίωση και ευκαιρίες επέκτασης, ενώ η ολοκληρωμένη υποβολή reports διασφαλίζει ότι κάθε απόφαση υποστηρίζεται από ακριβείς και ενημερωμένες πληροφορίες.
Επιπλέον, το Power BI είναι ενσωματωμένο με τις δυνατότητες τεχνητής νοημοσύνης του Copilot, αυτοματοποιώντας την ενοποίηση, την οπτικοποίηση και την ανάλυση δεδομένων, απελευθερώνοντας πολύτιμο χρόνο για στρατηγικούς σκοπούς.
8) Κυβερνοασφάλεια
Με το μέσο κόστος μιας παραβίασης δεδομένων να κυμαίνεται γύρω στα 4,88 εκατομμύρια δολάρια, οι εταιρείες αναγκάζονται να επενδύσουν σημαντικά σε προηγμένα μέτρα κυβερνοασφάλειας. Καθώς οι απειλές στον κυβερνοχώρο γίνονται όλο και πιο εξελιγμένες, από επιθέσεις ransomware έως απάτες deepfake, οι επιχειρήσεις επιλέγουν συστήματα ανίχνευσης απειλών με βάση την τεχνητή νοημοσύνη και υιοθετούν αρχιτεκτονικές zero-trust για να διασφαλίσουν τα δεδομένα τους.
9) ESG και βιωσιμότητα
Τα σύγχρονα συστήματα ERP εξελίσσονται ώστε να ενσωματώνουν δυνατότητες ESG Reporting. Αυτή η ενσωμάτωση όχι μόνο βελτιώνει την υποβολή εκθέσεων βιωσιμότητας, αλλά επιτρέπει επίσης στους οργανισμούς να παρακολουθούν βασικές μετρήσεις (όπως το αποτύπωμα άνθρακα, η κατανάλωση ενέργειας και η διαχείριση αποβλήτων) σε πραγματικό χρόνο.
Με την ενσωμάτωση της βιωσιμότητας στις καθημερινές λειτουργίες, οι εταιρείες μπορούν να πληρούν τα κανονιστικά πρότυπα, να βελτιώνουν την εμπιστοσύνη των ενδιαφερομένων μερών και να δημιουργούν μακροπρόθεσμη αξία μέσω υπεύθυνων πρακτικών.
10) Εσωτερική ανάπτυξη
Χάρη στις εξελίξεις στην Τεχνητή Νοημοσύνη και στις πλατφόρμες χαμηλού κώδικα/χωρίς κώδικα, όπως το Power Platform της Microsoft, οι επιχειρήσεις μπορούν πλέον να αναπτύσσουν προσαρμοσμένες εφαρμογές, αυτοματισμούς, ιστότοπους, ακόμη και virtual agents που ενσωματώνονται απρόσκοπτα με τα συστήματα ERP τους.
Πλεονεκτήματα αξιοποίησης των τάσεων
Οι εταιρείες που παρακολουθούν τις εξελίξεις και εκμεταλλεύονται τις τάσεις στα συστήματα επιχειρηματικών πόρων, θα αποκομίσουν σημαντικά οφέλη, όπως:
- Δημιουργία ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος στις διαδικασίες τους. Ιδιαίτερα μέσω του AI και της μηχανικής μάθησης, οι εταιρείες θα εξελίξουν τις λειτουργίες τους, κερδίζοντας σημαντικό προβάδισμα έναντι των ανταγωνιστών τους.
- Μεγιστοποίηση της ευελιξίας. Η σύνδεση με το cloud και η ευκολία χρήσης στο κινητό, κάνουν τη λειτουργία της επιχείρησης πιο ευέλικτη από ποτέ, προσφέροντας δυνατότητες εργασίας από οπουδήποτε, με εύκολη πρόσβαση σε πληροφορίες και σε όλες τις λειτουργίες του ERP.
- Εύκολη χρήση από το προσωπικό. Η αυξημένη έμφαση στην ανθρώπινη εμπειρία καθιστά ιδιαίτερα εύκολη τη χρησιμοποίησή τους από το προσωπικό. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την πλήρως αποδοτική εκμετάλλευσή του και τη βελτίωση των διαδικασιών.
Το Soft1 ERP και το Business Central ενσωματώνουν συνεχώς καινοτόμες λειτουργίες που συμβαδίζουν με τις ανερχόμενες τάσεις, βοηθώντας τις εταιρείες να εξελίσσονται συνεχώς και να βελτιστοποιούν τις διαδικασίες τους.
Τρόποι διάθεσης ERP
- Αγορά: Η επιχείρηση αγοράζει άδεια χρήσης του λογισμικού για αόριστο χρονικό διάστημα. Επιπλέον, καταβάλλει κάθε χρόνο ένα ποσό για τη χρήση των νέων εκδόσεων.
- Ενοικίαση: Η επιχείρηση καταβάλλει ετήσια συνδρομή για τη χρήση του λογισμικού, η οποία περιλαμβάνει τις αναβαθμίσεις και τις διαθέσιμες νέες εκδόσεις.
Μοντέλα λειτουργίας
1) On-Premise
Το λογισμικό εγκαθίσταται τοπικά, στην επιχείρηση. Η ευθύνη για την υποδομή, τη λειτουργία, τη συντήρηση και τη διαχείριση του λογισμικού είναι της εταιρείας.
2) Cloud ή SaaS (Software as a Service)
To Cloud ERP φιλοξενείται στις υποδομές του παρόχου, ο οποίος έχει και τις ευθύνες λειτουργίας και υποστήριξης. Η χρήση του λογισμικού γίνεται με τη μορφή συνδρομητικής υπηρεσίας, το κόστος της οποίας καλύπτει και τις υπηρεσίες που προσφέρονται από τον πάροχο.
3) Hosted
Φιλοξενία στο cloud του παρόχου, με την συνολική ευθύνη να είναι της επιχείρησης.
4) Web Based
Εδώ και μερικά χρόνια εμφανίστηκαν στην αγορά τα Web ERP, όπως το Business Central της Microsoft. Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε το πρόγραμμα στην συσκευή σας, αλλά συνδέεστε από οπουδήποτε έχετε ίντερνετ μέσω web browser. Συνήθως παρέχεται με συνδρομητικό μοντέλο και μηνιαία χρέωση.
Η Softone μόλις έφερε στην αγορά το νέο Softone Web ERP, δίνοντας στους χρήστες τη δυνατότητα να διαχειριστούν την επιχείρησή τους από παντού, με χαμηλό κόστος εκκίνησης.
Παράγοντες επιλογής μοντέλου λειτουργίας:
Για να επιλέξετε το κατάλληλο μοντέλο λειτουργίας για την επιχείρησή σας, πρέπει να αξιολογήσετε τους παρακάτω παράγοντες:
- Κόστος: Οι on-premise εγκαταστάσεις έχουν υψηλότερα αρχικά κόστη για τις υποδομές και το hardware, όμως στη συνέχεια τα κόστη συντήρησης είναι χαμηλότερα. Στην επιλογή του cloud ERP, τα αρχικά κόστη είναι σχετικά χαμηλά, όμως οι συνεχείς πληρωμές της συνδρομής μπορεί να επιβαρύνουν μακροπρόθεσμα την επιχείρηση.
- Υποδομές: Αν η επιχείρηση έχει ισχυρές υποδομές, είναι εύλογο να προτιμήσει την on-premise εγκατάσταση, ώστε να διατηρήσει τον έλεγχο. Αντίθετα, εταιρείες με λιγότερο ισχυρές υποδομές θα επιλέξουν τη λύση του cloud.
- Απαιτήσεις επεκτασιμότητας: Στην on-premise εγκατάσταση, οι δυνατότητες επεκτασιμότητας περιορίζονται από το hardware και τις υποδομές. Ως αποτέλεσμα, η επέκταση του ERP απαιτεί και αναβάθμιση των υποδομών, αυξάνοντας το κόστος. Αντίθετα, η λειτουργία μέσω του cloud προσφέρει μέγιστη ευελιξία, εξαλείφοντας τους περιορισμούς.
- Προσβασιμότητα: Αν επιλεχθεί η on-premise εγκατάσταση, η χρήση του ERP περιορίζεται στο χώρο της εγκατάστασης, καθιστώντας αδύνατη τη χρήση του μέσω τηλεργασίας. Αντιθέτως, με την επιλογή του cloud, το λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οπουδήποτε υπάρχει σύνδεση ίντερνετ.
- Ταχύτητα εφαρμογής: η υλοποίηση του on-premise μοντέλου είναι χρονοβόρα σε σχέση με του cloud ERP, η οποία είναι σχεδόν αυτόματη.
8 συχνά λάθη στα συστήματα ERP
Η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP είναι μία πολύπλοκη διαδικασία που εγγυμονεί μεγάλους κινδύνους. Τα επιχειρησιακά λογισμικά, δεν είναι απλές εφαρμογές που μπορεί κάποιος να αγοράσει και από την 1η μέρα δουλεύουν κανονικά και μεταμορφώνουν την επιχείρηση. Αντίθετα, αποτελούν ισχυρές οντότητες που έχουν τη δυνατότητα, ανάλογα με τη μεθοδολογία εφαρμογής τους, είτε να ενισχύσουν την επιχείρηση και να βελτιώσουν τις διαδικασίες και τα αποτελέσματα, είτε να προκαλέσουν νέα προβλήματα στη λειτουργία της.
Με περισσότερα από 23 χρόνια εμπειρία στον χώρο των επιχειρήσεων, έχουμε παρατηρήσει δεκάδες περιπτώσεις όπου το πρόγραμμα δεν εφαρμόστηκε σωστά, με αποτέλεσμα να επιβαρύνει την επιχείρηση. Αναλύοντας αυτές τις μελέτες περίπτωσης, έχουμε εντοπίσει τα 8 πιο συχνά λάθη κατά την εγκατάσταση και τη χρήση των ERP, που οδηγούν στην αποτυχημένη εφαρμογή του έργου.
1) Προσαρμογή διαδικασιών και όχι του λογισμικού
Ένα από τα πιο συχνά λάθη που πραγματοποιούνται κατά την εφαρμογή ενός συστήματος μηχανογράφησης, είναι η προσαρμογή των διαδικασιών της επιχείρησης στο λογισμικό, και όχι η προσαρμογή του λογισμικού στις διαδικασίες της επιχείρησης.
Το συγκεκριμένο σφάλμα τις περισσότερες φορές αποτελεί ευθύνη της εταιρείας-συνεργάτη που αναλαμβάνει την υλοποίηση. Δηλαδή, τις περισσότερες φορές είναι ο συνεργάτης αυτός που προτείνει την προσαρμογή των επιχειρηματικών διαδικασιών ώστε να ταιριάξουν με τον τρόπο λειτουργίας του λογισμικού.
Το πρόβλημα με τη συγκεκριμένη προσέγγιση, είναι ότι αγνούνται πλήρως οι διαδικασίες της επιχείρησης και ο βέλτιστος τρόπος λειτουργίας της. Εξάλλου, ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα των ERP είναι οι δυνατότητες παραμετροποίησης και προσαρμογής τους στις ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης.
Πέρα από τις προεγκατεστημένες δυνατότητες παραμετροποίησης, τα ERP προσφέρουν απεριόριστες επιλογές μέσω ανάπτυξης custom λύσεων, που συνδέονται πλήρως με το λογισμικό και πολλαπλασιάζουν τις δυνατότητές του. Στη Verus+, διαθέτουμε έμπειρή ομάδα προγραμματιστών και έχουμε βοηθήσει περισσότερες από 70 επιχειρήσεις να καλύψουν τις εξειδικευμένες ανάγκες τους και να εξελίξουν τη λειτουργία τους.
2) Δεν μετατρέπεται σε "κέντρο" της επιχείρησης
Τα συστήματα μηχανογράφησης, καλύπτουν όλες τις ανάγκες της επιχείρησης, όπως η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, της παραγωγής, των χρηματοοικονομικών, των σχέσεων με το προσωπικό και τους πελάτες κ.α. Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν και τρίτα συστήματα σε συνδυασμό με το ERP, όπως π.χ. ένα εξωτερικό HRM, ένα σύστημα B2B (διαχείριση πωλήσεων χονδρικής μέσω του διαδικτύου) ή ένα e-shop. Το λάθος στις συγκεκριμένες περιπτώσεις, είναι να μην χρησιμοποιείται το ERP ως κέντρο της επιχείρησης, δηλαδή ως το σημείο διαχείρισης όλων των επιχειρησιακών διαδικασιών και δεδομένων.
Αυτό σημαίνει πρακτικά πώς μπορεί η επιχείρηση να προχωρήσει π.χ. στη δημιουργία ενός νέου e-shop, χωρίς να υλοποιήσει την πλήρη διασύνδεσή του με το ERP. Έτσι, χάνει τα οφέλη για τα οποία επέλεξε να το ενσωματώσει εξαρχής, όπως η άμεση ανταλλαγή πληροφοριών, η ενοποίηση των διαδικασιών και η αύξηση της παραγωγικότητας.
Διαφορετικά, μία επιχείρηση που διασυνδέει πλήρως το e-shop με το ERP της, απολαμβάνει οφέλη όπως:
- Σε κάθε πώληση μέσω του e-shop, ενημερώνονται αυτόματα στο ERP τα χρηματοοικονομικά, το ιστορικό του πελάτη, καθώς και η αποθήκη
- Άμεση ροή πληροφοριών και εξοικονόμηση χρόνου
- Μείωση των σφαλμάτων
3) Δεν εμπλέκονται όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη στον σχεδιασμό
Ένα λάθος στο οποίο υποκύπτουν πολλές εταιρείες, είναι να μην εμπλέκουν όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη στη φάση του σχεδιασμού. Θεωρούν πώς η απόφαση ενσωμάτωσης ενός ERP, καθώς και ο σχεδιασμός του αποτελούν αποφάσεις της ανώτερης διοίκησης, και για το λόγο αυτό δεν συμπεριλαμβάνουν στη διαδικασία σχεδιασμού τους υπαλλήλους, καθώς και τα στελέχη μεσαίου και χαμηλού επιπέδου.
Η συγκεκριμένη τακτική κρίνεται προβληματική, καθώς οι συγκεκριμένοι υπάλληλοι γνωρίζουν πλήρως τις διαδικασίες και τις ανάγκες της επιχείρησης στο εκάστοτε επίπεδο. Οι πληροφορίες αυτές είναι, απαραίτητες στη φάση του σχεδιασμού μίας υλοποίησης ERP, ώστε να αναπτυχθεί η λύση με τρόπο που θα επιταχύνει τις ροές εργασιών, θα λύνει τα προβλήματα των εργαζομένων και θα βελτιώνει τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
Για τους λόγους αυτούς, είναι λάθος να εμπλέκονται οι εργαζόμενοι και τα κατώτερα στελέχη μόνο στη φάση του ελέγχου και όχι και στη φάση του σχεδιασμού.
Επιπλέον, η απόφαση εμπλοκής των εργαζομένων συμβάλλει σημαντικά στην ομαλή ενσωμάτωση του λογισμικού στη λειτουργία της εταιρείας. Οι εργαζόμενοι αισθάνονται σημαντικοί, νιώθουν ότι συνεισφέρουν και γίνονται σύμμαχοι στην προσπάθεια ένταξης του ERP. Ταυτόχρονα, η συμπερίληψή τους στη διαδικασία από την αρχή, κάνει στη συνέχεια την εκμάθηση και τη χρήση του λογισμικού πιο εύκολη και ανώδυνη.
4) Αντιμετωπίζεται ως υποχρέωση
Ορισμένες επιχειρήσεις, προχωρούν στην ενσωμάτωση ενός ERP από ανάγκη, επηρεασμένες από παράγοντες όπως η πίεση του ανταγωνισμού για εξέλιξη (φόβος να μείνει η επιχείρηση πίσω) ή από ανάγκη για κάλυψη υποχρεώσεων του νόμου (π.χ. ηλεκτρονική τιμολόγηση, ψηφιακή κάρτα εργασίας, lotify). Δηλαδή, αντιμετωπίζεται ως υποχρέωση, και όχι ως ευκαιρία για ψηφιακό μετασχηματισμό και ανασχεδιασμό των διαδικασιών.
Η αλλαγή του τρόπου σκέψης θα επιτρέψει τα ανώτερα στελέχη να σκεφτούν δημιουργικά και να αντιληφθούν πώς ένα ERP θα τους βοηθήσει να αναβαθμίσουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες και να βελτιώσουν την αποδοτικότητα και τα αποτελέσματα.
5) Ελλιπής σχεδιασμός
Ένα ακόμα συχνό λάθος στην προσπάθεια ενσωμάτωσης ERP, είναι ο ελλιπής σχεδιασμός. Η εφαρμογή ενός ERP είναι μία μακροχρόνια διαδικασία, που απαιτεί ανάλυση των αναγκών, καθορισμό της στρατηγικής υλοποίησης και συζήτηση εταιρείας-υπαλλήλων-συνεργάτη. Η βιαστική ανάλυση, θα οδηγήσει σε λάθη και παραλείψεις που θα κοστίσουν σημαντικά στην εταιρεία, σε χρόνο και σε χρήμα.
Για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό να γίνει διεξοδική ανάλυση των αναγκών, ξεκινώντας από τη διεξοδική χαρτογράφιση όλων των ροών εργασίας της επιχείρησης. Στο συγκεκριμένο στάδιο είναι ιδιαίτερα κρίσιμος ο ρόλος της εταιρείας-συνεργάτη, η οποία θα συντονίσει τη διαδικασία και θα κατευθύνει κατάλληλα την επιχείρησή σας.
6) Ανεπαρκής εκμετάλλευση του λογισμικού
Τα συστήματα ERP, αποτελούν πολύπλοκες εγκαταστάσεις και υποστηρίζουν μεγάλο αριθμό λειτουργιών. Είναι ιδιαίτερα δύσκολο να γνωρίζει μία επιχείρηση όλες τις δυνατότητες του λογισμικού από την 1η μέρα. Η εταιρεία-συνεργάτης πρέπει να σας εκπαιδεύσει κατάλληλα, ώστε να εκμεταλλευτείτε όλες τις λειτουργίες που εξυπηρετούν τις ανάγκες σας και να κερδίσετε τα μέγιστα από την εγκατάσταση του ERP.
Πολλές εταιρείες, δεν εκπαιδεύονται σωστά από τον συνεργάτη τους, με αποτέλεσμα να μην επωφελούνται από όλες τις διαθέσιμες λειτουργίες.
7) Βιαστική λήψη αποφάσεων
Αρκετές επιχειρήσεις παίρνουν βιαστικές αποφάσεις κατά τον σχεδιασμό και την ενσωμάτωση ενός ERP. Είναι ένα σημαντικό λάθος, καθώς η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP απαιτεί αρκετό χρόνο και σκέψη, στη φάση της ανάλυσης, της υλοποίησης αλλά και της εκπαίδευσης.
8) Παραμέληση συντήρησης
Το τελευταίο συχνό λάθος που συμβαίνει σχετικά με τα ERP, είναι να παραμελείται η συντήρησή τους. Όντας ένα ιδιαίτερα πολύπλοκο λογισμικό, είναι λογικό να προκύπτουν σφάλματα στη λειτουργία του. Εάν δεν πραγματοποιούνται ενέργειες για την πρόληψη, καθώς και για την έγκαιρη διόρθωσή τους, η επιχείρηση θέτει σε κίνδυνο την καθημερινή λειτουργία της, καθώς και την ασφάλεια των δεδομένων της.
Καθοριστικός παράγοντας επιτυχίας ERP
Για τους παραπάνω λόγους, είναι κρίσιμο να επιλέξετε τον κατάλληλο συνεργάτη. Αυτός, με τις γνώσεις του και την εξειδίκευσή του, θα σχεδιάσει αναλυτικά από την αρχή το πλάνο για την εφαρμογή του συστήματος, θα σας ενημερώσει πλήρως για όλες τις διαθέσιμες λειτουργίες και θα επισημάνει τις πιο σημαντικές για την επιχείρησή σας. Παράλληλα, θα σας συμβουλέψει κατάλληλα για όλες τις απαραίτητες αποφάσεις και θα πραγματοποιήσει όλες τις απαραίτητες συντηρήσεις, ώστε να μην σταματήσετε ποτέ να απορροφάτε τα οφέλη του ERP στο μέγιστο.
Στη Verus+, κατέχουμε την απαραίτητη τεχνογνωσία για να εξασφαλίσουμε την επιτυχή ενσωμάτωση του ERP στις διαδικασίες της επιχείρησής σας. Ελάτε να αναλύσουμε μαζί τις ανάγκες σας και να καθορίσουμε από κοινού τη στρατηγική ψηφιακού μετασχηματισμού της εταιρείας σας.
Πώς να αξιολογήσετε αν η εφαρμογή του ERP ήταν επιτυχής
Για να κρίνετε αν το ERP που επιλέξατε λειτούργησε αποτελεσματικά, θα πρέπει να απαντήσετε στις παρακάτω ερωτήσεις:
- Έγινε η εφαρμογή του σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και το budget που καθορίστηκαν;
- Πόσο εύκολα εξοικειώθηκαν με το λογισμικό οι χρήστες; Είναι ικανοποιημένοι με τις λειτουργίες που προσφέρει;
- Βελτιώθηκαν οι διαδικασίες της εταιρείας; Είδε η επιχείρηση θετική αλλαγή στις λειτουργίες της και στο πόσο αποδοτικά εκτελούνται;
- Απέδωσε η επένδυση τα αναμενόμενα οικονομικά οφέλη; Πήρε η επιχείρηση πίσω τα χρήματα που δαπάνησε για την εφαρμογή του ERP;
- Έχει παρατηρηθεί βελτίωση στην εξυπηρέτηση των πελατών και στην ικανοποίησή τους;
Soft1 Cloud ERP: Η πιο ολοκληρωμένη λύση της αγοράς
Η Softone αποτελεί εδώ και χρόνια τον μεγαλύτερο πάροχο ERP στην Ελλάδα, με παρουσία και σε χώρες των Βαλκανίων. Ανακαλύψτε γιατί το Soft1 είναι η ιδανική λύση για την εταιρεία σας:
- Μέγιστη επεκτασιμότητα: Επεκτείνεται μαζί με την επιχείρησή σας ομαλά, χωρίς εμπόδια και περιορισμούς.
- Παραμετροποίηση: Προσφέρει μεγάλες δυνατότητες παραμετροποίησης πάνω στην κάθε ανάγκη σας.
- Διασύνδεση: Εύκολη διασύνδεση με τρίτα συστήματα και βάσεις δεδομένων, χωρίς να διαταράξει σημαντικά την υφιστάμενη λειτουργία.
- Εύκολη χρήση: Δίνει αυξημένη έμφαση στην ανθρώπινη εμπειρία, καθιστώντας γρήγορη την εκμάθηση και εύκολη τη χρήση του από το προσωπικό.
- Συνεχής εξέλιξη: Αναπτύσσεται συνεχώς, ενσωματώνοντας καινοτόμες λειτουργίες που θα βελτιώσουν σημαντικά την απόδοσή σας.
- Υψηλή ασφάλεια: Προσφέρει ενισχυμένη ασφάλεια στα δεδομένα του οργανισμού σας.
Γιατί η Verus+ είναι ο κατάλληλος συνεργάτης για εσάς
Στη Verus+, είμαστε αφοσιωμένοι στο να κάνουμε ευκολότερο το έργο των επιχειρήσεων. Εάν συνεργαστείτε μαζί μας, δεν αποκτάτε απλά ένα λογισμικό, αλλά έναν αξιόπιστο συνεργάτη. Η ομάδα μας βρίσκεται πάντα δίπλα σας, για να λύνει άμεσα όποιο πρόβλημα ή απορία προκύψει, ώστε εσείς να αφοσιωθείτε στην εξέλιξη της επιχείρησής σας.
Με την πολυετή μας εμπειρία στη χρήση του Soft1, είμαστε άριστα καταρτισμένοι ώστε να εφαρμόσουμε το ERP στην εταιρεία σας και να εκτοξεύσουμε την απόδοσή σας, σε σύντομο χρονικό διάστημα. Μετά από 23+ χρόνια λειτουργίας και περισσότερους από 300 ικανοποιημένους πελάτες, είμαστε εδώ για να ακούσουμε τις ανάγκες σας και να βοηθήσουμε την εταιρεία σας να ανταποκριθεί αποτελεσματικά σε αυτές. Επικοινωνήστε μαζί μας για να καθορίσουμε μαζί τη στρατηγική ψηφιακού μετασχηματισμού της επιχείρησής σας.
