Serial Numbers: Εγγυήσεις και ιχνηλασιμότητα
29 Οκτωβρίου 2024
Τι σημαίνει ενδοδιακίνηση; Ο απόλυτος οδηγός για το 2024
19 Νοεμβρίου 2024
Η διαχείριση του προσωπικού είναι μία από τις σημαντικότερες λειτουργίες για κάθε επιχείρηση. Όπως όπως όλοι οι τομείς της επιχείρησης (παραγωγή, πωλήσεις, εφοδιαστική αλυσίδα, κλπ.), έτσι και η διαχείριση του HR αξιοποιεί το δικό της εξειδικευμένο λογισμικό, το HRMS. Η αξία του HRMS γίνεται αντιληπτή από τις επιχειρήσεις, με το 65% των μικρών επιχειρήσεων να χρησιμοποιεί κάποια λύση HRMS, ενώ το 15% αναμένεται να αξιοποιήσει λογισμικό HR μέσα σε 1-2 χρόνια. Ας δούμε πιο αναλυτικά τι είναι το HRMS και πώς μπορείτε να το αξιοποιήσετε και στην δική σας επιχείρηση.
Τι είναι το HRMS;
Το σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (HRMS – Human Resource Management System) είναι μια ολοκληρωμένη ψηφιακή πλατφόρμα που ενσωματώνει όλες τις λειτουργίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού σε ένα μέρος. Από τη διαχείριση των μισθών και των επιδομάτων, μέχρι την πρόσληψη, την εκπαίδευση και την αξιολόγηση, τα HRMS απλοποιούν και αυτοματοποιούν όλες τις διαδικασίες του HR, εξοικονομώντας χρόνο και πόρους. Τα συστήματα HRM είναι σημαντικά για κάθε επιχείρηση, ειδικά για αυτές που απασχολούν μεγάλο αριθμό εργαζομένων.
Με ποιους τρόπους όμως υποστηρίζουν τα HRMS το τμήμα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού;
5 Οφέλη των HRMS
1) Βελτίωση της απόδοσης
Με την εφαρμογή ενός συστήματος HRM, η επιχείρηση μπορεί να διαχειριστεί αποτελεσματικά την εκπαίδευση του προσωπικού της, βελτιώνοντας σταδιακά την απόδοσή του. Παράλληλα, βελτιώνει και την απόδοση του ίδιου του τμήματος HR, με την ψηφιοποίηση των διαδικασιών HR, όπως οι προσλήψεις, οι αξιολογήσεις και η χορήγηση αδειών.
2) Καλύτερο εργασιακό περιβάλλον
Η βελτιωμένη επικοινωνία και η εξάλειψη της γραφειοκρατίας που προκύπτουν από το λογισμικό HRMS συμβάλλουν στη δημιουργία καλύτερου εργασιακού περιβάλλοντος. Οι εργαζόμενοι μπορούν εύκολα να πραγματοποιήσουν αιτήσεις προς το HR και τη διοίκηση με λίγα κλικ, και να λάβουν γρήγορα ανταπόκριση. Η παρακολούθηση των αδειών του κάθε τμήματος, εξασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι κατανέμουν τις άδειές τους με τρόπο που διατηρεί την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης και δεν επιβαρύνει τους παρόντες εργαζομένου με υπερβολικό φόρτο εργασίας. Παράλληλα, μειώνονται τα λάθη στη χορήγηση των αδειών και οι υπάλληλοι μένουν ικανοποιημένοι.
3) Λήψη έξυπνων αποφάσεων
Τα συστήματα HRMS παρέχουν στο τμήμα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού πλήθος οργανωμένων δεδομένων σχετικά με τους εργαζομένους, αλλά και με τους υποψηφίους. Έτσι, οι εργαζόμενοι του HR μπορούν να πάρουν ενημερωμένες αποφάσεις σχετικά με την εκπαίδευση του προσωπικού, την επιλογή των υποψηφίων, αλλά και να εντοπίσουν ανάγκες για περαιτέρω προσλήψεις.
4) Συμμόρφωση με τη νομοθεσία
Τα HRMS εξασφαλίζουν τη συμμόρφωση της επιχείρησης με τις συχνές αλλαγές της νομοθεσίας. Για παράδειγμα, το Soft1 HRMS εγγυάται τη συμμόρφωση με τις συνεχείς αλλαγές στη μισθοδοσία, αλλά και με τις απαιτήσεις της ψηφιακής κάρτας εργασίας.
5) Αυτοματοποίηση διαδικασιών και αύξηση αποτελεσματικότητας
Διαδικασίες όπως η αξιολόγηση του προσωπικού, η χορήγηση των αδειών και η διαχείριση της μισθοδοσίας, χρησιμοποιούν αυτοματισμούς που εξοικονομούν πολύτιμο χρόνο για την εταιρεία και μειώνουν τα λάθη. Το τμήμα HR μπορεί να εκμεταλλευτεί τον επιπλέον χρόνο και να ασχοληθεί με πιο παραγωγικές δραστηριότητες, όπως η ποιοτική αξιολόγηση των υποψηφίων και του προσωπικού, η αποδοτική εκπαίδευσή τους, η διατήρηση ευχάριστου εργασιακού κλίματος και η επίλυση των προβλημάτων των ανθρώπων της εταιρείας.
Λειτουργίες των HRMS
Ας δούμε στην πράξη πώς τα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού καλύπτουν όλες τις ανάγκες του HR, παίρνοντας ως παράδειγμα το Soft1 HRMS και την πλατφόρμα myWorkplace.
1) Διαχείριση αδειών
Τα εργαλεία HR κάνουν τη διαχείριση των αδειών πιο εύκολη από ποτέ. Οι εργαζόμενοι και τα στελέχη του HR μπορούν να δουν σε μία οθόνη τις προγραμματισμένες άδειες του κάθε τμήματος και να διαχειριστούν ανάλογα τα νέα αιτήματα, με λίγα κλίκ. Το HR μπορεί εύκολα να ορίσει τις πολιτικές αδειών, αλλά και να προβλέψει τα αιτήματα για άδειες, βλέποντας το ιστορικό των προηγούμενων ετών.
2) Αξιολόγηση προσωπικού και υποψηφίων
Τα συστήματα διαχείρισης προσωπικού επιτρέπουν στο τμήμα HR να αξιολογήσει αποτελεσματικά την επίδοση του προσωπικού και να εντοπίσει ανάγκες για εκπαίδευση και ενίσχυση της ομάδας με προσλήψεις. Αυτό γίνεται μέσα από λειτουργίες όπως τα ερωτηματολόγια, τα set απαντήσεων, τα μοντέλα και οι κύκλοι αξιολόγησης. Με τον ίδιο τρόπο γίνεται και η αξιολόγηση των υποψηφίων, ενδυναμώνοντας τους recruiters να κάνουν τις κατάλληλες επιλογές για τη στελέχωση της επιχείρησης.
3) Διαχείριση μισθοδοσίας
Τα σύγχρονα συστήματα HRM εξασφαλίζουν τη συμμόρφωση της εταιρείας με τις αλλαγές στην εργατική, ασφαλιστική και τη φορολογική νομοθεσία. Αποτελούν ισχυρά εργαλεία για το HR, καλύπτοντας όλες τις ανάγκες σχετικά με τη μισθοδοσία, όπως ο υπολογισμός των αποδοχών και των επιδομάτων και η ενημέρωση των δαπανών μισθοδοσίας.
4) Ψηφιακή κάρτα εργασίας
Οι απαιτήσεις του κράτους σχετικά με την υποχρεωτική εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας έχουν οδηγήσει τις ελληνικές λύσεις HRMS να ενσωματώσουν τις απαραίτητες λειτουργίες για τη συμμόρφωση των επιχειρήσεων. Το Soft1 HRMS είναι το μοναδικό λογισμικό που εγγυάται τη σωστή διαβίβαση των δεδομένων στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, με τη βοήθεια αυτοματοποιημένων ελέγχων.
5) Πρόσβαση σε προσωπικά στοιχεία
Τα συστήματα διαχείρισης προσωπικού δίνουν τη δυνατότητα στο προσωπικό να δει αλλά και να επεξεργαστεί με μεγάλη ευκολία τα προσωπικά του στοιχεία, όπως διεύθυνση, τηλέφωνο, αποδείξεις μισθοδοσίας, διαθέσιμες παροχές, και άλλα έγγραφα.
6) Αιτήσεις
Πέρα από τις άδειες, οι εργαζόμενοι μπορούν να πραγματοποιήσουν με λίγα κλίκ και άλλα αιτήματα, όπως π.χ. για την επιδιόρθωση του εξοπλισμού που χρησιμοποιεί ή σχετικά με τη διαχείριση των παροχών (π.χ. εταιρικό τηλέφωνο, αυτοκίνητο, κλπ.). Με εξίσου μεγάλη ευκολία το τμήμα HR μπορεί να εγκρίνει ή να απορρίψει τα αιτήματα και να δρομολογήσει τη διεκπεραίωσή τους.
7) Οργανόγραμμα
Το οργανόγραμμα αποτελεί ένα κρίσιμο εργαλείο για κάθε επιχείρηση. Προσφέρει καθαρή εικόνα της δομής της επιχείρησης, των αρμοδιοτήτων και των σχέσεων μεταξύ των στελεχών. Με το οργανόγραμμα, το τμήμα HR μπορεί να εντοπίσει ανάγκες για προσλήψεις ή για αναδιαρθρώσεις, ενώ παράλληλα βοηθά τη διοίκηση να καθορίσει τις ανάγκες για εξοπλισμό και λογισμικό και να υπολογίσει τις αντίστοιχες δαπάνες.
8) Παρουσιολόγιο προσωπικού
Με το παρουσιολόγιο, το τμήμα HR μπορεί να παρακολουθήσει καλύτερα τον χρόνο εργασίας και να καταχωρήσει μαζικά το πρόγραμμα εργασίας. Ως αποτέλεσμα, οργανώνει καλύτερα το πρόγραμμα εργασίας του κάθε τμήματος, σε λιγότερο χρόνο.
9) Εταιρικές ανακοινώσεις
Τέλος, μέσα από τις εταιρικές ανακοινώσεις, το HR μπορεί να ενημερώσει τους εργαζομένους για σημαντικές εξελίξεις, όπως κάποιο συνέδριο που πρέπει να παρακολουθήσουν, μία εταιρική εκδήλωση ή καινούριες παροχές που δικαιούνται. Οι υπάλληλοι λαμβάνουν αυτές τις ανακοινώσεις μέσω email ή push notifications στο κινητό τους και στον υπολογιστή τους. Έτσι, βελτιώνεται περεταίρω η επικοινωνία μέσα στον οργανισμό.
Τάσεις στα συστήματα HRMS
1) Υποστήριξη remote και hybrid απασχόλησης
Η εργασία εξ αποστάσεως είναι πιο διαδεδομένη από ποτέ. Οι εργαζόμενοι την επιλέγουν για να βελτιώσουν την ισορροπία μεταξύ εργασιακής και προσωπικής ζωής, ενώ οι επιχειρήσεις προσφέρουν δυνατότητες remote απασχόλησης για να μειώσουν τα έξοδα από την εργασία στο γραφείο και να προσελκύσουν ποιοτικότερους υποψηφίους. Τα σύγχρονα συστήματα HRM έχουν ήδη προσαρμοστεί σε αυτές τις αλλαγές, προσφέροντας εργαλεία που υποστηρίζουν τις ανάγκες της remote εργασίας, όπως το onboarding, η εκπαίδευση του προσωπικού εξ αποστάσεως και άλλα.
Για παράδειγμα, το Soft1 HRMS έχει ήδη ενσωματώσει τη λειτουργία του Web Check-in/Check-out, εξασφαλίζοντας από τώρα τη συμμόρφωση των επιχειρήσεων με τις απαιτήσεις της ψηφιακής κάρτας, πριν αυτές γίνουν ακόμα απαραίτητες και για την εξ αποστάσεως εργασία.
2) Προστασία προσωπικών δεδομένων
Με την πάροδο του χρόνου η νομοθεσία σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων γίνεται όλο και πιο αυστηρή. Τα συστήματα HRMS συγκρατούν μεγάλους όγκους ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων, η προστασία των οποίων είναι κρίσιμη. Για το λόγο αυτό, χρησιμοποιούνται τελευταίες τεχνολογίες που διασφαλίζουν το λογισμικό απέναντι σε κακόβουλες επιθέσεις, προστατεύοντας τα δεδομένα και την επιχείρηση από υπέρογκα πρόστιμα και κυρώσεις.
Το Soft1 HRMS φιλοξενείται στο Azure cloud της Microsoft, εξασφαλίζοντας τη μέγιστη ασφάλεια των δεδομένων σας.
3) Τεχνητή νοημοσύνη
Δεν αποτελεί έκπληξη ότι η τεχνητή νοημοσύνη βρίσκει ήδη εφαρμογή στις διαδικασίες του HR. Με τη χρήση chatbots, οι επιχειρήσεις μπορούν να αυτοματοποιήσουν αιτήματα ή την αναζήτηση πληροφοριών, ενώ με τη βοήθεια του AI μπορούν να αξιολογήσουν γρήγορα μεγάλο όγκο βιογραφικών, ώστε το HR να ελέγξει χειροκίνητα το ποσοστό εκείνων που πληρούν τις περισσότερες προϋποθέσεις. Βέβαια, ορισμένοι επαγγελματίες του κλάδου δεν είναι σύμφωνοι με την χρήση της τεχνητής νοημοσύνης στη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, θεωρώντας πώς αποκλείει των ανθρώπινο παράγοντα.
Στοιχεία όπως η προσωπικότητα του εργαζομένου, καθώς και το πόσο ταιριάζει και συνεργάζεται καλά με την υπόλοιπη ομάδα, δεν μπορούν να αξιολογηθούν κατάλληλα από την τεχνητή νοημοσύνη ή από οποιοδήποτε λογισμικό. Για τη δίκαιη και αποτελεσματική διαχείριση του προσωπικού, είναι σημαντικό να συνδυαστούν έξυπνα οι νέες τεχνολογίες με την ανθρώπινη αλληλεπίδραση.
Στατιστικά για τις τεχνολογίες HR
- Οι εταιρείες εξοικονομούν 30% σε κάθε πρόσληψη με τη χρήση τεχνολογιών HR (Power Human Resource Service Delivery with AI, Deloitte)
- Το 76% των διευθυντών HR θεωρούν πώς θα μείνουν πίσω από τον ανταγωνισμό αν δεν ενσωματώσουν λειτουργίες AI στα επόμενα 1-2 χρόνια (Gartner).
- Ο χρόνος ενσωμάτωσης των εργαζομένων μπορεί να μειωθεί έως και 80% με τη χρήση λογισμικού (Deel).
- Η αγορά των HRMS συστημάτων αναμένεται να αυξηθεί κατά 12% κάθε χρόνο για τα επόμενα 5 χρόνια (GLOBAL HRMS & HCM SOFTWARE MARKET COMPETITIVE LANDSCAPE 2024-2031, STATS AND DATA).
- Η αγορά των τεχνολογιών AI στη διαχείριση προσωπικού αναμένεται να φτάσει τα $14.83 δις. μέχρι το 2031 (Artificial Intelligence in Human Resource (HR) Market | 2031, Growth Market Reports).
Είναι πλέον ξεκάθαρο πως το λογισμικό HRMS είναι απαραίτητο για κάθε τμήμα HR που επιδιώκει να λειτουργεί αποδοτικά. Στη Verus+, εξειδικευόμαστε στην παραμετροποίηση, εγκατάσταση και υποστήριξη του Soft1 ERP, για την κάλυψη όλων των επιχειρησιακών σας αναγκών, όπως και του HR. Επικοινωνήστε μαζί μας για να σας παρουσιάσουμε το Soft1 HRMS και να ανακαλύψετε τους τρόπους που θα ενισχύσει τη διαχείριση του προσωπικού σας.
