HRMS Άδειες: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι HR Managers το 2026
2 October 2024
Internet of Things (IoT): 7 εφαρμογές στις επιχειρήσεις
10 October 2024
TL;DR: Γιατί το οργανόγραμμα είναι απαραίτητο για μια επιχείρηση
Το οργανόγραμμα εταιρείας δείχνει σε μία εικόνα ποιος κάνει τι, σε ποιο τμήμα ανήκει και σε ποιον αναφέρεται. Για το HR είναι η βάση για να σχεδιάσει προσλήψεις, εκπαιδεύσεις και κόστος προσωπικού. Το 84% των εργοδοτών στην Ελλάδα δυσκολεύεται να βρει ανθρώπους με τις σωστές δεξιότητες (ManpowerGroup, 2026). Ένα σωστό οργανόγραμμα σας βοηθά να δείτε πού είναι τα κενά πριν ανοίξετε θέση.
Το οργανόγραμμα εταιρείας είναι ένα κρίσιμο στοιχείο για κάθε επιχείρηση που θέλει να διατηρεί μία ξεκάθαρη οργανωσιακή δομή και να ενισχύει την αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων. Όμως, στο σημερινό συνεχώς μεταβαλλόμενο εργασιακό περιβάλλον, οι συχνές αλλαγές του προσωπικού και των ρόλων κάνουν δύσκολη αυτή τη διαδικασία. Σε αυτό μπορεί να βοηθήσει σημαντικά ένα εργαλείο για τη διαχείριση και τη δημιουργία οργανογράμματος που προσφέρουν τα σύγχρονα συστήματα hrms.
Τι είναι το οργανόγραμμα εταιρείας;
Το οργανόγραμμα εταιρείας είναι μια γραφική αναπαράσταση της εσωτερικής δομής μιας επιχείρησης, που απεικονίζει τις ιεραρχικές σχέσεις και τη διάταξη των τμημάτων, των θέσεων εργασίας, και των άλλων μονάδων. Το οργανόγραμμα απεικονίζει ποιοι εργαζόμενοι ανήκουν σε ποια τμήματα και ποιος είναι ο άμεσος προϊστάμενος κάθε υπαλλήλου, δημιουργώντας μια ξεκάθαρη εικόνα της οργανωτικής δομής και των γραμμών επικοινωνίας και αναφοράς.
Γιατί είναι σημαντικό το οργανόγραμμα για τις επιχειρήσεις και το τμήμα HR
Το οργανόγραμμα είναι σημαντικό για κάθε επιχείρηση καθώς προβάλλει ξεκάθαρα τη διοικητική δομή της εταιρείας και τις ευθύνες των τμημάτων και των μελών τους. Ταυτόχρονα, ενισχύει την επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων και την ανάπτυξη μιας συνεκτικής στρατηγικής για τη λήψη αποφάσεων και την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων.
Για το τμήμα HR, το οργανόγραμμα είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού. Συγκεκριμένα, προσφέρει:
Διοικητική διαφάνεια: Επιτρέπει στο τμήμα HR να γνωρίζει ακριβώς ποιος εργαζόμενος κατέχει ποια θέση, ποιοι είναι οι προϊστάμενοι και οι υφιστάμενοι, διασφαλίζοντας έτσι ότι η αναφορά και η διαχείριση γίνεται με συνέπεια και διαφάνεια.
Σαφήνεια στην κατανομή ρόλων και ευθυνών: Το οργανόγραμμα διασφαλίζει ότι όλοι γνωρίζουν τις αρμοδιότητες τους και σε ποιο τμήμα ανήκουν. Επίσης, προσδιορίζει τα επίπεδα ιεραρχίας, βοηθώντας στην επίλυση προβλημάτων ή συγκρούσεων που ενδέχεται να προκύψουν. Η ανάγκη αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική, καθώς μόλις το 49% των εργαζομένων στις ΗΠΑ δηλώνει ότι γνωρίζει ξεκάθαρα τι αναμένεται από αυτούς στον εργασιακό τους ρόλο (Gallup, 2026). Ένα σωστά δομημένο οργανόγραμμα συμβάλλει καθοριστικά στη βελτίωση της σαφήνειας των ρόλων μέσα στον οργανισμό.
Βελτιωμένη επικοινωνία και συνεργασία: Ένα καλά σχεδιασμένο οργανόγραμμα επιτρέπει την εύκολη αναγνώριση των σημείων επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων, διευκολύνοντας τη συνεργασία και την αποφυγή περιττών καθυστερήσεων ή παρεξηγήσεων.
Υποστήριξη του σχεδιασμού HR: Σύμφωνα με έρευνα της Manpower, το 84% των εργοδοτών στην Ελλάδα δυσκολεύεται να βρει ανθρώπους με τις κατάλληλες δεξιότητες. Για το HR, το οργανόγραμμα βοηθά στην ανάλυση των αναγκών προσλήψεων, εκπαίδευσης, ή αναδιαρθρώσεων σε οργανωτικό επίπεδο. Μπορεί επίσης να επισημάνει κενά στις δεξιότητες ή την ανάγκη δημιουργίας νέων ρόλων που θα υποστηρίξουν την ανάπτυξη της επιχείρησης.
Οικονομικός σχεδιασμός: Με ένα οργανόγραμμα που προβάλλει όλη την επιχείρηση σε μία οθόνη, είναι ευκολότερο να υπολογίσετε κατάλληλα τις δαπάνες που θα χρειαστεί να γίνουν σχετικά με το προσωπικό, όπως έξοδα για απαιτούμενο λογισμικό, εξοπλισμό, εταιρικές εκδηλώσεις, αυξήσεις και άλλα.
Βέλτιστες πρακτικές για το οργανόγραμμα επιχείρησης
Το οργανόγραμμα δεν είναι ένα απλό σχήμα που μπορεί να ζωγραφίσει οποιοσδήποτε σε ένα χαρτί. Είναι σημαντικό να τηρούνται ορισμένες βέλτιστες πρακτικές, ώστε να μπορεί ο καθένας να αποκτήσει γρήγορα καθαρή εικόνα για τη δομή της επιχείρησης, αλλά και να βρει τις πληροφορίες που αναζητά.
1) Καθορίστε την οργανωτική δομή
Προτού ξεκινήσετε να σχεδιάζετε το οργανόγραμμα είναι σημαντικό να καταλήξετε στην πραγματική οργανωτική δομή της επιχείρησής σας, αυτή που περιγράφει ακριβώς την ιεραρχία και τις σχέσεις των τμημάτων.
2) Σχεδιάστε το ώστε να χωράει σε μία οθόνη
Είναι σημαντικό να φτιάξετε το οργανόγραμμα της εταιρείας σας έτσι ώστε να μπορεί ο καθένας να αποκτήσει με μία ματιά καθαρή εικόνα για τη δομή της εταιρείας.
3) Επιλέξτε κατάλληλα χρώματα
Σιγουρευτείτε ότι όλες οι λέξεις είναι ευανάγνωστες πάνω από τα χρώματα των σχημάτων. Μπορείτε να χρωματίσετε τα σχήματα κατάλληλα ώστε να υποδείξετε τις σχέσεις μεταξύ των τμημάτων και των υπαλλήλων.
4) Τίτλοι
Τοποθετήστε τους τίτλους των θέσεων και των τμημάτων πάνω από τα ονόματα, ώστε να γίνονται ξεκάθαροι οι ρόλοι και η δομή της επιχείρησης.
5) Μεγέθη και αποστάσεις
Κρατήστε ομοιομορφία στα μεγέθη και τις αποστάσεις μεταξύ των σχημάτων ώστε να είναι ευανάγνωστα σε όποιον προβάλλει το οργανόγραμμα.
6) Διπλοί ρόλοι
Εφόσον κάποιο στέλεχος επιτελεί διπλό ρόλο, πρέπει να τοποθετηθεί δύο φορές στο οργανόγραμμα κάτω από τα τμήματα και τους ρόλους που συμμετέχει, ώστε να απεικονίζονται οι πραγματικές αλληλεπιδράσεις που έχει με το υπόλοιπο προσωπικό της επιχείρησης.
7) Σχεδιάστε το ηλεκτρονικά
Δημιουργήστε το οργανόγραμμα με ένα από τα διαθέσιμα ψηφιακά εργαλεία, ώστε να μπορείτε να το ενημερώνετε ανά πάσα στιγμή και να παρουσιάζει πάντα την πραγματική εικόνα της επιχείρησης. Με ένα ψηφιακό οργανόγραμμα, μπορείτε κάνοντας κλικ πάνω στους εργαζομένους να προβάλλετε χρήσιμες πληροφορίες για αυτούς.
5 βασικοί τύποι οργανογραμμάτων
- Ιεραρχική δομή (Hierarchical): Είναι από τις πιο διαδεδομένες δομές στις επιχειρήσεις. Θυμίζει πυραμίδα, όπου στην κορυφή βρίσκεται η ανώτατη διοίκηση και προς τα κάτω ακολουθούν τα διευθυντικά στελέχη και οι υπάλληλοι, με κάθε επίπεδο να αναφέρεται στο αμέσως ανώτερο. Το βασικό της πλεονέκτημα είναι ότι οι ρόλοι και οι ευθύνες είναι σαφείς και η γραμμή αναφοράς ξεκάθαρη.
- Οριζόντια δομή (Horizontal ): Ταιριάζει κυρίως σε μικρές επιχειρήσεις και startups, με λίγα ή καθόλου ενδιάμεσα διευθυντικά επίπεδα και πολλούς υπαλλήλους. Οι εργαζόμενοι έχουν μεγαλύτερη αυτονομία και συμμετέχουν άμεσα στη λήψη αποφάσεων, με αποτέλεσμα η επικοινωνία να είναι γρήγορη και οι αποφάσεις να παίρνονται χωρίς καθυστερήσεις.
- Δομή Δικτύου (Networking): Αφορά επιχειρήσεις που συνεργάζονται με εξωτερικούς συνεργάτες ή λειτουργούν σε πολλαπλές τοποθεσίες. Προσαρμόζεται γρήγορα στις αλλαγές της αγοράς, γιατί οι ομάδες και τα τμήματα συνεργάζονται στενά, χωρίς αυστηρά όρια μεταξύ τους. Επειδή οι ευθύνες μοιράζονται σε όλους, ενθαρρύνεται η καινοτομία, και γι’ αυτό ταιριάζει ιδιαίτερα σε μακροπρόθεσμα έργα που χρειάζονται τη συνεισφορά διαφορετικών ειδικοτήτων.
- Δομή Matrix: Στη δομή αυτή οι υπάλληλοι αναφέρονται σε περισσότερους από έναν προϊσταμένους, συνήθως έναν λειτουργικό (π.χ. τον υπεύθυνο του τμήματός τους) και έναν υπεύθυνο έργου. Έτσι οι προϊστάμενοι μπορούν να επιλέγουν εύκολα τα κατάλληλα άτομα ανάλογα με τις ανάγκες κάθε έργου, ενώ η εικόνα του οργανισμού γίνεται πιο ευέλικτη. Παράλληλα, οι εργαζόμενοι αξιοποιούν τις δεξιότητές τους και πέρα από τον βασικό τους ρόλο.
- Λειτουργική δομή (Functional): Οι εργαζόμενοι ομαδοποιούνται ανά ειδικότητα ή λειτουργία της επιχείρησης, όπως marketing, οικονομικά, HR κ.λπ. Χρησιμοποιείται κυρίως σε μεγάλες εταιρείες, επειδή κάθε τμήμα οργανώνεται γύρω από τις βασικές του δραστηριότητες. Οι αρμοδιότητες είναι σαφείς και οι εργαζόμενοι εστιάζουν στην ειδικότητά τους. Παράλληλα, οι προϊστάμενοι παρακολουθούν πιο εύκολα τη λειτουργία του τμήματός τους και την ανάπτυξη των δεξιοτήτων της ομάδας, αφήνοντας στην ανώτατη διοίκηση περισσότερο χώρο για τον στρατηγικό σχεδιασμό.
Δημιουργία οργανογράμματος
Ας δούμε αναλυτικά πώς μπορείτε να δημιουργήσετε το οργανόγραμμα της εταιρείας σας μέσα από το Soft1 HRMS.
Αρχικά, πρέπει να δημιουργήσετε τις οργανωτικές μονάδες της επιχείρησής σας. Συμπληρώνετε τα υποχρεωτικά επίπεδα, όπως ο κωδικός, η σύντμηση και η περιγραφή. Αν η συγκεκριμένη οργανωτική μονάδα έχει το ρόλο του τμήματος HR, ενεργοποιήστε το πεδίο Ανθρώπινο Δυναμικό (HR). Ανάλογα με τη δομή της εταιρείας σας, μπορείτε να συμπληρώσετε και πεδία όπως το τμήμα και το υποκατάστημα.
Στη συνέχεια, ορίζετε τα επίπεδα των οργανωτικών μονάδων. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, η διεύθυνση πωλήσεων αποτελείται από 3 οργανωτικά επίπεδα, δηλαδή από τον Manager, τον Supervisor και από τα μέλη Staff.
Για να ολοκληρώσετε το οργανόγραμμα της επιχείρησης, πρέπει να καθορίσετε τη σχέση και την ιεραρχία μεταξύ των οργανωτικών ομάδων.
Επιλέξτε το τμήμα που θέλετε και τοποθετήστε το στο επίπεδο που επιθυμείτε, ανάλογα με τη Διεύθυνση που ανήκει. Από τη στήλη χρώμα σε γράφημα μπορείτε να επιλέξετε το χρώμα με το οποίο θα εμφανίζεται το κάθε τμήμα στη γραφική απεικόνιση του οργανογράμματος.
Αφού ολοκληρώσετε τη διαδικασία, μπορείτε με λίγα κλικ να προβάλλετε το οργανόγραμμα της επιχείρησής σας, είτε με κάθετη, είτε με γραφική απεικόνιση. Με διπλό κλικ μπορείτε να δείτε τα στοιχεία του εκάστοτε εργαζομένου. Τέλος, υπάρχει και η δυνατότητα να εκτυπώσετε το οργανόγραμμα στη μορφή MS-Excel, xml., HTML και txt.
Οργανόγραμμα myWorkplace
Με τις ρυθμίσεις αυτές μπορείτε να προβάλλετε και να διαχειριστείτε το οργανόγραμμα της επιχείρησής σας και από το Softone myWorkplace. Το τμήμα HR μπορεί να αποφασίσει πώς και τι θα προβάλλεται στο οργανόγραμμα, το οποίο είναι προσβάσιμο από όλους τους εργαζομένους μέσα από το myWorkplace.
Κάνοντας κλικ μπορείτε να προβάλλετε τα στοιχεία του εργαζομένου, όπως το email και το εσωτερικό τηλέφωνο.
Το οργανόγραμμα είναι ένα σημαντικό εργαλείο για τις επιχειρήσεις που θέλουν να βελτιστοποιήσουν τον τρόπο που διαχειρίζονται το προσωπικό τους. Δεν είναι απλά ένα διάγραμμα, αλλά μία απεικόνιση του οργανισμού που απλοποιεί διαδικασίες του HR και υποστηρίζει στρατηγικές αποφάσεις. Επικοινωνήστε με τη Verus+ για να σας παρουσιάσουμε το οργανόγραμμα και τις υπόλοιπες λειτουργίες HR στο Soft1 ERP.
