Αυτοματοποιήσαμε με το AI. Και τώρα τι;

Η αξία της τεχνητής νοημοσύνης δεν βρίσκεται μόνο στην εξοικονόμηση των ωρών εργασίας και του σχετικού κόστους. Βρίσκεται και στην ευκαιρία που δημιουργείται για εργασίες με μεγαλύτερη αξία για την επιχείρησή σας, που επιτρέπουν στους ανθρώπους σας να αξιοποιήσουν πλήρως τις ικανότητές τους.

Προτού δούμε στην πράξη πώς το προσωπικό σας μπορεί να προσφέρει περισσότερα σε κάθε τομέα της επιχείρησης, ας κάνουμε μία σύντομη αναφορά στις κυριότερες διαδικασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε.

Λογιστική/Χρηματοοικονομικά

Η σημαντικότερη εργασία που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε με την τεχνητή νοημοσύνη στο κομμάτι της λογιστικής είναι η καταχώρηση παραστατικών, αγορών και πωλήσεων.

Έπειτα ακολουθεί η δημιουργία αναφορών (π.χ. ισολογισμοί, αναφορές κόστους, P&L, κ.α.), η οποία αυτοματοποιείται σε μεγάλο βαθμό με τη χρήση ενός εργαλείου business intelligence (π.χ. Power BI).

Ακόμα, με ένα λογισμικό RPA μπορείτε να τρέξετε αυτόματα workflows όπως η κατηγοριοποίηση των email, η δημιουργία tasks, οι ειδοποιήσεις, και η ενημέρωση βάσεων δεδομένων.

Με αυτές τις αυτοματοποιήσεις, το οικονομικό τμήμα ελευθερώνει χρόνο για δραστηριότητες με μεγαλύτερη αξία, όπως:

1) Ανάλυση κόστους και κερδοφορίας

Αντί να απασχολείται με την συγκέντρωση και την ενοποίηση των δεδομένων, το προσωπικό σας εμβαθύνει στα στοιχεία κόστους ανά προϊόν ή τμήμα. Αξιολογεί περιθώρια κέρδους, αναλύει την αποδοτικότητα μονάδων/προϊόντων και προτείνει στοχευμένες παρεμβάσεις (π.χ. αναπροσαρμογή τιμών, μείωση δαπανών) για βελτίωση της κερδοφορίας.

2) Σχεδιασμός επενδύσεων

Το οικονομικό τμήμα αξιοποιεί το χρόνο του για στρατηγικό προγραμματισμό επενδύσεων. Δημιουργεί λεπτομερή χρηματοοικονομικά μοντέλα για νέα έργα (π.χ. εγκαταστάσεις, λογισμικά), αξιολογεί επενδυτικά σενάρια και προετοιμάζει αναλυτικές προτάσεις επενδύσεων ή χρηματοδοτήσεων προς τη διοίκηση.

3) Υποστήριξη αποφάσεων με δεδομένα

Οι οικονομικοί αναλυτές δημιουργούν με ταχύτητα δυναμικά, κατανοητά dashboards που παρέχουν οπτικοποιημένη εικόνα για βασικά KPIs (ρευστότητα, EBIT, απόδοση επενδύσεων κ.ά.) σε πραγματικό χρόνο.

Αντί η διοίκηση να περιμένει εβδομαδιαίες αναφορές, διαθέτει άμεσα «insights» για την πορεία της επιχείρησης, επιτρέποντας πιο γρήγορη και ενημερωμένη λήψη αποφάσεων.

4) Πρόβλεψη ταμειακών ροών

Με δεδομένα που συγκεντρώνονται αυτόματα, οι αναλυτές επικεντρώνονται στη δημιουργία σύνθετων μοντέλων πρόβλεψης εισροών-εκροών μέσα από σενάρια «What-if» (π.χ. αλλαγή όγκου πωλήσεων ή όρων πληρωμής).

Με τον τρόπο αυτό, μπορούν να προβλέψουν αποτελεσματικά τις μελλοντικές κεφαλαιακές ανάγκες και να υπολογίσουν με ακρίβεια τις επιπτώσεις πιθανών αλλαγών.

Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού

Αφού αυτοματοποιήσουμε διαδικασίες όπως το onboarding και τη διαχείριση των αδειών με ένα εργαλείο όπως το Power Automate, και την απάντηση σε συχνά ερωτήματα του προσωπικού με τη χρήση ψηφιακών βοηθών, το τμήμα HR μπορεί να επικεντρωθεί σε εργασίες όπως:

1) Ανάπτυξη και εκπαίδευση προσωπικού

Οι υπεύθυνοι διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να αφοσιωθούν περισσότερο στον σχεδιασμό εκπαιδευτικών προγραμμάτων, που εφοδιάζουν το προσωπικό με πολύτιμες δεξιότητες και αυξάνουν την απόδοσή τους, βοηθώντας τους να προσφέρουν ακόμα περισσότερο.

Δεν περιορίζονται πλέον σε γενικές εκπαιδεύσεις χωρίς ουσία. Αντίθετα, δημιουργούν ένα προσαρμοσμένο εκπαιδευτικό πλάνο σε συνεργασία με τον κάθε εργαζόμενο, λαμβάνοντας υπόψη τους στόχους του και τις απαιτήσεις της δουλειάς του.

2) Αξιολόγηση υποψηφίων

Το HR πλέον διαθέτει περισσότερο χρόνο για να αξιολογήσει τους υποψηφίους.

Έτσι, μπορεί να λάβει καλύτερες αποφάσεις και να στελεχώσει την επιχείρηση με τους κατάλληλους ανθρώπους, που θα εξυπηρετήσουν αποτελεσματικά τον ρόλο τους.

3) Βελτίωση εμπειρίας προσωπικού

Οι εργαζόμενοι του HR μπορούν να επικεντρωθούν περισσότερο στη βελτίωση της εμπειρίας του προσωπικού.

Αναλύοντας τα δεδομένα των εργαζομένων και σχεδιάζοντας δραστηριότητες που αυξάνουν την εμπλοκή τους, βελτιώνουν την ικανοποίησή τους.

Σύμφωνα με έρευνα του Oxford, οι χαρούμενοι εργαζόμενοι είναι κατά 13% πιο παραγωγικοί, ενώ τα στοιχεία της Microsoft δείχνουν ότι η έλλειψη έμπνευσης και ξεκάθαρων στόχων αποτελούν 2 από τα σημαντικότερα εμπόδια στην παραγωγικότητα.

4) Στρατηγικός σχεδιασμός οργανισμού

Με την αυτοματοποίηση χρονοβόρων εργασιών, το HR μπορεί να ασχοληθεί με τον στρατηγικό σχεδιασμό του οργανισμού.

Προβλέπει τις ανάγκες στελέχωσης, αναπτύσσει στρατηγικές διαχείρισης δεξιοτήτων και εμπλουτίζει την εταιρική κουλτούρα.

Οι ενέργειες αυτές διασφαλίζουν ότι ο οργανισμός έχει τη δική του φιλοσοφία και ότι πορεύεται με ένα συγκεκριμένο σχέδιο, μακροπρόθεσμα.

Προμήθειες - Αγορές

Αξιοποιώντας το Forecast, μπορείτε να προβλέψετε τη ζήτηση για χιλιάδες είδη και τις παραλλαγές τους (π.χ. χρώμα και μέγεθος), σε λίγα λεπτά.

Με τη χρήση ενός RPA εργαλείου (Power Automate) μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την υποβολή παραγγελιών στους προμηθευτές όταν το επίπεδο των αποθεμάτων πέφτει κάτω από ένα συγκεκριμένο επίπεδο.

Τέλος, χρησιμοποιώντας το Power BI και την τεχνητή νοημοσύνη του Copilot, μπορείτε γρήγορα να συνοψίσετε αναφορές κόστους, να εντοπίσετε αναντιστοιχίες στο budget και να βελτιστοποιήσετε τον κύκλο αγοράς.

1) Διαπραγμάτευση συμβολαίων

Το τμήμα αγορών μπορεί να προβεί σε προηγμένη ανάλυση μεγάλου όγκου δεδομένων τιμών και πωλήσεων, αξιοποιώντας τα συμπεράσματα για προσωποποιημένες και βελτιστοποιημένες διαπραγματεύσεις με τους προμηθευτές.

Με τον τρόπο αυτό, εξασφαλίζουν καλύτερες συμφωνίες, πιο ευνοϊκές για την επιχείρηση.

2) Στρατηγική προμήθειας

Πλέον οι αγοραστές έχουν περισσότερο χρόνο για να αξιολογήσουν ποιοτικά και ποσοτικά τις συνεργασίες με τους προμηθευτές.

Μπορούν να αναλύσουν ποιες συνεργασίες είναι αποδοτικές και ποιες όχι, να εντοπίσουν εναλλακτικές πηγές, καινοτόμους συνεργάτες και πράσινες πρακτικές.

Ως αποτέλεσμα, προκύπτουν νέες, καινοτόμες ή/και πιο συμφέρουσες συνεργασίες, οι οποίες βελτιστοποιούν την απόδοση της αλυσίδας εφοδιασμού και ταυτόχρονα ενισχύουν τη διαπραγματευτική δύναμη της επιχείρησης.

3) Διαχείριση σχέσεων προμηθευτών

Το τμήμα αγορών μπορεί να επικεντρωθεί περισσότερο στην επικοινωνία με βασικούς προμηθευτές, με σκοπό:

την βελτίωση προϊόντων/υπηρεσιών
ανάπτυξη κοινοπραξιών
κοινών καινοτομιών

Έτσι, βελτιώνει την ποιότητα των προϊόντων και των συναλλαγών, και αυξάνει την οικονομική απόδοση της συνεργασίας και για τα δύο μέρη.

4) Ανάλυση κινδύνων

Σημαντική είναι και η δυνατότητα για περαιτέρω ανάλυση των κινδύνων της αλυσίδας εφοδιασμού.

Οι αγοραστές μπορούν να αξιολογήσουν σε βάθος πιθανούς κινδύνους (γεωπολιτικούς, περιβαλλοντικούς, οικονομικούς, κ.α.) και να λάβουν προληπτικά μέτρα που ενισχύουν τη θέση της επιχείρησης μακροχρόνια.

Πωλήσεις

Μέσα από ένα AI CRM όπως το Dynamics 365 Sales, μπορείτε:

να αυτοματοποιήσετε την αξιολόγηση των πιθανών πελατών
να παράξετε κείμενο email με το AI σύμφωνα με τα δεδομένα του πελάτη
να διαβάσετε σύντομες, κατανοητές περιλήψεις του ιστορικού επικοινωνίας
να προβλέψετε τις πωλήσεις
να λαμβάνετε προτάσεις για τις επόμενες ενέργειες.

Παράλληλα, με τη χρήση ενός AI agent μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την απάντηση στα αρχικά ερωτήματα των πελατών και τον προγραμματισμό των ραντεβού, ενώ με ένα RPA bot μπορείτε να απαλλαχθείτε από την χειροκίνητη καταχώρηση δεδομένων στο CRM.

Με τις παραπάνω ενέργειες, επιτρέπετε τους πωλητές σας να αφιερωθούν σε πιο παραγωγικές εργασίες, όπως:

1) Οικοδόμηση σχέσεων με πελάτες

Το τμήμα πωλήσεων μπορεί να αναπτύξει σχέσεις εμπιστοσύνης με σημαντικούς πελάτες και στελέχη, μέσα από εξατομικευμένες συναντήσεις πριν και μετά την πώληση, μεγιστοποιώντας την ικανοποίηση και διατήρηση των πελατών.

2) Στρατηγικός σχεδιασμός πωλήσεων

Οι υπάλληλοί σας μπορούν να απασχοληθούν περισσότερο με τον στρατηγικό σχεδιασμό των πωλήσεων.

Αναλύουν τις τάσεις της αγοράς και τη συμπεριφορά των πελατών, κατανοώντας καλύτερα τις ανάγκες τους.

Ως αποτέλεσμα, διαμορφώνουν νέα πακέτα προϊόντων ή υπηρεσιών, με μεγαλύτερη αξία για τους πελάτες που στοχεύετε.

3) Διαπραγμάτευση και κλείσιμο πωλήσεων

Οι πωλητές σας πλέον έχουν τη δυνατότητα να διαπραγματευτούν καλύτερα, με εξατομικευμένες προσφορές που ταιριάζουν στις απαιτήσεις του κάθε πελάτη.

Έτσι, αυξάνουν το ποσοστό μετατροπών και συνεπώς τις πωλήσεις της εταιρείας.

4) Εκπαίδευση και καθοδήγηση ομάδας

Με τον χρόνο που απελευθερώνεται, οι έμπειροι πωλητές μπορούν να εκπαιδεύουν νεότερα στελέχη, μεταδίδοντας τεχνικές πωλήσεων και γνώση πελατών.

Η δύναμη της ομάδας πωλήσεων αυξάνεται, και η επιχείρηση αναπτύσσει συνεχώς τους ανθρώπους της, εξασφαλίζοντας την ποιοτική στελέχωση του τμήματος πωλήσεων μακροπρόθεσμα.

Εξυπηρέτηση Πελατών

Στο κομμάτι της εξυπηρέτησης πελατών, η χρήση ψηφιακών βοηθών μπορεί να μειώσει σημαντικά τον χρόνο υποστήριξης που απαιτείται.

Αυτοί οι ψηφιακοί βοηθοί απαντούν στις ερωτήσεις των πελατών, βοηθώντας τους να αντιμετωπίσουν τα προβλήματά τους χωρίς να επικοινωνήσουν με κάποιον υπάλληλο υποστήριξης.

Το AI μπορεί να αναλύσει μεγάλες βάσεις δεδομένων κλήσεων και μηνυμάτων πελατών και να εντοπίσει συχνά προβλήματα/παράπονα, βοηθώντας την εταιρεία να τα ελαχιστοποιήσει και να βελτιώσει τις υπηρεσίες της, ελαφρύνοντας ταυτόχρονα τις υποχρεώσεις του support.

Με τα σύγχρονα εργαλεία, το τμήμα υποστήριξης μπορεί να προβλέψει πιθανά προβλήματα προτού συμβούν (π.χ. καθυστερήσεις στην παράδοση) και να επικοινωνήσει από πριν με τους πελάτες, βελτιώνοντας την εμπειρία τους.

Έτσι, μπορεί να επικεντρωθεί σε tasks όπως:

1) Εξατομικευμένη επίλυση προβλημάτων

Οι εργαζόμενοι υποστήριξης ασχολούνται μόνο με σύνθετα προβλήματα στα οποία απαιτείται η τεχνογνωσία τους. Παραμένουν συγκεντρωμένοι και τα επιλύουν με μεγαλύτερη ταχύτητα, χωρίς να διασπάται η προσοχή τους από απλά, καθημερινά προβλήματα.

2) Ανάλυση feedback και βελτίωση υπηρεσιών

Αναλύοντας τα συμπεράσματα από τα σχόλια των πελατών, οι υπάλληλοι εξυπηρέτησης μπορούν να εντοπίσουν τα πιο διαδεδομένα ζητήματα και να αναλύσουν τις πηγές τους.

Έπειτα, μπορούν να αξιολογήσουν αυτά τα ευρήματα και να προτείνουν έξυπνους τρόπους για την μείωση των σχετικών περιστατικών.

3) Εκπαίδευση και βελτίωση διαδικασιών

Το τμήμα εξυπηρέτησης διαθέτει πλέον περισσότερο χρόνο για να αναθεωρήσει το πλάνο εκπαίδευσης των νέων εργαζομένων, βελτιώνοντας την προσαρμογή τους και την αποτελεσματικότητά της υποστήριξης.

Αξιοποιήστε έξυπνα το προσωπικό σας

Οι εργασίες αυτές μπορεί σε κάποιους να μην φαίνονται απολύτως απαραίτητες ή ιδιαίτερα χρήσιμες.

Στην πραγματικότητα, είναι κρίσιμες για κάθε επιχείρηση που θέλει να επιβιώσει μακροπρόθεσμα, να εξελιχθεί και να καινοτομήσει, και τελικά να ξεπεράσει τον ανταγωνισμό.

Και το πιο σημαντικό από όλα; Είναι εργασίες ευχάριστες για τους ανθρώπους σας, που τους επιτρέπουν να αξιοποιήσουν στο μέγιστο τις δεξιότητές τους και να αναπτυχθούν. Προσφέρουν περισσότερο, και ταυτόχρονα νιώθουν χρήσιμοι και παραγωγικοί.

Επικοινωνήστε μαζί μας και κλείστε μία δωρεάν συμβουλευτική στην οποία:

θα αναλύσουμε τις ανάγκες σας
θα εντοπίσουμε τις πιο κρίσιμες διαδικασίες προς αυτοματοποίηση
θα σας παρουσιάσουμε τις λύσεις μας
και θα καθορίσουμε από κοινού τα επόμενα βήματα