ERP: Ο απόλυτος οδηγός για το 2025
30 September 2024
Οργανόγραμμα Εταιρείας: Οφέλη και Δημιουργία
8 October 2024
Η διαχείριση αδειών των εργαζομένων είναι ένα βασικό συστατικό της αποτελεσματικής διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Για τους επιχειρηματίες και τους διευθυντές HR, η χειροκίνητη παρακολούθηση των αδειών είναι αναποτελεσματική, καθώς μπορεί να προκαλέσει λάθη ή προβλήματα στη λειτουργία λόγω κακού καταμερισμού των αδειών (π.χ. πολλά άτομα του ίδιου τμήματος να παίρνουν άδεια τις ίδιες μέρες). Η εφαρμογή ενός Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων (HRMS) για τη διαχείριση των αδειών αποτρέπει αυτά τα προβλήματα, αυξάνει την ικανοποίηση των εργαζομένων και εξασφαλίζει τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία. Με το άρθρο αυτό θα μάθετε ακριβώς πώς να εκμεταλλευτείτε ένα σύγχρονο HRMS λογισμικό, καθώς και πώς η διαχείριση αδειών με HRMS λειτουργεί στην πράξη.
Τι είναι η διαχείριση αδειών με HRMS;
Η διαχείριση αδειών μέσω HRMS αναφέρεται στην ψηφιοποίηση ολόκληρης της διαδικασίας διαχείρισης αδειών—από τις αιτήσεις άδειας των εργαζομένων έως τις εγκρίσεις και τις αναφορές. Ένα σύστημα HRMS εξαλείφει την ανάγκη για χειροκίνητη παρακολούθηση μέσω υπολογιστικών φύλλων και τη γραφειοκρατία και παρέχει ένα κεντρικό σύστημα για τη διαχείριση όλων των τύπων αδειών των εργαζομένων.
Βασικά χαρακτηριστικά των Συστημάτων Διαχείρισης Αδειών HRMS
Οι πλατφόρμες HRMS διαθέτουν μια σειρά χαρακτηριστικών που έχουν σχεδιαστεί για να απλοποιούν τη διαδικασία διαχείρισης αδειών:
1) Κεντρικός πίνακας ελέγχου
Ο κεντρικός πίνακας ελέγχου παρέχει σε πραγματικό χρόνο ορατότητα για υπόλοιπα αδειών, εκκρεμείς αιτήσεις προς έλεγχο, το ιστορικό αδειών αλλά και για τις ήδη ληφθείσες άδειες. Παρακάτω βλέπουμε τον κεντρικό πίνακα ελέγχου στο Softone myWorkplace, το οποίο αποτελεί βασική ενότητα του Soft1 HRMS, προσφέροντας λειτουργίες που απλοποιούν συνολικά την επικοινωνία των εργαζομένων με το HR αλλά και με τη διοίκηση.
2) Αυτοματοποιημένες αιτήσεις αδειών
Οι εργαζόμενοι μπορούν να υποβάλλουν αιτήσεις άδειας μέσω του συστήματος, μειώνοντας τη γραφειοκρατία και εξασφαλίζοντας την κατάλληλη τεκμηρίωση. Στο Softone myWorkplace, ο εργαζόμενος μπορεί πολύ εύκολα με λίγα κλίκ να πραγματοποιήσει αίτηση για άδεια, συμπληρώνοντας πεδία όπως ο τύπος άδειας, οι μέρες απουσίας, καθώς και η αιτιολογία. Ταυτόχρονα, μπορεί να επισυνάψει και σχετικά αρχεία που τεκμηριώνουν την αίτηση για άδεια, εάν απαιτείται.
Με τον τρόπο αυτό η διαδικασία αίτησης και έγκρισης γίνεται οργανωμένα και με ταχύτητα, χωρίς γραφειοκρατικές διαδικασίες και προφορική επικοινωνία που μπορεί να οδηγήσει σε λάθη και παραλείψεις.
3) Εργασία έγκρισης άδειας
Τα στελέχη HR μπορούν να εγκρίνουν ή να απορρίπτουν αιτήσεις αδειών ψηφιακά, με λίγα κλικ. Με το myWorkplace, οι εργαζόμενοι του HR μπορούν άμεσα να διευθετήσουν τα αιτήματα για άδεια, ακόμα και να σχολιάσουν, αιτιολογώντας το αποτέλεσμα του αιτήματος εφόσον χρειάζεται.
4) Προσαρμογή πολιτικών αδειών - Τύποι αδειών
Μία ακόμα σχετική λειτουργία των συστημάτων HRMS είναι η δυνατότητα προσαρμογής των πολιτικών αδειών. Μπορείτε να διαμορφώσετε την πλατφόρμα ώστε να συμβαδίζει με τις πολιτικές αδειών της επιχείρησής σας, όπως οι άδειες μετ’ αποδοχών, οι αναρρωτικές άδειες και οι άδειες μητρότητας/πατρότητας.
Στο Soft1 HRMS μπορείτε να προβείτε πολύ εύκολα στην κατάλληλη παραμετροποίηση και να διαμορφώσετε τους τύπους αδειών σύμφωνα με την πολιτική σας. Συμπληρώνετε πεδία όπως η κατηγορία της άδειας, ελάχιστη/μέγιστη διάρκεια, χαρακτηρισμός, αν η άδεια είναι άνευ ή μετ’ αποδοχών, η παρακολούθηση υπολοίπου της άδειας, δικαίωμα για μεταφορά και άλλα.
5) Διαχείριση συμμόρφωσης
Ένα σύγχρονο σύστημα HRMS αναβαθμίζεται συχνά και εξασφαλίζει τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία σχετικά με τις άδειες, εγγυώντας την ασφάλεια του οργανισμού.
Πέρα από τις άδειες, το Soft1 HRMS εξασφαλίζει τη συμμόρφωση με τις νομοθετικές αλλαγές σχετικά με τη μισθοδοσία, αλλά και με τις απαιτήσεις της ψηφιακής κάρτας εργασίας.
6) Ενσωμάτωση με μισθοδοσία
Τα HRMS συγχρονίζουν τα δεδομένα των αδειών με το κύκλωμα της μισθοδοσίας και προσαρμόζουν με ακρίβεια τις αποδοχές.
7) Αναφορές και ανάλυση
Με ένα λογισμικό HRMS μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές για την ανάλυση των τάσεων αδειών και απουσιών, ενώ αν το συνδυάσετε με ένα ολοκληρωμένο σύστημα ERP μπορείτε να υπολογίσετε συνολικά το αντίκτυπο των αδειών στην παραγωγικότητα.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε μια πλατφόρμα HRMS για τη Διαχείριση Αδειών;
Οι χειροκίνητες μέθοδοι διαχείρισης αδειών είναι χρονοβόρες και επιρρεπείς σε λάθη. Η αυτοματοποίηση της διαχείρισης αδειών μέσω μίας πλατφόρμας HRMS είναι απαραίτητη για τους εξής λόγους:
1) Αποτελεσματικότητα χρόνου και κόστους
Οι πλατφόρμες HRMS μειώνουν σημαντικά τον χρόνο που αφιερώνεται σε όλες τις διοικητικές εργασίες του HR, συμπεριλαμβάνοντας και τη διαχείριση των αδειών. Η ψηφιοποίηση των αιτήσεων, εγκρίσεων και της παρακολούθησης των αδειών ελαχιστοποιεί τη γραφειοκρατία, τα email και τα τηλεφωνήματα, επιτρέποντας στους υπεύθυνους ανθρώπινου δυναμικού να επικεντρωθούν σε πιο παραγωγικές δραστηριότητες με μεγαλύτερη αξία για την εταιρεία, όπως η αξιολόγηση του προσωπικού και οι προσλήψεις. Μακροπρόθεσμα, αυτό οδηγεί σε σημαντική εξοικονόμηση χρημάτων για την επιχείρηση και υψηλότερη απόδοση του προσωπικού.
Πέρα από την απλοποίηση των διαδικασιών αίτησης και έγκρισης άδειας όπως είδαμε προηγουμένως, το Soft1 HRMS προσφέρει και άλλους αυτοματισμούς, όπως η μαζική έγκριση αδειών. Αν π.χ. η επιχείρηση διακόψει τη λειτουργία της για κάποιες μέρες το καλοκαίρι, μπορείτε με λίγα κλικ να χορηγήσετε μαζικά άδειες σε όλους τους εργαζομένους.
2) Ελαχιστοποίηση σφαλμάτων
Τα σφάλματα στην χειροκίνητη παρακολούθηση αδειών, όπως λανθασμένες ή διπλές καταχωρίσεις ή λάθη στον υπολογισμό των υπολοίπων, μπορεί να οδηγήσουν σε προβλήματα μισθοδοσίας και δυσαρεστημένους εργαζόμενους. Ένα σύστημα HRMS ελαχιστοποιεί αυτά τα λάθη μέσω αυτοματοποιημένων υπολογισμών και παροχής δεδομένων σε πραγματικό χρόνο, διευκολύνοντας σημαντικά το έργο του τμήματος HR. Αυτή η μείωση των λαθών εξοικονομεί και πολύτιμο χρόνο για την εταιρεία, που θα σπαταλούσε για τη διόρθωσή τους.
3) Βελτίωση ικανοποίησης εργαζομένων
Με ένα κύκλωμα όπως το myWorkplace, οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση σε μια πύλη αυτοεξυπηρέτησης όπου μπορούν εύκολα, από όπου και αν βρίσκονται, να δουν τα υπόλοιπα των αδειών τους, να υποβάλουν αιτήσεις και να παρακολουθούν την κατάσταση αυτών των αιτήσεων. Ταυτόχρονα, μπορούν με λίγα κλικ να δουν αλλά και να επεξεργαστούν τα προσωπικά τους στοιχεία. Αυτό το επίπεδο διαφάνειας μειώνει τις προστριβές, βελτιώνει την επικοινωνία και αυξάνει την ικανοποίηση των εργαζομένων.
4) Ενισχυμένη συμμόρφωση
Οι πλατφόρμες HRMS βοηθούν στην εξασφάλιση συμμόρφωσης με τις τοπικές και εθνικές εργατικές νομοθεσίες σχετικά με τα δικαιώματα αδειών. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα μπορούν να παραμετροποιηθούν κατάλληλα ώστε να καλύπτουν όλους τους τύπους αδειών, όπως η άδεια μητρότητας ή η αναρρωτική άδεια, διασφαλίζοντας ότι η εταιρεία παραμένει συμμορφωμένη.
5) Καλύτερη λήψη αποφάσεων
Οι πληροφορίες που βασίζονται σε δεδομένα από τις πλατφόρμες HRMS επιτρέπουν στους υπεύθυνους ανθρώπινου δυναμικού να λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις σχετικά με τη χορήγηση των αδειών. Αναλύοντας το ιστορικό αδειών του οργανισμού με δεδομένα και από προηγούμενα έτη, οι διευθυντές μπορούν να προβλέπουν περιόδους υψηλής απουσίας και να προγραμματίζουν ανάλογα, ώστε να εξασφαλίζουν την αποδοτική λειτουργία της επιχείρησης, ταυτόχρονα με την ικανοποίηση κάθε εργαζομένου.
Ταυτόχρονα, μπορούν εύκολα να προβάλλουν τις άδειες που έχουν χορηγηθεί ανά τμήμα μέσω χρωματικής απεικόνισης και να διαχειρίζονται ανάλογα τα επόμενα αιτήματα.
5 Βήματα για τη διαχείριση αδειών με HRMS
1) Ορίστε τις πολιτικές αδειών
Προτού ενσωματώσετε ένα σύστημα HRMS στη λειτουργία σας, ορίστε ξεκάθαρα τις πολιτικές αδειών της επιχείρησής σας. Αυτές θα πρέπει να περιλαμβάνουν τους τύπους αδειών (όπως ετήσια άδεια, αναρρωτική άδεια ή άδεια πένθους), τα κριτήρια επιλεξιμότητας, τους ρυθμούς συσσώρευσης, τους κανόνες μεταφοράς και άλλα. Έπειτα, αυτές οι πολιτικές μπορούν να διαμορφωθούν στο HRMS, εξασφαλίζοντας την ακριβή παρακολούθηση και τη συμμόρφωση.
2) Παραμετροποίηση HRMS
Αφού ορίσετε τις πολιτικές αδειών, πρέπει να παραμετροποιήσετε κατάλληλα το λογισμικό. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει τη δημιουργία προφίλ των εργαζομένων, τύπων αδειών, κανόνων συσσώρευσης και ροών εργασίας έγκρισης. Πραγματοποιήστε τη σύνδεση της πλατφόρμας με τη μισθοδοσία και το σύστημα παρακολούθησης ωρών εργασίας (εφόσον υπάρχει), για να προσφέρετε μία απρόσκοπτη εμπειρία για τα στελέχη του HR, αλλά και για τους υπόλοιπους εργαζομένους.
3) Εκπαίδευση εργαζομένων και διευθυντών
Η εκπαίδευση είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική ενσωμάτωση του HRMS στις διαδικασίες διαχείρισης του προσωπικού σας . Είναι σημαντικό να πραγματοποιήσετε εκπαιδευτικές συνεδρίες για τους εργαζομένους και τους διευθυντές σας, για να τους μάθετε πώς να χρησιμοποιούν την πύλη αυτοεξυπηρέτησης για διαδικασίες όπως η υποβολή αιτήσεων αδειών, η έγκριση αδειών και η παρακολούθηση υπολοίπων. Εάν επιλέξετε το Soft1 HRMS και το κύκλωμα του myWorkplace, η εκπαίδευση θα είναι πολύ σύντομη, καθώς η πλατφόρμα είναι ιδιαίτερα εύκολη στη χρήση.
4) Υποβολή και έγκριση αιτήσεων αδειών
Με το σύστημα σε λειτουργία, οι εργαζόμενοί σας μπορούν να ξεκινήσουν να υποβάλλουν αιτήσεις άδειας μέσω του συστήματος. Οι υπεύθυνοι ανθρώπινου δυναμικού ή οι άμεσοι προϊστάμενοι θα λαμβάνουν ειδοποιήσεις για εκκρεμείς εγκρίσεις και μπορούν να εγκρίνουν ή να απορρίπτουν αιτήσεις απευθείας από την πλατφόρμα, με λίγα κλικ.
5) Παρακολούθηση αδειών
Το HRMS θα παρακολουθεί αυτόματα όλες τις ληφθείσες άδειες, τις συσσωρεύσεις και τα διαθέσιμα υπόλοιπα. Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να παρακολουθεί τις τάσεις των αδειών και να εξασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι δεν υπερβαίνουν τις κατανεμημένες άδειες ή δεν λαμβάνουν άδειες χωρίς έγκριση.
Βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση αδειών με HRMS
- Διατηρήστε Διαφάνεια: Διατηρήστε τις πολιτικές αδειών ξεκάθαρες και προσβάσιμες σε όλους τους εργαζομένους μέσω της πλατφόρμας HRMS.
- Ενθαρρύνετε την Αυτοεξυπηρέτηση: Προτρέψτε τους εργαζόμενούς σας να διαχειρίζονται τις δικές τους αιτήσεις και υπόλοιπα αδειών μέσω της πύλης αυτοεξυπηρέτησης του HRMS.
- Χρησιμοποιήστε Αναλύσεις Δεδομένων: Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία αναφοράς της πλατφόρμας HRMS για να εξάγετε χρήσιμα συμπεράσματα σχετικά με τις απουσίες και τον αντίκτυπό τους στην παραγωγικότητα.
- Επικοινωνείτε Τακτικά: Υπενθυμίζετε τακτικά στους εργαζομένους να βλέπουν τα δικαιώματα αδειών τους μέσα από το σύστημα και ενθαρρύνετέ τους να προγραμματίζουν τις άδειες εκ των προτέρων.
Προκλήσεις στη διαχείριση των αδειών με HRMS και οι λύσεις τους
1) Αντίσταση στην αλλαγή
Οι εργαζόμενοί σας μπορεί αρχικά να αντισταθούν στη χρησιμοποίηση ενός νέου συστήματος, καθώς οι συνήθειες στον τρόπο εργασίας αλλάζουν αργά. Για να επιταχύνετε την καθολική χρησιμοποίηση του συστήματος, βεβαιωθείτε ότι παρέχετε την κατάλληλη εκπαίδευση και τονίστε τα οφέλη του HRMS, όπως η εξοικονόμηση χρόνου και η ευκολότερη παρακολούθηση. Είναι σημαντικό να βοηθήσετε το προσωπικό σας να καταλάβει την αξία του νέου τρόπου εργασίας.
2) Πολυπλοκότητα πολιτικών
Η διαχείριση σύνθετων πολιτικών αδειών, π.χ. οι διαφορετικοί ρυθμοί συσσώρευσης ή οι διαφορετικοί κανόνες μεταφοράς για τις διάφορες ομάδες εργαζομένων αποτελεί πρόκληση για ορισμένες εταιρείες. Είναι κρίσιμο να επιλέξετε ένα πρόγραμμα HRMS που μπορεί να παραμετροποιηθεί κατάλληλα ώστε να καλύψει αυτές τις πολυπλοκότητες.
3) Ενσωμάτωση με άλλα κυκλώματα
Εάν η πλατφόρμα HRMS σας δεν ενσωματώνεται ομαλά με άλλα συστήματα, όπως η μισθοδοσία ή το ERP, μπορεί να προκύψουν ασυμφωνίες, καθώς και αργή μετάδοση της πληροφορίας. Προτιμήστε ένα HRMS που ενσωματώνεται ομαλά με τα απαραίτητα κυκλώματα.
Η ενσωμάτωση ενός HRMS μπορεί να βελτιώσει σημαντικά τη διοίκηση του ανθρώπινου δυναμικού σας, όπως η διαχείριση αδειών. Με ένα σύστημα όπως το HRMS του Soft1 ERP, κάνετε τη διαχείριση των αδειών πιο απλή από ποτέ, μειώνετε τα λάθη και εξοικονομείτε χρόνο. Διασυνδέεται πλήρως με τα κυκλώματα του myWorkplace, της μισθοδοσίας και της ψηφιακής κάρτας, συμβάλλοντας στην ολοκληρωμένη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού, ενώ ταυτόχρονα προσφέρει και εκτενείς δυνατότητες παραμετροποίησης ανάλογα με τις ανάγκες σας. Επικοινωνήστε μαζί μας για να σας παρουσιάσουμε δωρεάν το Soft1 HRMS.
