Τι σημαίνει ενδοδιακίνηση; Ο απόλυτος οδηγός για το 2025
19 November 2024
Αξιολόγηση Προσωπικού: 13 Οφέλη + Βέλτιστες Πρακτικές
5 December 2024
Είτε κάνετε τη μετάβαση από ένα ERP σε ένα άλλο, είτε ενσωματώνετε ERP για πρώτη φορά, η εφαρμογή ενός συστήματος μηχανογράφησης παραμένει μία πολύπλοκη διαδικασία. Συστήματα όπως το Soft1 ERP και το Dynamics 365 Business Central προσφέρουν όλες τις απαραίτητες δυνατότητες για να ψηφιοποιήσετε τις διαδικασίες σας και να διαχειριστείτε ολοκληρωμένα την επιχείρησή σας, όμως δεν εξασφαλίζουν από μόνα τους την επιτυχία στον νέο ψηφιακό τρόπο λειτουργίας. Υπάρχουν ορισμένα βήματα που πρέπει να εφαρμόσετε σε συνεργασία με την εταιρεία-συνεργάτη, ώστε να αυξήσετε τις πιθανότητες για αποτελεσματική ενσωμάτωση του λογισμικού στις επιχειρησιακές σας διαδικασίες.
7 βέλτιστες πρακτικές για αποτελεσματική ενσωμάτωση ERP
1) Αξιολόγηση παρούσας κατάστασης
Ξεκινώντας με την εγκατάσταση ενός ERP, είναι απαραίτητη η αξιολόγηση των συνθηκών που επικρατούν στην εταιρεία σήμερα. Ποιες είναι οι δραστηριότητες που καταλαμβάνουν το μεγαλύτερο κομμάτι της μέρας του προσωπικού; Ποιες είναι οι πιο χρονοβόρες διαδικασίες και ποιες είναι αυτές που επιβαρύνουν οικονομικά την επιχείρηση; Εξετάστε εάν υπάρχουν προβλήματα στην επικοινωνία και στη μετάδοση της πληροφορίας εντός της επιχείρησης.
Σε αυτό το στάδιο είναι κρίσιμος ο ρόλος του προσωπικού σε όλα τα επίπεδα – από τους υπαλλήλους της πρώτης γραμμής μέχρι και τα διευθυντικά στελέχη. Μιλήστε με όλους και ρωτήστε τους:
α) τι δουλεύει καλά και τι όχι;
β) ποιο είναι το μεγαλύτερο πρόβλημα που αντιμετωπίζουν;
γ) τι έχουν να προτείνουν
Αυτές οι ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε ακριβώς που πρέπει να δώσετε έμφαση στην αρχική ενσωμάτωση του συστήματος μηχανογράφησης, και να θέσετε τους κατάλληλους στόχους. Παράλληλα, η συμπερίληψη των εργαζομένων στο στάδιο της ανάλυσης και του σχεδιασμού θα βοηθήσει να μετατραπούν σε υποστηρικτές της αλλαγής και να προσπαθήσουν για την επιτυχημένη έκβαση του project.
2) Καθορισμός στόχων
Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ακριβώς τι θέλετε να πετύχετε με την εφαρμογή του συστήματος ERP. Είναι ο στόχος να μειώσετε τα λάθη στην παραγωγή κατά 80%; Να περιορίσετε τη φύρα κατά 15%; Ή μήπως να καταχωρείτε τα παραστατικά σας 80% γρηγορότερα; Μπορείτε να θέσετε διάφορους στόχους που έχουν να κάνουν είτε με τη βελτίωση ορισμένων διαδικασιών, είτε με την επίτευξη συγκεκριμένων αποτελεσμάτων. Πρέπει όμως να είναι συγκεκριμένοι, ρεαλιστικοί και τοποθετημένοι σε ένα ξεκάθαρο χρονικό πλαίσιο.
3) Υπεύθυνοι υλοποίησης
Επόμενο βήμα είναι να ορίσετε έναν ή περισσότερους υπεύθυνους για την υλοποίηση, ανάλογα με το μέγεθος της εγκατάστασης. Τα άτομα αυτά θα έχουν έναν ρόλο “project management”, με σκοπό να εξασφαλίσουν την αποτελεσματική εφαρμογή του ERP και την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης στο στάδιο της μετάβασης.
4) Διατήρηση δεδομένων
Η διατήρηση και η προστασία των δεδομένων της επιχείρησης αποτελεί καίριο ζήτημα στην εγκατάσταση ενός νέου ERP. Είτε τα δεδομένα αυτά είναι αποθηκευμένα σε ένα άλλο ERP, είτε σε κάποιο άλλο εργαλείο, η σημασία τους είναι καθοριστική για την ομαλή λειτουργία της εταιρείας.
Η επιχείρηση πρέπει να λάβει μέτρα για να προστατέψει τα ευαίσθητα δεδομένα της, και να αντιμετωπίσει πιθανές κυβερνοεπιθέσεις και διαρροές ή καταστροφή δεδομένων. ERP όπως το Soft1 και το Dynamics φιλοξενούνται στο Azure cloud της Microsoft, εξασφαλίζοντας την ασφάλεια των δεδομένων και τη λειτουργία σύμφωνα με τον κανονισμό GDPR.
Η επιλογή ενός συνεργάτη ERP με πολυετή εμπειρία είναι καθοριστική για την ασφαλή διατήρηση των δεδομένων σε αυτή τη μετάβαση.
5) Προετοιμασία για αλλαγή
Η ενσωμάτωση ενός ERP αποτελεί μεγάλη αλλαγή για κάθε επιχείρηση. Οι διαδικασίες διαφοροποιούνται και οι εργαζόμενοι πρέπει να αποδεχθούν και να συνηθίσουν τον νέο τρόπο λειτουργίας. Πολλές φορές, αλλαγές αυτού του μεγέθους αντιμετωπίζουν αντίσταση από το προσωπικό, που δυσκολεύεται να αφήσει στο παρελθόν τον τρόπο με τον οποίο είχε συνηθίσει να εργάζεται εδώ και χρόνια. Σε αυτό το σημείο χρειάζεται να δώσουν βαρύτητα οι υπεύθυνοι του project. Να βοηθήσουν το προσωπικό να καταλάβει τους λόγους για τους οποίους γίνεται αυτή η αλλαγή και το αντίκτυπο που θα έχει, και να τους εκπαιδεύσουν κατάλληλα στη χρήση του λογισμικού και στον νέο τρόπο λειτουργίας.
6) Σταδιακή ενσωμάτωση
Από την πολυετή εμπειρία μας στις εγκαταστάσεις ERP, έχουμε παρατηρήσει πώς η σταδιακή ενσωμάτωση του λογισμικού τείνει να έχει τα καλύτερα αποτελέσματα. Πιθανά λάθη εντοπίζονται γρήγορα, προτού εξαπλωθούν σε διάφορα τμήματα και διαδικασίες. Παράλληλα, κρατάει το προσωπικό ευχαριστημένο και πρόθυμο να προσαρμοστεί στο νέο λογισμικό, αφού δεν του επιβάλλετε ξαφνικά έναν εντελώς διαφορετικό τρόπο λειτουργίας. Τέλος, η επιχείρησή σας επωφελείται άμεσα, μέσα από σταδιακή εκπαίδευση των χρηστών και απλές, αποτελεσματικές εφαρμογές.
7) Συνεχείς δοκιμές
Πριν την ολοκλήρωση της εγκατάστασης και την καθολική εφαρμογή του συστήματος, είναι απαραίτητη η διεξαγωγή αρκετών δοκιμών που προσομοιώνουν πραγματικά σενάρια λειτουργίας. Με τον τρόπο αυτό η επιχείρηση μπορεί να εντοπίσει πιθανά λάθη και προβλήματα, χωρίς να επηρεαστεί η ομαλή λειτουργία της.
Bonus tip: Καθοριστικός παράγοντας επιτυχίας
Σε αυτή τη διαδικασία, χρειάζεστε δίπλα σας ένα έμπειρο συνεργάτη ERP. Αυτός, θα μπορέσει να σας συμβουλέψει κατάλληλα σε κάθε στάδιο της διαδικασίας, ώστε να αποφευχθούν λάθη στον σχεδιασμό και στην εκτέλεση και να αποκομίσετε όσο το δυνατόν περισσότερα από το ERP. Η Verus+, με εκατοντάδες επιτυχημένες εγκαταστάσεις ERP, είναι ο κατάλληλος συνεργάτης για να εφαρμόσει αποτελεσματικά το λογισμικό στις διαδικασίες σας.
