Η υποχρεωτική εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας κρύβει αρκετούς κινδύνους. Η κάθε εταιρεία πρέπει να προνοήσει, ώστε να αποφύγει τα πρόστιμα και να συνεχίσει ομαλά τη λειτουργία της. Ποιοι είναι όμως αυτοί οι κίνδυνοι;

Κίνδυνοι Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας

1) Κίνδυνος μη χτυπήματος κάρτας από τους εργαζομένους.

Μέσα στο άγχος και τις υποχρεώσεις της καθημερινότητάς, είναι πολύ πιθανό σενάριο οι εργαζόμενοι να ξεχνούν κάποιες φορές να χτυπούν την κάρτα τους. Κάτι τέτοιο, θα αποτελέσει πρόβλημα για την επιχείρηση, καθώς η διαβίβαση των δεδομένων προσέλευσης στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πρέπει να είναι άμεση. Επιπλέον, η ευθύνη αποστολής των προσελεύσεων / αποχωρήσεων είναι αποκλειστικά της επιχείρησης και όχι του εργαζομένου.

2) Κίνδυνος λανθασμένου χτυπήματος.

Είναι πρακτικά αδύνατο κάθε μέρα το σύνολο των εργαζομένων μίας επιχείρησης να χτυπάει την κάρτα μετά την έναρξη του ωραρίου του π.χ. μετά τις 9:00 (Το Εργάνη δεν επιτρέπει αποστολή πριν την επίσημη ώρα προσέλευσης). Επίσης δεν θα πρέπει να αποστέλεται προσέλευση σε ημέρα που ο εργαζόμενος έχει άδεια.

3) Κίνδυνος μη διατήρησης των δεδομένων για 10 έτη.

Μία από τις υποχρεώσεις της ψηφιακής κάρτας εργασίας, αποτελεί η διατήρηση των δεδομένων προσέλευσης και αποχώρησης των εργαζομένων για τουλάχιστον 10 έτη. Η εφαρμογή του κράτους ΕΡΓΑΝΗ μπορεί να προσφέρει τη δυνατότητα χτυπήματος κάρτας, δεν δίνει όμως τη δυνατότητα για 10ετή διατήρηση των στοιχείων που απαιτεί ο νόμος.

4) Κίνδυνος μαζικής προσέλευσης/αποχώρησης.

Ένα πρόβλημα που αφορά περισσότερο τις μεγαλύτερες εταιρείες, είναι η περίπτωση της μαζικής προσέλευσης και αποχώρησης των εργαζομένων. Εάν τα χτυπήματα είναι δύσκολο να γίνουν ακριβώς τη στιγμή της έναρξης του ωραρίου στις μικρές και στις μεσαίες επιχειρήσεις, στις μεγάλες είναι ακατόρθωτο. Πρέπει όμως οι εταιρείες να βρουν λύση, καθώς το κράτος δεν προσφέρει ευελιξία ενώ όσο τα λανθασμένα χτυπήματα κάρτας αυξάνονται τόσο μεγαλώνει η πιθανότητα ελέγχου βάσει του Risk Analaysis.

5) Κίνδυνος ασφάλειας των δεδομένων των εργαζομένων.

Η ισχυροποίηση των νόμων σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα (GDPR), επιβαρύνει την επιχείρηση και με την υποχρέωση προστασίας των δεδομένων των εργαζομένων. Η παραβίασή τους θα είχε αρνητικές συνέπειες τόσο σε οικονομικό επίπεδο (πολύ μεγάλα πρόστιμα) όσο και για την φήμη της επιχείρησης.

Πώς να αποφύγετε τους παραπάνω κινδύνους

Γνωρίζουμε ότι η υποχρέωση της ψηφιακής κάρτας εργασίας μπορεί να επιβαρύνει την κάθε επιχείρηση με άγχος και έξτρα υποχρεώσεις. Γι’ αυτό, αφήστε μας να απαλλάξουμε την επιχείρησή σας από τους παραπάνω κινδύνους, ώστε να επικεντρωθείτε στην ανάπτυξή της, χωρίς φόβους και άγχη για πρόστιμα και κυρώσεις. Έχουμε τη λύση σε όλα τα παραπάνω:

1. Με το Soft1 myErgani LIVE , ο κίνδυνος μη χτυπήματος κάρτας από τους εργαζομένους εξαλείφεται. Η εφαρμογή, τους ειδοποιεί 5 λεπτά πριν από την έναρξη και από τη λήξη του ωραρίου, μέσω e-mail, Viber, SMS ή Push Notification. Αν παρά τις ειδοποιήσεις πάλι δεν γίνει το χτύπημα της κάρτας, η εφαρμογή ειδοποιεί και τον υπεύθυνο προσωπικού, δίνοντας σε αυτόν τη δυνατότητα χτυπήματος της κάρτας.
2. Σε περίπτωση λανθασμένου χτυπήματος, η εφαρμογή καταχωρεί το χτύπημα προς έλεγχο και στέλνει τις απαραίτητες ειδοποιήσεις στον εργαζόμενο και στον υπεύθυνο προσωπικού ώστε να προβούν στη διόρθωσή του. Έτσι, μηδενίζει τον κίνδυνο αποστολής λανθασμένων δεδομένων στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
3. Το Soft1 myErgani LIVE διατηρεί αυτόματα τα δεδομένα για 10 έτη, καλύπτωντας άμεσα την απαίτηση του κράτους, χωρίς να χρειάζεται η επιχείρηση να επενδύσει σε επιπλέον υποδομές.
4. Η εφαρμογή προσφέρει και τη δυνατότητα χτυπήματος κάρτας μέσω της λειτουργίας Web Check-in/Check-Out. Οι εργαζόμενοι, μπορούν να χτυπήσουν την κάρτα τους διαδικτυακά, μέσα από το κινητό τους ή τον υπολογιστή τους. Έτσι, λύνεται το πρόβλημα της μαζικής προσέλευσης, καθώς όλοι οι εργαζόμενοι μπορούν να χτυπήσουν την κάρτα τους ταυτόχρονα.
5. Σχετικά με την προστασία των δεδομένων, η Verus+ μπορεί να σας προτείνει και να σας παρέχει τον κατάλληλο εξοπλισμό, ο οποίος θα εγγυηθεί την ασφαλή διαβίβαση των δεδομένων, ενώ ταυτόχρονα θα επιτρέπει και το εύκολο σκανάρισμα της κάρτας. Τα δεδομένα διατηρούνται στις υποδομές cloud Azure με τις υψηλότερες προδιαγραφές ασφαλείας και σύμφωνα με το Ευρωπαικό και Εθνικό πλαίσιο προστασίας προσωπικών δεδομένων (GDPR).

Δε χρειάζεται να ανησυχείτε άλλο για την ψηφιακή κάρτα εργασίας. Δώστε τέλος στην αβεβαιότητα, επικοινωνήστε μαζί μας και σε 10 ημέρες οι εργαζόμενοι σας θα χτυπάνε την κάρτα τους εύκολα και με ασφάλεια.