6 Λειτουργίες των ERP
7 June 2024
Πώς η STOP υπολογίζει 10Χ γρηγορότερα το βέλτιστο απόθεμα
14 June 2024
Η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP ή η αλλαγή ενός παλιού συστήματος μηχανογράφησης με ένα σύγχρονο επιχειρησιακό λογισμικό δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται από τις επιχειρήσεις ως “αναγκαίο κακό” και ως “υποχρεωτικό έξοδο”. Αντίθετα, αποτελεί μια μεγάλη ευκαιρία για ανασχεδιασμό των διαδικασιών και ψηφιακό μετασχηματισμό με πολλαπλά οφέλη για διάφορα τμήματα της επιχείρησης.
Ποια είναι τα οφέλη του ERP;
- Αύξηση εσόδων
- Αύξηση παραγωγικότητας
- Μείωση λειτουγικών εξόδων
- Βελτίωση αποτελεσματικότητας
- Επεκτασιμότητα
- Ενίσχυση ασφάλειας επιχειρησιακών δεδομένων
- Ενισχυμένη λήψη αποφάσεων
- Βελτίωση εξυπηρέτησης πελατών
- Συμμόρφωση με τη νομοθεσία
1) Αύξηση εσόδων
Κάθε ERP σύστημα παρέχει στη διοίκηση πλήθος αριθμοδεικτών έτσι ώστε να μπορεί γρήγορα και εύκολα να ελέγχει το περιθώριο κέρδους για προϊόντα και υπηρεσίες. Επιπλέον, η καταχώρηση αναλυτικών δεδομένων, ακόμα και των τιμών του ανταγωνισμού, επιτρέπει την άμεση ανταπόκριση στις τάσεις της αγοράς, διαμορφώνοντας τη βέλτιστη τιμή πώλησης και αυξάνοντας το τζίρο.
Με εργαλεία πρόβλεψης της ζήτησης και στατιστικής ανάλυσης, το τμήμα πωλήσεων μπορεί άμεσα να εντοπίσει νέες ευκαιρίες πώλησης και με την κατάλληλη τοποθέτηση να εξασφαλίσει μεγαλύτερο μερίδιο αγοράς.
2) Αύξηση παραγωγικότητας
Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών εξαλείφει τα λάθη, μειώνει τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και επιτρέπει στους εργαζομένους να εργαστούν στο αντικείμενο που πραγματικά προσθέτει αξία στην επιχείρηση.
Για παράδειγμα, στο Soft1 ERP, ο χρήστης ορίζει τα σενάρια απόδοσης προμηθειών στους πωλητές. Το σύστημα λαμβάνει υπόψη αυτά τα κριτήρια και καταμερίζει αυτόματα τις προμήθειες στον κάθε πωλητή, όταν καταχωρηθεί ένα παραστατικό πώλησης με το όνομά του. Έτσι, αντί κάθε βδομάδα ένας υπάλληλος να αφιερώνει ώρες στον υπολογισμό της αμοιβής των πωλητών και της πληρωμής τους, η διαδικασία γίνεται αυτόματα, επιτρέποντας στο προσωπικό να ασχοληθεί με την αξιολόγηση των στόχων πωλήσεων και την αναπροσαρμογή τους.
3) Μείωση λειτουργικών εξόδων
Το ERP βοηθάει την επιχείρηση να μειώσει τις σπατάλες και να βελτιστοποιήσει τη χρήση των πόρων της. Η αναλυτική καταγραφή των εξόδων και η κατανομή τους σε πολλαπλά κέντρα κόστους, δίνει μια ξεκάθαρη εικόνα του ύψους των εξόδων αλλά και του πως αυτά κατανέμονται στα διάφορα τμήματα της επιχείρησης.
Αν και για τα περισσότερα στελέχη των εταιριών ένα ERP σύστημα σημαίνει κυρίως εμπορική διαχείριση, η αξιοποίηση της ενότητας των λοιπών δαπανών αποτελεί ένα σημαντικό εργαλείο στα χέρια της οικονομικής διοίκησης.
4) Βελτίωση αποτελεσματικότητας
Οι υπάλληλοι εκμεταλλευόμενοι τα εργαλεία που προσφέρει το ERP, ολοκληρώνουν σε υψηλότερα επίπεδα ποιότητας τις εργασίες τους, βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα του οργανισμού.
Το IBM Institute for Business Value (IBV) και η SAP, για να ανακαλύψουν με ποιο τρόπο οι εταιρείες πετυχαίνουν τους οικονομικούς αλλά και τους ESG (Environmental, Social and Governance) στόχους, ρώτησαν περισσότερα από 2.125 στελέχη από διαφορετικές βιομηχανίες σε όλο τον πλανήτη. Σύμφωνα με τις απαντήσεις που έλαβαν, όλες οι εταιρίες που ξεπερνούν τον ανταγωνισμό τους, τόσο σε οικονομικά όσο και σε περιβαλλοντικά αποτελέσματα, αξιοποιούν το σύνολο των λειτουργιών του ERP στις διαδικασίες τους.
5) Επεκτασιμότητα
Τα πιο εξελιγμένα ERP της αγοράς έχουν μεγάλες δυνατότητες επεκτασιμότητας, με αποτέλεσμα να μπορούν να αναβαθμίζονται ομαλά και να καλύπτουν όλες τις νέες απαιτήσεις της εταιρίας.
Μια επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει με την απλούστερη έκδοση του Soft1 ERP, καλύπτοντας τις ανάγκες τιμολόγησης. Όταν όμως αυξήσει το πελατολόγιό της, η διαχείριση δυσκολεύει και κινδυνεύει να μην μπορεί να ανταποκριθεί στους ποιοτικούς στόχους εξυπηρέτησης. Στη φάση αυτή, μπορεί πολύ εύκολα να προσθέσει την ενότητα του CRM για να διαχειρίζεται αποδοτικά τους πελάτες της. Ενώ αν αυξήσει το προσωπικό της, μπορεί εξίσου εύκολα να ενσωματώσει την ενότητα του HRMS, για να διαχειριστεί αποτελεσματικότερα το ανθρώπινο δυναμικό της.
Επιπλέον, η ανάπτυξη custom λύσεων μέσα στο περιβάλλον του ERP αποτελεί σημαντική δυνατότητα επέκτασης της λειτουργικότητας. Για παράδειγμα, η Verus+ δημιούργησε για λογαριασμό της Κολυμπάρι ΑΕ μία android και μία web εφαρμογή συνδεδεμένες σε πραγματικό χρόνο, με το Soft1 ERP. Ως αποτέλεσμα, επιτεύχθηκε η ψηφιοποίηση της παραγωγικής διαδικασίας στο σύνολό της, αυτοματοποιώντας τις ροές εργασιών και επιταχύνοντας τη διαβίβαση κρίσιμων πληροφοριών για την ολοκλήρωση της παραγωγής. Με αυτόν τον τρόπο, το Soft1 ERP προσφέρει απεριόριστες δυνατότητες παραμετροποίησης, καλύπτοντας κάθε εξειδικευμένη ανάγκη και βοηθώντας τις επιχειρήσεις να εξελίξουν τη λειτουργία τους.
6) Ενίσχυση ασφάλειας επιχειρησιακών δεδομένων
Η κρυπτογράφηση σε επιλεγμένα σημεία ή καθολικά, οι ενισχυμένοι έλεγχοι πρόσβασης, τα αρχεία καταγραφής (logs) και η τήρηση backup που προσφέρει το ERP αυξάνουν σημαντικά την ασφάλεια των ευαίσθητων δεδομένων του οργανισμού. Η διαρροή δεδομένων και η ανάκαμψη από πιθανή καταστροφή τους, πολλές φορές δεν αναδεικνύονται ως παράγοντες υψηλού ρίσκου από τις εταιρίες. Σύμφωνα όμως με την μελέτη της Kaspersky, το μέσο κόστος αποκατάστασης κάποιου συμβάντος παραβίασης ασφαλείας στα δεδομένα της εταιρίας, ανέρχεται από $86.5 χιλιάδες για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, έως και $861 χιλιάδες για τις μεγάλες εταιρίες. Επιπλέον, η ζημιά στη φήμη και ο χρόνος μη λειτουργίας τμημάτων της επιχείρησης είναι κάτι που δεν μπορεί να αποτιμηθεί οικονομικά, σίγουρα όμως επηρεάζει σημαντικά την ανάπτυξη του οργανισμού.
Το Soft1 ERP, εκτός των παραπάνω προσφέρει τη δυνατότητα φιλοξενίας σε υποδομές cloud Azure της Microsoft, αυξάνοντας σημαντικά την ασφάλεια και εξασφαλίζοντας στην επιχείρηση τη συμμόρφωση με πρότυπα (όπως το ISO 27001) και κανονιστικά πλαίσια (όπως το GDPR).
7) Ενισχυμένη λήψη αποφάσεων
Τα εξελιγμένα εργαλεία αναφορών και στατιστικών που προσφέρουν τα ERP, συμβάλλουν στη βέλτιστη αξιοποίηση των πληροφοριών και στη λήψη καλύτερων αποφάσεων.
Ενδεικτικά, ο CFO της εταιρίας μπορεί να διαχειριστεί καλύτερα τους χρηματικούς πόρους, αξιοποιώντας την πρόβλεψη του CashFlow, ο CEO να αναπροσαρμόσει τη στρατηγική του βλέποντας τη συγκεντρωτική εικόνα της εταιρίας και την απόδοση της μέσω KPIs, ενώ o HR manager να πάρει αποφάσεις για το πλάνο αυξήσεων μέσω της αξιολόγησης του προσωπικού.
8) Βελτίωση εξυπηρέτησης πελατών
Οι δυνατότητες διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες βοηθούν την επιχείρηση να απαντήσει γρηγορότερα στα ερωτήματά τους, να ανταποκριθεί καλύτερα στις απαιτήσεις τους και να αυξήσει την ικανοποίησή τους.
Για παράδειγμα, στην ενότητα CRM του Soft1, μπορείτε να κρατήσετε όλα τα στοιχεία για τους δυνητικούς πελάτες. Έτσι, όταν επικοινωνήσετε ξανά μαζί τους, θα γνωρίζετε άριστα τις ανάγκες τους και δε θα επαναλάβετε ερωτήσεις που έχετε ήδη κάνει, με αποτέλεσμα να αυξήσετε τις πιθανότητες μετατροπής τους σε πελάτες.
9) Συμμόρφωση με τη νομοθεσία
Τα συστήματα ERP και οι επιμέρους εφαρμογές τους ενσωματώνουν λειτουργίες που εξασφαλίζουν τη συμμόρφωση της εταιρίας με τη νομοθεσία και μειώνουν σημαντικά τις πιθανότητες προστίμων και ποινών.
Η ενότητα Soft1 HRMS, καλύπτει ολοκληρωμένα τις ανάγκες της υποχρεωτικής ψηφιακής κάρτας εργασίας, αφού διαβιβάζει άμεσα τα στοιχεία καταγραφής στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και τα διατηρεί για 10 έτη, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του νόμου. Παράλληλα, προσφέρει ισχυρά εργαλεία ελέγχου και ειδοποιήσεων, ελαχιστοποιώντας τις πιθανότητες λανθασμένων χτυπημάτων. Έτσι, με τη χρήση της εφαρμογής η επιχείρηση εξασφαλίζει τη συμμόρφωσή της με τον εργατικό νόμο.
Αντίστοιχα, η ενότητα της εφοδιαστικής αλυσίδας καλύπτει την ανάγκη της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης με το δημόσιο, απλοποιώντας την έκδοση των τιμολογίων και ενοποιώντας την τιμολόγηση με το δίκτυο PEPPOL.
Για να αποκομίσει μία επιχείρηση πλήρως τα οφέλη του ERP, είναι κρίσιμο να επιλέξει τον κατάλληλο συνεργάτη. Ο συνεργάτης, θα πρέπει να επικεντρωθεί κυρίως στην ανάλυση και τον ανασχεδιασμό των διαδικασιών της επιχείρησης, χρησιμοποιώντας ως όχημα το ERP. Έργα μηχανογράφησης που προσπαθούν να προσαρμόσουν τη λειτουργία της επιχείρησης στις δυνατότητες του ERP, συνήθως καταλήγουν σε αποτυχία. Στη Verus+ υλοποιούμε εξειδικευμένες λύσεις, αφού πρώτα έχουμε καθορίσει τη στρατηγική ψηφιακού μετασχηματισμού από κοινού με τον πελάτη. Επικοινωνήστε μαζί μας για να εξελίξουμε τη λειτουργία της επιχείρησής σας με το Soft1 ERP.
