7 Δυνατότητες των mobile ERP εφαρμογών

Σε έναν κόσμο όπου η ταχύτητα, η ευελιξία και η συνεχής συνδεσιμότητα καθορίζουν την επιτυχία μιας επιχείρησης, οι mobile ERP εφαρμογές έρχονται να καλύψουν τις ανάγκες της σύγχρονης ψηφιακής εποχής.

Δεν πρόκειται απλώς για μια φορητή συσκευή, αλλά για ένα δυναμικό εργαλείο που μεταφέρει τις δυνατότητες του επιχειρησιακού σχεδιασμού κυριολεκτικά στην παλάμη του χεριού του χρήστη.

Σε αντίθεση με τα στατικά ERP συστήματα, το mobile ERP διευκολύνει τον χρήστη με διεπαφές σχεδιασμένες ειδικά για μικρότερες οθόνες και περιβάλλον αφής.

Ποιες είναι όμως οι πραγματικές δυνατότητες που προσφέρουν αυτές οι εφαρμογές και πώς μπορούν να μεταμορφώσουν την καθημερινή λειτουργία μιας επιχείρησης;

Τι είναι οι mobile erp εφαρμογές;

Οι mobile ERP (Enterprise Resource Planning)  εφαρμογές είναι εφαρμογές σχεδιασμένες για κινητές συσκευές (όπως smartphones και tablets), που επιτρέπουν στους χρήστες να έχουν πρόσβαση σε λειτουργίες του ERP συστήματος της επιχείρησης από οπουδήποτε και οποιαδήποτε στιγμή.

Πριν δούμε όμως συγκεκριμένα τις δυνατότητες που διαθέτουν, ας ξεκινήσουμε κατανοώντας τα οφέλη που μπορούν να προσφέρουν σε μία επιχείρηση.

Οφέλη των mobile erp εφαρμογών

1) Remote Working

Το mobile ERP είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο για τους εργαζομένους που χρειάζεται να δουλέψουν εκτός γραφείου, σε τοποθεσία πελάτη ή και οπουδήποτε αλλού και χρειάζονται εύκολη και γρήγορη πρόσβαση στις λειτουργίες του ERP.

Σκεφτείτε πόσο χρόνο χάνει ένας υπάλληλος που κάνει εξωτερικές εργασίες στην τοποθεσία ενός πελάτη αν πρέπει να επιστρέψει στο γραφείο του για να καταχωρήσει όλα τα απαραίτητα δεδομένα και τις αλλαγές που προκύπτουν. Ταυτόχρονα, αυξάνονται και οι πιθανότητες να μπερδέψει ή να παραλείψει πληροφορίες πελατών που θα έπρεπε να καταγραφούν.

Το Mobile ERP προσφέρει real-time πρόσβαση σε δεδομένα και πληροφορίες πελατών, πωλήσεων και άλλα. Φροντίζει ότι ο χρήστης, όπου και αν βρίσκεται, έχει τα απαραίτητα εργαλεία για να ολοκληρώσει αποτελεσματικά την εργασία του.

Αυτή η άμεση και διαρκής πρόσβαση στην πληροφορία όχι μόνο αυξάνει την αποδοτικότητα, αλλά ενισχύει και την ευελιξία της επιχείρησης, επιτρέποντας σε όλα τα επίπεδα να αντιδρούν με ακρίβεια και ταχύτητα στις ανάγκες της αγοράς.

2) Άμεσος Συγχρονισμός (Real-Time Sync)

Ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα των mobile ERP εφαρμογών είναι ο άμεσος συγχρονισμός δεδομένων σε πραγματικό χρόνο. Αυτό σημαίνει ότι:

• Οι πληροφορίες που καταχωρούνται ή τροποποιούνται από τον χρήστη μέσω της κινητής εφαρμογής ενημερώνονται αυτόματα στο κεντρικό σύστημα ERP, χωρίς καθυστερήσεις.

• Τα δεδομένα που συλλέγονται από ολόκληρο τον οργανισμό, από πολλαπλές κινητές συσκευές συγχρονίζονται και αποθηκεύονται σε μια κεντρική βάση, διασφαλίζοντας συνέπεια και ακρίβεια.

• Εξασφαλίζεται η σταθερότητα και η ακρίβεια των επιχειρησιακών διαδικασιών, διότι μειώνει τα περιθώρια σφαλμάτων και ενισχύει τη διαφάνεια.

• Διευκολύνεται η παρακολούθηση της δραστηριότητας και ο έλεγχος ροής εργασιών σε πραγματικό χρόνο.

3) Βελτιωμένη Εμπειρία Χρήστη (Improved User Experience)

Η εμπειρία του τελικού χρήστη αποτελεί καθοριστικό παράγοντα για την αποτελεσματική αξιοποίηση ενός ERP συστήματος, και οι mobile ERP εφαρμογές ανταποκρίνονται απόλυτα σε αυτήν την ανάγκη διότι διακρίνονται από:  

• Ένα λειτουργικό και φιλικό περιβάλλον εργασίας, σχεδιασμένο ειδικά για φορητές συσκευές, που διευκολύνει τους εργαζομένους στην άμεση και απλή χρήση του συστήματος και να εκτελούν ταχύτερα τις καθημερινές τους εργασίες.

• 24ωρη πρόσβαση στο σύστημα.

• Δυνατότητα offline λειτουργίας όταν δεν υπάρχει σύνδεση στο διαδίκτυο.

• Εξατομικευμένες διεπαφές που προσαρμόζονται στον ρόλο και τις ανάγκες κάθε χρήστη.

Επιπλέον, ορισμένες λειτουργίες του ERP είναι ακόμη πιο αποδοτικές μέσω κινητών συσκευών, ακριβώς επειδή αυτές είναι φορητές. Για παράδειγμα, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν να λαμβάνουν επιβεβαιώσεις παραδόσεων και να ενημερώνουν αιτήματα εξυπηρέτησης απευθείας στον χώρο του πελάτη.

Ακόμη, αξιοποιώντας την κάμερα και gps που διαθέτουν οι  mobile συσκευές μπορούν να βγάζουν και να δέχονται φωτογραφίες, αλλά και να χρησιμοποιούν τη δυνατότητα εντοπισμού τοποθεσίας.

4) Επεκτασιμότητα και Νέφος (Scalability and Cloud)

Οι mobile ERP εφαρμογές, όταν ενσωματώνονται σε ένα cloud περιβάλλον, προσφέρουν σημαντικές δυνατότητες επεκτασιμότητας.

Είναι σχεδιασμένες ώστε να προσαρμόζονται εύκολα σε νέες απαιτήσεις, επιτρέποντας την ομαλή επέκταση της λειτουργικότητας και της βάσης χρηστών, χωρίς να επηρεάζεται η συνολική απόδοση.

Το cloud αναλαμβάνει όλο το τεχνικό υπόβαθρο: αποθήκευση, ασφάλεια, ενημερώσεις, backup και συντήρηση. Έτσι, η επιχείρηση εστιάζει στη λειτουργία της και όχι στην τεχνολογική υποστήριξη.

Η πραγματική αξία όμως της επεκτασιμότητας δεν είναι μόνο τεχνική, είναι στρατηγική. Οι οργανισμοί που μπορούν να προσαρμόζονται γρήγορα στις αλλαγές της αγοράς και να αποκτήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

7 Δυνατότητες των mobile ERP εφαρμογών

1) Διαχείριση Πελατών- Πωλήσεις

Μια mobile ERP εφαρμογή προσφέρει τη δυνατότητα εύκολης πρόσβασης σε στοιχεία όπως:

• το ιστορικό συναλλαγών,
• τις ανοιχτές παραγγελίες,
• τις προτιμήσεις του πελάτη
• και άλλες σχετικές πληροφορίες,

ενώ βρίσκονται στον δρόμο ή σε συνάντηση.

Για παράδειγμα, μπορεί να είναι σημαντικό για έναν πωλητή να κατανοεί την κερδοφορία μιας συμφωνίας. Η γρήγορη πρόσβαση στα σχετικά οικονομικά στοιχεία μπορεί να τον βοηθήσει να κάνει προτάσεις που ταιριάζουν στον πελάτη και ταυτόχρονα εξασφαλίζουν την απαραίτητη κερδοφορία.

Έτσι αποφεύγονται προβλήματα που προκύπτουν από συμφωνίες που πραγματοποιούνται εκτός σύνδεσης και πιθανώς δεν καταγράφονται για μερικές ώρες.

Αυτό συμβάλλει τόσο στην καλύτερη εξυπηρέτηση όσο και στη διατήρηση της πληροφορίας σε πραγματικό χρόνο, ενισχύοντας τη συνεργασία μεταξύ των ομάδων και τη συνολική εμπειρία του πελάτη. 

2) Διαχείριση εξωτερικών τεχνικών (field service)

Η ανάπτυξη mobile ERP εφαρμογών για εξωτερικούς τεχνικούς ενισχύει σημαντικά την αποτελεσματικότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών στο πεδίο.

Οι τεχνικοί μπορούν να έχουν άμεση πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες για κάθε εργασία εύκολα μέσα από τη φορητή τους συσκευή.

Παράλληλα, έχουν τη δυνατότητα να καταγράφουν σε πραγματικό χρόνο την πορεία και την ολοκλήρωση των εργασιών τους, να ενημερώνουν το να καταχωρούν παρατηρήσεις ή νέα προβλήματα που εντοπίζουν και να αποστέλλουν επιβεβαίωση ολοκλήρωσης.

Η λειτουργία αυτή όχι μόνο αυξάνει την παραγωγικότητα και μειώνει τα λάθη, αλλά ενισχύει και τη διαφάνεια αφού πρόκειται για μια ολοκληρωμένη λύση που ενώνει πεδίο και γραφείο σε πραγματικό χρόνο.

3) Διαχείριση Αποθεμάτων

Η mobile εφαρμογή για τη διαχείριση αποθεμάτων είναι ένα εξειδικευμένο εργαλείο που καλύπτει πλήρως τις ανάγκες μιας σύγχρονης αποθήκης, αξιοποιώντας φορητές συσκευές και scanner για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών.

Μεταξύ άλλων, υποστηρίζει:

• Παραλαβή παραγγελιών, με άμεση ενημέρωση του συστήματος.
• Απογραφή αποθεμάτων, απευθείας από τη συσκευή του χρήστη.
• Ενδοδιακίνηση μεταξύ θέσεων αποθήκευσης ή αποθηκών.
• Picking (συλλογή παραγγελιών), με barcode scanner.

Τα δεδομένα συγχρονίζονται άμεσα με το ERP, επιτυγχάνοντας τον πλήρη έλεγχο των αποθεμάτων και την διαφάνεια σε κάθε κίνηση στην αποθήκη.

Το Honeybee WMS συνδέεται πλήρως με το Soft1 ERP και προσφέρει αυτές τις δυνατότητες, απλοποιώντας τις εργασίες στην αποθήκη σας.

4) HR (Human Resources)

Στον τομέα του HR υπάρχει η δυνατότητα ανάπτυξης mobile εφαρμογής, πλήρως συνδεδεμένης με το HRMS (π.χ. Softone HRMS), που υποστηρίζει λειτουργίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, προσφέροντας στους εργαζομένους και τους προϊσταμένους τους άμεση πρόσβαση σε βασικές πληροφορίες προσωπικού, αιτήσεις και εγκρίσεις, κ.ά, απευθείας από το κινητό ή το tablet τους.

Ενδεικτικά, η εφαρμογή μπορεί να καλύψει:

• Υποβολή και έγκριση αιτημάτων (π.χ. αδειών), με ενημέρωση του HR σε πραγματικό χρόνο.
• Επεξεργασία και προβολή προσωπικών στοιχείων, όπως στοιχεία επικοινωνίας, ωράρια, υπόλοιπα αδειών ή ιστορικό αιτήσεων.
• Ενημέρωση για εταιρικές ανακοινώσεις ή διαδικασίες.

Παρόμοιες λειτουργίες προσφέρει το Softone myWorkplace, ενισχύοντας την επικοινωνία μεταξύ εργαζομένων και διοίκησης και αυτοματοποιώντας σημαντικές εργασίες HR.

5) Προγραμματισμός Πόρων

Η διαχείριση εταιρικών πόρων, όπως εξοπλισμός, εργαλεία, οχήματα και άλλα μέσα που χρησιμοποιούνται σε καθημερινές εργασίες μπορεί να απλοποιηθεί με μία mobile ERP εφαρμογή για τον προγραμματισμό.

Μερικές ενδεικτικές λειτουργίες:

• Καταχώριση και παρακολούθηση κρατήσεων για κάθε τύπο πόρου.
• Ειδοποιήσεις για δυνητικά προβλήματα όπως οι πόροι που έχουν κολλήσει στη διαμετακόμιση ή οι δυσλειτουργίες μηχανημάτων.
• Ανάθεση εξοπλισμού σε ομάδες ή έργα, με χρονικό προγραμματισμό και ενημέρωση διαθεσιμότητας.
• Ειδοποιήσεις για συντηρήσεις, λήξεις ή επιστροφές, με στόχο την αποφυγή καθυστερήσεων και φθοράς.
• Ιστορικό χρήσης για πλήρη έλεγχο και ιχνηλασιμότητα.

6) Εγκρίσεις

Μια mobile ERP εφαρμογή μπορεί να διευκολύνει σημαντικά τις διαδικασίες έγκρισης μέσα σε μια επιχείρηση, αυτοματοποιώντας τη ροή αιτημάτων και μειώνοντας καθυστερήσεις.

Αιτήματα όπως αγορές, έξοδα, αλλαγές σε στοιχεία ή προγραμματισμούς μπορούν να αποστέλλονται απευθείας στον αρμόδιο μέσω της εφαρμογής, ο οποίος μπορεί να τα εγκρίνει ή να τα απορρίψει άμεσα με ένα μόνο κλικ, από το κινητό ή το tablet του, είτε βρίσκεται στο γραφείο, είτε εν κινήσει.

Ορισμένα οφέλη μίας εφαρμογής για εγκρίσεις:

• Επιταχύνει τις διαδικασίες και περιορίζει τα «μπλοκαρίσματα» που προκαλεί η αναμονή εγκρίσεων.

• Αυξάνει την αποδοτικότητα καθώς οι εργαζόμενοι πραγματοποιούν τις απαραίτητες ενέργειες επιτόπου, εξοικονομώντας χρόνο για σημαντικότερες εργασίες.
• Ενισχύει την ιχνηλασιμότητα, αφού σε κάθε έγκριση καταγράφεται το timestamp και ο εκάστοτε υπεύθυνος.
• Προσφέρει κεντρικό έλεγχο και διαφάνεια σε κρίσιμα στάδια λήψης αποφάσεων.

Πρόκειται για μια λειτουργία απλή στη χρήση, αλλά κρίσιμης σημασίας για την καθημερινή αποδοτικότητα κάθε οργανισμού.

7) Analytics

Οι αποφάσεις στηρίζονται στα δεδομένα, αρκεί να είναι προσβάσιμα, έγκαιρα και σωστά.

Μέσω mobile ERP, οι υπεύθυνοι έχουν άμεση πρόσβαση σε κρίσιμους δείκτες απόδοσης (KPIs) και σε στατιστικά στοιχεία της επιχείρησης.

Είτε πρόκειται για πωλήσεις, cash flow, προϋπολογισμούς, αποθέματα ή πορεία έργων, οι χρήστες βλέπουν ανά πάσα στιγμή τα στοιχεία που τους ενδιαφέρουν.

Με αυτή την άμεση πληροφόρηση:

• Δεν χρειάζεται να περιμένεις εβδομαδιαία reports.
  
  
• Δεν υπάρχει εξάρτηση από φυσική παρουσία στο γραφείο.
  
  
• Τα σημαντικότερα στοιχεία της επιχείρησης είναι πάντα μαζί σου.

Αυτό σημαίνει ότι η διοίκηση μπορεί να εντοπίζει τάσεις, να προβλέπει αποκλίσεις και να αντιδρά άμεσα, με βάση πραγματικά, ενημερωμένα δεδομένα. Στην πράξη, η ταχύτητα στη λήψη αποφάσεων είναι ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Προκλήσεις στις mobile εφαρμογές

Παρότι οι mobile ERP εφαρμογές προσφέρουν σημαντικά πλεονεκτήματα στην ευελιξία και την παραγωγικότητα μιας επιχείρησης, η μετάβαση σε mobile περιβάλλον δεν είναι πάντα απλή υπόθεση. Ας δούμε μερικές τεχνικές και οργανωτικές προκλήσεις που μπορεί να καθυστερήσουν ή να περιορίσουν την επιτυχία της υλοποίησης.

1) Δυσκολία συμβατότητας με υφιστάμενο σύστημα

Κάποια παλαιότερα ERP συστήματα που δεν σχεδιάστηκαν με γνώμονα τη φορητότητα μπορεί να εμφανίσουν δυσλειτουργίες όταν επιχειρείται η ενσωμάτωσή τους με mobile εφαρμογές.

Μπορεί να προκύψουν προβλήματα όπως μη ακριβής σύνδεση δεδομένων ή ανάγκη για πρόσθετες διασυνδέσεις.

Αυτό μπορεί να αποφευχθεί με μικρές, σταδιακές υλοποιήσεις πριν τη συνολική μετάβαση που μπορεί να επιφέρει τυχόν επιπλοκές.

2) Αυξημένο κόστος παραμετροποίησης και συντήρησης

Η δημιουργία custom mobile εφαρμογών ή η ενσωμάτωση middleware λύσεων για να γεφυρωθούν τα κενά ανάμεσα σε desktop και mobile περιβάλλοντα ενδέχεται να απαιτήσει επιπλέον πόρους.

Εκτός από την αρχική επένδυση, πρέπει να ληφθεί υπόψη το κόστος συντήρησης, ενημερώσεων και υποστήριξης πολλαπλών συσκευών και λειτουργικών συστημάτων.

Σημαντικός είναι ο ρόλος του συνεργάτη που θα αναλάβει την υλοποίηση. Εκείνος, πρέπει να σας προτείνει τις κατάλληλες τεχνολογίες και να σχεδιάσει έξυπνα την εφαρμογή, εξασφαλίζοντας πως η ανάπτυξή της θα επιστρέψει σύντομα την επένδυσή σας μέσα από τον βελτιωμένο τρόπο εργασίας.

3) Ενισχυμένες απαιτήσεις ασφαλείας

Οι φορητές συσκευές μπορούν να αποτελέσουν πύλες πρόσβασης για κακόβουλες ενέργειες.

Η μεταφορά εταιρικών δεδομένων μέσω ανοιχτών δικτύων ή η απώλεια μιας συσκευής μπορεί να αποβεί κρίσιμη.

Για την προστασία των δεδομένων απαιτούνται πολιτικές ασφαλείας που περιλαμβάνουν κρυπτογράφηση δεδομένων, πολυπαραγοντική ταυτοποίηση χρήστη, δυνατότητα απομακρυσμένου αποκλεισμού συσκευών και διαχείριση προσβάσεων ανά χρήστη.

4) Εκπαίδευση χρηστών και διαχείριση αλλαγής

Η τεχνολογία από μόνη της δεν επαρκεί. Οι χρήστες πρέπει να εκπαιδευτούν όχι μόνο στη χρήση της εφαρμογής, αλλά και στην αλλαγή νοοτροπίας που απαιτεί η mobile-first προσέγγιση.

Η έλλειψη εσωτερικής αποδοχής συχνά αποτελεί λόγο αποτυχίας ενός έργου mobile ERP. Για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό να εκπαιδεύσετε ολοκληρωμένα τον κάθε χρήστη που θα κληθεί να τη χρησιμοποιήσει, καθώς και να επικοινωνήσετε ξεκάθαρα την αξία που θα προσφέρει η ενσωμάτωσή της.

Τεχνολογίες Ανάπτυξης Mobile ERP Εφαρμογών

1) Custom υλοποίηση

Στη Verus+, διαθέτουμε εξειδικευμένο τμήμα προγραμματισμού που αναπτύσσει custom εφαρμογές, πλήρως συνδεδεμένες με το ERP της επιχείρησής σας. Κατανοούμε πλήρως τον τρόπο που εργάζεστε και σχεδιάζουμε εφαρμογές που απλοποιούν την καθημερινότητά σας και βελτιώνουν τις διαδικασίες σας.

2) Power Apps

Με την τεχνολογία Power Apps της Microsoft, αναπτύσσουμε mobile ERP εφαρμογές με ταχύτητα και χαμηλότερο κόστος. Τα έτοιμα εργαλεία ανάπτυξης επιταχύνουν τη διαδικασία υλοποίησης, επιτρέποντάς μας να αναπτύξουμε γρήγορα εφαρμογές που αυτοματοποιούν διαδικασίες και βελτιώνουν την παραγωγικότητα της ομάδας σας.

Πλατφόρμες Υλοποίησης Mobile ERP

Ως εταιρεία, προσφέρουμε δύο ολοκληρωμένες και σύγχρονες ERP λύσεις ,το SoftOne ERP και το Microsoft Dynamics 365 Business Central που υποστηρίζουν και επεκτείνουν τη χρήση mobile εφαρμογών σε κάθε κρίσιμο τομέα της επιχείρησης.

Softone ERP

Το SoftOne διαθέτει ενσωματωμένες mobile λύσεις που καλύπτουν λειτουργίες όπως:

• Διαχείριση αποθεμάτων, παραγγελιών και παραλαβών μέσω εφαρμογών τύπου WMS όπως το Honeybee.
• Πρόσβαση σε HR λειτουργίες, αιτήσεις, αδειοδότηση και επικοινωνία προσωπικού, μέσω της πλατφόρμας MyWorkplace.
• Έγκριση αιτημάτων, ενημέρωση πελατολογίου, τιμολόγηση και πωλήσεις.

Επιπλέον, υπάρχει η δυνατότητα ανάπτυξης custom mobile εφαρμογών πλήρως συνδεδεμένων με τα δεδομένα του ERP, καλύπτοντας ακόμα και μοναδικές ανάγκες πεδίου (παραγγελιοληψία, field service, logistics, κ.ά.).

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Το Business Central της Microsoft σχεδιάστηκε εξ αρχής ως cloud-first ERP, με πλήρη υποστήριξη για mobile πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο, χωρίς πρόσθετες παραμετροποιήσεις.

Μέσα από την επίσημη εφαρμογή για κινητά και tablet (iOS & Android), οι χρήστες μπορούν να:

• Επεξεργάζονται προσφορές, παραγγελίες, τιμολόγια και αποθέματα.
• Βλέπουν οικονομικά και εμπορικά dashboards με KPIs.
• Εκτελούν εγκρίσεις, να ενημερώνουν πελάτες και να λαμβάνουν αποφάσεις από οπουδήποτε.

Με την ισχυρή ενσωμάτωση στο Microsoft 365 οικοσύστημα, προσφέρει μοναδικές δυνατότητες συνεργασίας (Teams, Outlook, SharePoint), ανάπτυξη εφαρμογών με Power Apps, ενώ η σύνδεση με Power BI δίνει εξελιγμένη εικόνα της επιχείρησης ακόμα και από το κινητό.

Επεκτείνετε το ERP σας με Mobile Εφαρμογές

Οι mobile εφαρμογές μπορούν να αποτελέσουν πολύτιμο εργαλείο στην καθημερινότητά σας. Με την κατάλληλη ενσωμάτωση, μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά τον τρόπο που εργάζεστε, να επιταχύνουν διαδικασίες και να διευκολύνουν την πρόσβαση στην πληροφορία.

Επικοινωνήστε σήμερα μαζί μας και κλείστε μία δωρεάν συμβουλευτική για να αναλύσουμε τις ανάγκες σας και να σας προτείνουμε τις λύσεις mobile ERP που ταιριάζουν στην επιχείρησή σας.

Μιλήστε με έναν ειδικό