Τι είναι οι AI Agents και πώς βοηθούν τις επιχειρήσεις;
30 July 2025
Πώς να αυξήσετε τη δέσμευση των πελατών σας
5 August 2025
Η διαδικασία ελέγχου και συμφωνίας μεταξύ του εμπορικού κυκλώματος (π.χ., πωλήσεις, αγορές, αξιόγραφα) και της Γενικής Λογιστικής είναι κρίσιμη, ειδικά πριν το κλείσιμο κάθε μήνα. Στόχος είναι να εντοπιστούν άμεσα τυχόν διαφορές, να γίνουν οι απαραίτητες διορθώσεις και να διασφαλιστεί η απόλυτη ταύτιση των δεδομένων ανάμεσα στα δύο κυκλώματα.
Η χρήση της κεντρικής οθόνης ελέγχου στο Softone ERP προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα:
- Ταχύτητα: Εντοπίζετε αμέσως τις διαφορές αξιών μέσα από μία μόνο οθόνη.
- Εξοικονόμηση Χρόνου: Δεν χρειάζεται πλέον να συγκρίνετε δεδομένα από πολλές διαφορετικές εκτυπώσεις και καταστάσεις.
- Ακρίβεια: Μπορείτε να δείτε τα αποτελέσματα αναλυτικά, ακόμα και σε επίπεδο ημέρας, κάνοντας την εύρεση της πηγής του προβλήματος πολύ πιο εύκολη.
Γιατί δε συμφωνεί το εμπορικό με τη λογιστική στο Softone: Πιθανές αιτίες
Οι αποκλίσεις μεταξύ των δύο κυκλωμάτων μπορούν να προκληθούν από διάφορους παράγοντες, τόσο τεχνικούς όσο και ανθρώπινους. Η κατανόησή τους είναι το πρώτο βήμα για την επίλυση και την πρόληψη.
1) Μη Ολοκληρωμένη Ενημέρωση Λογιστικής (Γέφυρα)
Η πιο συχνή αιτία ασυμφωνίας εμπορικού – λογιστικής. Έχουν εκδοθεί εμπορικά παραστατικά (π.χ. τιμολόγια, δελτία αποστολής) αλλά δεν έχει εκτελεστεί η εργασία “Ενημέρωση Λογιστικής από Εμπορικό”, με αποτέλεσμα να μην έχουν δημιουργηθεί τα αντίστοιχα λογιστικά άρθρα.
2) Χειροκίνητες Λογιστικές Εγγραφές
Καταχώρηση ενός λογιστικού άρθρου απευθείας σε έναν λογαριασμό Γενικής Λογιστικής ο οποίος, εξ ορισμού, θα έπρεπε να ενημερώνεται αυτόματα μόνο από το εμπορικό κύκλωμα (π.χ. χειροκίνητη χρέωση του λογαριασμού Γ.Λ. ενός πελάτη αντί για την έκδοση τιμολογίου).
3) Ακυρώσεις Παραστατικών
Ένα εμπορικό παραστατικό ακυρώνεται, αλλά το αντίστοιχο λογιστικό άρθρο που είχε δημιουργηθεί δεν αντιλογίζεται (δεν ακυρώνεται) σωστά ή καθόλου.
4) Λάθος Παραμετροποίηση στη Γέφυρα
Μια σειρά παραστατικού (π.χ. “Τιμολόγιο Πώλησης Εξωτερικού”) ενδέχεται να είναι συνδεδεμένη με λάθος λογαριασμούς Γ.Λ. στη γέφυρα. Η αξία καταγράφεται σωστά στο εμπορικό, αλλά κατευθύνεται σε λάθος λογαριασμό στη λογιστική, προκαλώντας ασυμφωνία στους λογαριασμούς που ελέγχονται.
5) Διαφορές Χρονισμού
Το εμπορικό τμήμα μπορεί να καταχωρήσει παραστατικά μετά το λογιστικό κλείσιμο του προηγούμενου μήνα, δημιουργώντας προσωρινές ασυμφωνίες.
6) Συναλλαγές εκτός ERP
Καταγραφή μιας δαπάνης ή μιας είσπραξης σε ένα εξωτερικό σύστημα (π.χ. e-banking) χωρίς την ταυτόχρονη και ορθή καταχώρησή της στο ERP.
7) Λανθασμένα Αρχικά Υπόλοιπα
Εάν τα υπόλοιπα έναρξης πελατών, προμηθευτών ή αποθήκης δεν εισήχθησαν σωστά κατά την έναρξη χρήσης του συστήματος, θα κουβαλούν τη διαφορά αυτή σε κάθε περίοδο.
Πώς να ελέγξετε τη συμφωνία εμπορικού - λογιστικής στο Softone ERP
Για να πραγματοποιήσετε τον έλεγχο και να επιτύχετε τη συμφωνία στο Softone, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1) Προετοιμασία: Ενημέρωση της Λογιστικής
Πριν ξεκινήσετε τον έλεγχο, είναι απαραίτητο να βεβαιωθείτε ότι όλες οι κινήσεις της Εμπορικής Διαχείρισης (π.χ. τιμολόγια πώλησης, αγορών) έχουν ενημερώσει τη Γενική Λογιστική. Εκτελέστε τη μαζική εργασία Ενημέρωση Λογιστικής από Εμπορικό για το χρονικό διάστημα που θέλετε να ελέγξετε.
2) Εκτέλεση του Ελέγχου Συμφωνίας
Αφού ολοκληρωθεί η ενημέρωση, μεταβείτε στην εργασία Έλεγχος συμφωνίας με εμπορικό.
- Στο πεδίο Συμφωνία, επιλέξτε το σενάριο ελέγχου που αντιστοιχεί στις ανάγκες σας.
- Ορίστε το Ημερομηνιακό διάστημα που θέλετε να ελέγξετε.
- Πατήστε Εκτέλεση για να εμφανιστούν τα αποτελέσματα.
3) Ανάλυση Αποτελεσμάτων και Εντοπισμός Διαφορών
Η οθόνη αποτελεσμάτων σας δίνει μια σαφή εικόνα της κατάστασης:
Συνοπτική Εικόνα: Στον πίνακα Βήματα ελέγχου, βλέπετε τη συνολική αξία από τη Λογιστική και την αντίστοιχη από το Εμπορικό για κάθε κατηγορία (π.χ. Πωλήσεις, Αγορές, Υπόλοιπα Πελατών).
Αν οι αξίες ταυτίζονται, ενεργοποιείται αυτόματα η ένδειξη Συμφωνία.
Αν υπάρχει απόκλιση, η Διαφορά εμφανίζεται στην αντίστοιχη στήλη.
Εντοπισμός της Πηγής: Κάνοντας διπλό κλικ σε μια γραμμή που παρουσιάζει διαφορά, μπορείτε να δείτε μια αναλυτική ανάλυση ανά ημέρα και ανά λογαριασμό Γενικής Λογιστικής, εντοπίζοντας έτσι με ακρίβεια πότε και πού δημιουργήθηκε η ασυμφωνία.
Αναλυτικά Δεδομένα:
Στον πίνακα Λογιστική, βλέπετε αναλυτικά τις λογιστικές εγγραφές (άρθρα) που απαρτίζουν το σύνολο.
Στον πίνακα Εμπορικό, βλέπετε τις αντίστοιχες εμπορικές κινήσεις (π.χ. από τη Στατιστική Πωλήσεων). Με διπλό κλικ μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στο σχετικό παραστατικό.
Σε περίπτωση ασυμφωνίας, μπορείτε να ελέγξετε ποιες εμπορικές κινήσεις δεν έχουν δημιουργήσει λογιστικό άρθρο, εντοπίζοντας εύκολα παραστατικά που δεν έχουν ενημερώσει τη λογιστική.
4) Διόρθωση και Επιβεβαίωση
Αφού εντοπίσετε τις αιτίες των διαφορών (π.χ. παραστατικά που δεν μεταφέρθηκαν στη λογιστική), προχωρήστε στις απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες. Στη συνέχεια, εκτελέστε ξανά την εργασία ελέγχου για να επιβεβαιώσετε ότι έχει επιτευχθεί πλήρης συμφωνία.
Βασικές Κατηγορίες προς Συμφωνία
Οι έλεγχοι συμφωνίας συνήθως καλύπτουν τις παρακάτω κρίσιμες περιοχές:
Συναλλασσόμενοι: Υπόλοιπα Πελατών και Προμηθευτών (εσωτερικού και εξωτερικού).
Αγορές: Αξίες αγορών εμπορευμάτων, πρώτων υλών, αναλωσίμων κ.λπ.
Πωλήσεις: Αξίες πωλήσεων ανά κατηγορία (χονδρική, λιανική), ανά υποκατάστημα και ανά είδος (εμπορεύματα, προϊόντα, υπηρεσίες).
Χρηματικοί Λογαριασμοί: Υπόλοιπα Ταμείου και τραπεζικών λογαριασμών όψεως.
Αξιόγραφα: Εισπρακτέα και πληρωτέα αξιόγραφα, ανά κατάσταση (π.χ. στο χαρτοφυλάκιο, σε είσπραξη).
Δαπάνες & ΦΠΑ.
Tips για να εξασφαλίσετε τη συμφωνία εμπορικού - λογιστικής
Η υιοθέτηση προληπτικών μέτρων και σαφών διαδικασιών μπορεί να μειώσει δραστικά την εμφάνιση λαθών και να κάνει τη διαδικασία κλεισίματος μήνα ταχύτερη και πιο αξιόπιστη.
1) Καταχώρηση παραστατικών με τεχνητή νοημοσύνη
Εντάξτε στις διαδικασίες σας την καταχώρηση παραστατικών με τεχνητή νοημοσύνη. Το AI θα σας βοηθήσει να επιταχύνετε τις καταχωρήσεις και να μειώσετε τα λάθη στους κωδικούς και στις αξίες.
2) Καθιέρωση Τακτικών Ελέγχων
Εκτελέστε την εργασία ελέγχου συμφωνίας σε εβδομαδιαία ή ακόμα και σε καθημερινή βάση. Είναι πολύ πιο εύκολο να βρεθεί μια διαφορά που προέκυψε μέσα σε 24 ώρες παρά μέσα σε 30 ημέρες.
3) Αυτοματοποίηση της Ενημέρωσης
Αντί για τη χειροκίνητη εκτέλεση της γέφυρας, ρυθμίστε την ενημέρωση της λογιστικής να γίνεται αυτόματα με την καταχώρηση του εμπορικού παραστατικού. Εναλλακτικά, προγραμματίστε την αυτόματη εκτέλεση της μαζικής ενημέρωσης σε τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ. κάθε βράδυ).
4) Περιορισμός Χειροκίνητων Εγγραφών
Αποτρέψτε τη δυνατότητα χειροκίνητης καταχώρησης λογιστικών άρθρων σε λογαριασμούς “ελέγχου” (π.χ. 30.00 Πελάτες, 50.00 Προμηθευτές, 70.xx Πωλήσεις Εμπορευμάτων). Αυτοί οι λογαριασμοί πρέπει να ενημερώνονται αποκλειστικά μέσω των αντίστοιχων εμπορικών κυκλωμάτων.
5) Δημιουργία Checklist Κλεισίματος Περιόδου
Φτιάξτε μια λίστα ελέγχου (checklist) με όλα τα απαραίτητα βήματα που πρέπει να ακολουθούνται στο τέλος κάθε μήνα. Αυτή η λίστα θα πρέπει να περιλαμβάνει:
Εκτέλεση ενημέρωσης λογιστικής για όλες τις ενότητες.
Εκτέλεση του ελέγχου συμφωνίας.
Έλεγχο για εκκρεμή ή ακυρωμένα παραστατικά.
6) Συνεχής Εκπαίδευση Χρηστών
Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι χρήστες κατανοούν πλήρως τη ροή των εργασιών και τη σημασία τους. Για παράδειγμα, πρέπει να γνωρίζουν τη σωστή διαδικασία για την ακύρωση ενός τιμολογίου και την έκδοση πιστωτικού, αντί για μια απλή διαγραφή.
7) Χρήση Βοηθητικών Εκτυπώσεων
Αξιοποιήστε αναφορές όπως “Ανενημέρωτα Παραστατικά Εμπορικού” για να εντοπίζετε προληπτικά κινήσεις που δεν έχουν περάσει στη λογιστική, πριν καν ξεκινήσετε τον επίσημο έλεγχο συμφωνίας.
Χρειάζεστε βοήθεια με την οικονομική διαχείριση στο Softone;
Η Verus+ προσφέρει υπηρεσίες ψηφιακού μετασχηματισμού για πάνω από 23 χρόνια. Είμαστε πιστοποιημένοι συνεργάτες Softone και έχουμε υλοποιήσει εκατοντάδες επιτυχημένες εγκαταστάσεις. Έτσι, διαθέτουμε την απαραίτητη εμπειρία για να υποστηρίξουμε πλήρως την επιχείρησή σας στις ανάγκες μηχανογράφησης, με το Soft1 ERP και το κύκλωμα χρηματοοικονομικής διαχείρισης.
Επικοινωνήστε σήμερα μαζί μας και κλείστε μία δωρεάν συμβουλευτική για να ανακαλύψετε πώς μπορούμε να βελτιώσουμε τον τρόπο που εργάζεστε με σταδιακές, αποδοτικές λύσεις.
