Τι είναι οι AI Agents; 7 Δυνατότητες στις Επιχειρήσεις

Σίγουρα έχετε ακούσει για τους AI Agents και πώς αυτοματοποιούν όλες τις διαδικασίες, με τεράστια ταχύτητα και χωρίς λάθη.

Στην πραγματικότητα, το AI δεν έχει φτάσει ακόμα εκεί. Κάνει λάθη, χρειάζεται σωστή εκπαίδευση και προσαρμογή στην δική σας επιχείρηση, και απαιτεί στις περισσότερες περιπτώσεις ανθρώπινη επίβλεψη και παρέμβαση. Παρ’ όλα αυτά, οι AI Agents χρησιμοποιούνται πλέον καθημερινά από τις επιχειρήσεις με σημαντική αποτελεσματικότητα.

Δεν αντικαθιστούν τους ανθρώπους, αποτελούν όμως εξαιρετικά εργαλεία που απλοποιούν την καθημερινότητα και επιτρέπουν στο προσωπικό σας να πετύχει περισσότερα. Σε αυτό το άρθρο θα αναλύσουμε πώς οι AI Agents μπορούν να εξελίξουν τον τρόπο που εργάζεστε.

Τι είναι οι AI Agents;

Με απλά λόγια, ένας AI Agent (ή πράκτορας τεχνητής νοημοσύνης) είναι ένα αυτόνομο πρόγραμμα λογισμικού που έχει εκπαιδευτεί στα δικά σας δεδομένα και ολοκληρώνει συγκεκριμένες εργασίες. Διαφέρει από την απλή αυτοματοποίηση γιατί διαθέτει τρεις βασικές ικανότητες:

Αντίληψη (Perception): Κατανοεί το ψηφιακό του περιβάλλον (π.χ. διαβάζει emails, παρακολουθεί βάσεις δεδομένων, βλέπει αλλαγές σε συστήματα).
Λήψη Αποφάσεων (Decision-Making): Αναλύει τις πληροφορίες που αντιλαμβάνεται και αποφασίζει ποια είναι η καλύτερη δυνατή ενέργεια για να πετύχει τον στόχο του.
Δράση (Action): Εκτελεί την απόφαση που πήρε (π.χ. στέλνει ένα email, ενημερώνει το ERP, δημιουργεί μια αναφορά, κλείνει ένα ραντεβού).

Σκεφτείτε τον ως έναν ψηφιακό υπάλληλο που βρίσκεται εκεί όποτε του ζητηθεί από τους υπαλλήλους σας ή τους πελάτες σας για να τους υποστηρίξει στην καθημερινότητά τους.

Πώς μπορούν όμως οι ψηφιακοί βοηθοί να ενδυναμώσουν την δική σας επιχείρηση;

7 περιπτώσεις χρήσης των AI Agents

1) Onboarding προσωπικού

Οι AI Agents μπορούν να εκπαιδευτούν στις διαδικασίες σας και στη συνέχεια να καθοδηγήσουν κατάλληλα τους νέους εργαζόμενους.

Δέχονται ερωτήσεις από τον χρήστη και του παρέχουν οδηγίες βήμα προς βήμα, βοηθώντας τον να ολοκληρώσει γρήγορα την εργασία του. Ταυτόχρονα, μπορούν να τον βοηθήσουν να βρει γρήγορα αυτό που ψάχνει, για να μην χάνει χρόνο αναζητώντας έγγραφα και αρχεία.

Με τον τρόπο αυτό, οι νέοι υπάλληλοι μπορούν να είναι παραγωγικοί και να προσφέρουν ουσιαστικά από την πρώτη μέρα.

2) Υποστήριξη πελατών

Οι ψηφιακοί βοηθοί βρίσκονται δίπλα στους πελάτες σας, για να λύσουν πιθανά προβλήματα και να επιταχύνουν τις πωλήσεις. Μερικοί τρόποι με τους οποίους οι AI agents υποστηρίζουν τους πελάτες σας:

Τους καθοδηγούν στη διαδικασία αγοράς, απαντώντας σε ερωτήσεις για τα προϊόντα και εξηγώντας τις διαφορές τους.
Απλοποιούν τη διαδικασία επιστροφών, επιτρέποντάς τους να επιστρέψουν το προϊόν με ευκολία.
Απαντούν σε ερωτήσεις σχετικά με τη χρήση του προϊόντος και την αντιμετώπιση συχνών προβλημάτων. Έτσι, βελτιώνουν την εμπειρία του πελάτη ο οποίος λύνει γρήγορα το πρόβλημά του, χωρίς να αναζητήσει τηλεφωνικά κάποιον εκπρόσωπο.

Οι virtual agents βοηθούν τους πελάτες να αγοράσουν με αυτοπεποίθηση και να λύσουν πιθανά ζητήματα με ταχύτητα, μειώνοντας ταυτόχρονα το φόρτο εργασίας του προσωπικού.

3) Ανάλυση δεδομένων

Οι AI Agents κάνουν την ανάλυση δεδομένων προσιτή σε όλους τους εργαζομένους, και όχι μόνο σε αυτούς με γνώσεις στατιστικής και data analytics.

Ενσωματώνονται σε συστήματα ERP (όπως το Softone ERP ή το Dynamics 365 Business Central), σε βάσεις δεδομένων, στο Excel, και σε εφαρμογές business intelligence (π.χ. Power BI), αναλύουν με μεγάλη ταχύτητα τα δεδομένα ανεξαρτήτως όγκου, και προσφέρουν χρήσιμα insights, απαντώντας στα ερωτήματα του χρήστη.

Αυτές οι δυνατότητες των virtual agents ενδυναμώνουν κάθε χρήστη να λάβει έξυπνες αποφάσεις για την εργασία του, ακόμα και αν δεν έχει δεξιότητες ανάλυσης δεδομένων.

4) Αναζήτηση πληροφοριών

Μια από τις πιο αποτελεσματικές δυνατότητες των ψηφιακών βοηθών είναι η αναζήτηση αρχείων ή πληροφοριών μέσα σε τεράστιο πλήθος εγγραφών.

Θέλετε να βρείτε ένα συγκεκριμένο word ή ένα τιμολόγιο προμηθευτή σας; Με τους AI Agents δεν χρειάζεται να θυμάστε τον τίτλο του αρχείου. Περιγράφετε ότι θυμάστε από το έγγραφο σε φυσική γλώσσα και σε λίγα δευτερόλεπτα ο AI Agent σας επιστρέφει τα πιθανά αρχεία.

Με τον τρόπο αυτό, οι άνθρωποί σας εξοικονομούν πολύτιμο χρόνο και ενέργεια, και επικεντρώνονται στις δραστηριότητες που απαιτούν την εξειδίκευσή τους.

5) Πωλήσεις

Οι virtual agents αποτελούν σύμμαχο της ομάδας πωλήσεων, προσφέροντας πολύτιμες δυνατότητες που διευκολύνουν την καθημερινότητα των πωλητών:

Απαντούν σε ερωτήσεις σχετικά με τους πελάτες και συνοψίζουν τις πληροφορίες τους με ταχύτητα
Προτείνουν την επόμενη ενέργεια
Γράφουν προσωποποιημένα email με βάση το ιστορικό επικοινωνίας και τα στοιχεία του πελάτη
Αξιολογούν τα leads, αυτοματοποιώντας την προτεραιοποίησή τους
Προβλέπουν τις πωλήσεις

Με τους AI Agents οι πωλητές σας επικεντρώνονται πάντα στην επόμενη πώληση. Έχουν ανά πάσα στιγμή τις πληροφορίες που χρειάζονται και γνωρίζουν πάντα το επόμενο βήμα.

Συστήματα CRM όπως το Dynamics 365 Sales και το Softone Web CRM προσφέρουν ενσωματωμένες αυτές τις δυνατότητες, χωρίς να χρειάζεται εκτεταμένη εκπαίδευση και παραμετροποίηση.

6) Έρευνα αγοράς

Οι AI Agents αναλύουν με ταχύτητα πηγές του οργανισμού σας, καθώς και πληροφορίες του ίντερνετ, και προσφέρουν χρήσιμα συμπεράσματα για την αγορά.

Έτσι, τα στελέχη σας μπορούν να λάβουν ενημερωμένες στρατηγικές αποφάσεις, χωρίς να καταναλώσουν πολύτιμους πόρους στην έρευνα.

7) IT Support

Ένας ακόμα ρόλος που μπορούν να αναλάβουν οι virtual agents είναι η υποστήριξη IT.

Είτε πρόκειται για εσωτερική υποστήριξη του προσωπικού, είτε για ζητήματα των πελατών, οι AI Agents είναι διαθέσιμοι 24/7 και βοηθούν στην άμεση επίλυση των ζητημάτων.

Το τμήμα υποστήριξης επικεντρώνεται στα πιο πολύπλοκα ζητήματα που απαιτούν τις δεξιότητές τους, και απαλλάσσονται από τα απλά, συχνά προβλήματα που λύνονται εύκολα με τη βοήθεια του AI.

Οφέλη της ενσωμάτωσης virtual agents στις επιχειρήσεις

1) Αύξηση παραγωγικότητας

Οι AI Agents απελευθερώνουν το προσωπικό σας από επαναλαμβανόμενες και χρονοβόρες εργασίας, και του επιτρέπουν να ασχοληθεί με δραστηριότητες μεγαλύτερης αξίας.

Σύμφωνα με έρευνα του Slack, οι υπάλληλοι που δεν χρησιμοποιούν agents στην καθημερινότητά τους ξοδεύουν κατά μέσο όρο 40% περισσότερο χρόνο σε διαχειριστικές εργασίες.

2) Μείωση κόστους

Με τους ψηφιακούς βοηθούς αυτοματοποιείτε χειροκίνητες διαδικασίες και μειώνετε τα λάθη, οδηγώντας σε άμεση εξοικονόμηση πόρων.

Για παράδειγμα, σύμφωνα με το Boston Consulting Group, μία παγκόσμια τράπεζα μείωσε 10 φορές τα κόστη της, αξιοποιώντας AI Agents στην επικοινωνία με τους πελάτες.

3) Βελτιωμένη εμπειρία πελάτη

Οι virtual agents βρίσκονται ανά πάσα στιγμή δίπλα στον πελάτη σας. Λύνουν άμεσα τα προβλήματα και απαντούν στις ερωτήσεις τους, επιταχύνοντας την εξυπηρέτησή τους. Συνεπώς, αποτελούν ένα σημαντικό εργαλείο που σας βοηθάει να αυξήσετε την ικανοποίηση των πελατών σας, ενθαρρύνοντάς τους να σας επιλέξουν και για τις επόμενες αγορές τους.

4) Ενημερωμένη, γρήγορη λήψη αποφάσεων

Οι εργαζόμενοί σας λαμβάνουν έξυπνες αποφάσεις με ταχύτητα, αξιοποιώντας τις προηγμένες ικανότητες ανάλυσης δεδομένων των ψηφιακών βοηθών.

5) Καλύτερη αξιοποίηση προσωπικού

Με τους ψηφιακούς βοηθούς οι υπάλληλοί σας εργάζονται αποτελεσματικά από νωρίς. Εξοικειώνονται γρηγορότερα στα καθήκοντά τους και συνεισφέρουν ουσιαστικά από την αρχή, μειώνοντας το διάστημα προσαρμογής τους.

6) Βελτιωμένη επικοινωνία μεταξύ των συστημάτων

Ένας AI Agent μπορεί να λειτουργήσει ως γέφυρα μεταξύ των διαφορετικών λογισμικών που χρησιμοποιείτε (π.χ. ERP, CRM, WMS), διασφαλίζοντας την άμεση και αμφίδρομη ροή της πληροφορίας.

Προκλήσεις στην εφαρμογή των ψηφιακών βοηθών

1) Πολυπλοκότητα και κόστος

Η αρχική ανάπτυξη και εκπαίδευση του AI Agent μπορεί να είναι πολύπλοκη, με σημαντικό κόστος υλοποίησης. Αυτό αποτελεί αποτρεπτικό παράγοντα για τις μικρές επιχειρήσεις που θέλουν να εκσυγχρονίσουν τη λειτουργία τους.

Στη Verus+ αξιοποιούμε το Copilot Studio, την πλατφόρμα της Microsoft, η οποία μας επιτρέπει να αναπτύσσουμε με ταχύτητα και χαμηλό κόστος καινοτόμους AI Agents, κάνοντας προσιτή την υλοποίηση ακόμα και για επιχειρήσεις με μικρότερες δυνατότητες επένδυσης.

2) Ασφάλεια δεδομένων

Οι ψηφιακοί βοηθοί αποκτούν πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα της επιχείρησής σας, τα οποία πρέπει να προστατευτούν για λόγους ασφάλειας και συμμόρφωσης με τη νομοθεσία. Οι agents που αναπτύσσονται με το Copilot Studio αξιοποιούν τις υποδομές Azure Cloud της Microsoft, εξασφαλίζοντας την προστασία των δεδομένων σας.

3) Ενσωμάτωση με υπάρχοντα συστήματα

Η επιτυχία ενός agent εξαρτάται από την ικανότητά του να επικοινωνεί απρόσκοπτα με τα άλλα συστήματα της επιχείρησης, όπως το ERP. Μια αποτυχημένη ενσωμάτωση μπορεί να δημιουργήσει περισσότερα προβλήματα από όσα λύνει.

Οι AI Agents του Copilot Studio συνδέονται με πάνω από 1.500 συστήματα, εξασφαλίζοντας την ορθή μεταβίβαση της πληροφορίας.

Εκσυγχρονίστε τη λειτουργία σας με εξειδικευμένους AI Agents

Οι ψηφιακοί βοηθοί δεν είναι ακόμα σε θέση να καλύψουν ολοκληρωμένα κάποιον ρόλο. Ωστόσο, αν εκπαιδευτούν σωστά, μπορούν να αυξήσουν σημαντικά την παραγωγικότητα της ομάδας σας και να βελτιώσουν την εμπειρία των πελατών σας, βελτιώνοντας τα αποτελέσματα.

Θέλετε να μάθετε πώς οι AI Agents μπορούν να εκσυγχρονίσουν τις δικές σας διαδικασίες;

Κλείστε σήμερα μία δωρεάν συμβουλευτική και ανακαλύψτε τι είναι εφικτό.

7 Βέλτιστες Πρακτικές στη Διαχείριση Επιστροφών

Συμφωνία Εμπορικού – Λογιστικής στο Softone ERP

Τι είναι οι AI Agents;