7 βέλτιστες πρακτικές για την ενσωμάτωση ERP
4 December 2024
Αποδείξεις λιανικής μέσω ΦΗΜ: Διόρθωση Esend – ΑΑΔΕ
24 December 2024
Η αξιολόγηση προσωπικού είναι μία από τις σημαντικότερες αρμοδιότητες του τμήματος διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Σκοπός της; Η βελτίωση τόσο των ατομικών επιδόσεων, όσο και συνολικά του οργανισμού. Μπορεί να θεωρείται ότι αντιμετωπίζεται ως απειλή από τους εργαζομένους, όμως τα στατιστικά προβάλλουν διαφορετική εικόνα.
Σύμφωνα με το Harvard Business Review, το 92% των εργαζομένων δηλώνει πως όταν το αρνητικό feedback δίνεται με εποικοδομητικό τρόπο, βελτιώνει την απόδοσή τους. Με άλλα λόγια, δεν είναι η κριτική αυτή που δυσαρεστεί τους εργαζομένους, αλλά ο τρόπος μετάδοσής της. Σε αυτό το άρθρο θα αναλύσουμε πώς να αξιολογήσετε δίκαια και αποτελεσματικά το προσωπικό σας, ώστε να βελτιώσετε την απόδοσή τους.
Τι είναι η αξιολόγηση προσωπικού;
Η αξιολόγηση προσωπικού είναι η διαδικασία κατά την οποία εκτιμώνται οι επιδόσεις των εργαζομένων σε σχέση με τους προκαθορισμένους στόχους, τις αρμοδιότητες και τις ευθύνες τους. Συχνά, περιλαμβάνει εργαλεία όπως:
- Συνεντεύξεις ανατροφοδότησης (feedback sessions).
- Ερωτηματολόγια αυτοαξιολόγησης.
- Μετρήσεις βάσει KPI (Key Performance Indicators).
- Αξιολόγηση 360° (από συναδέλφους, προϊσταμένους, υφισταμένους και πελάτες).
Αυτή η διαδικασία βοηθά στην ανάλυση τόσο της ατομικής συμβολής κάθε εργαζομένου όσο και στη διαμόρφωση ενός στρατηγικού πλάνου ανάπτυξης.
Οφέλη της αξιολόγησης προσωπικού
Όταν η αξιολόγηση προσωπικού γίνεται σωστά, έχει σημαντικά οφέλη για την επιχείρηση αλλά και για τους ίδιους τους εργαζομένους:
1) Βελτίωση της απόδοσης
Η αποτελεσματική αξιολόγηση των εργαζομένων δίνει ξεκάθαρη εικόνα στην απόδοσή τους και στις περιοχές που χρειάζονται βελτίωση. Με αυτά τα δεδομένα, το τμήμα HR μπορεί να καταρτήσει ένα δομημένο πρόγραμμα εκπαίδευσης, δίνοντας έμφαση στη βελτίωση των αδύναμων σημείων και βελτιώνοντας έτσι την απόδοση.
Παράλληλα, η αξιολόγηση λειτουργεί και από μόνη της ως ένα κίνητρο για τους εργαζομένους, οι οποίοι πιστεύουν πως το εποικοδομητικό feedback βελτιώνει τις επιδόσεις τους.
2) Εντοπισμός ταλέντων για ανάπτυξη
Μέσω της αξιολόγησης, η επιχείρηση μπορεί να εντοπίσει τους εργαζομένους με τις καλύτερες επιδόσεις και προοπτικές ανάπτυξης. Έπειτα, μπορεί να τους προωθήσει σταδιακά σε ανώτερες θέσεις, με μεγαλύτερη ευθύνη και επίδραση στην εταιρεία.
3) Λήψη ενημερωμένων αποφάσεων
Η αξιολόγηση του προσωπικού παρέχει στην επιχείρηση τα απαραίτητα δεδομένα για να λάβει έξυπνες αποφάσεις, σχετικά με τις προαγωγές, τις αυξήσεις, ακόμα και για τις απολύσεις, όταν ένας εργαζόμενος δεν αποδίδει τα αναμενόμενα μετά την απαραίτητη εκπαίδευση και ένα λογικό διάστημα προσαρμογής.
4) Καθορισμός προσδοκιών
Μέσα από αυτή τη διαδικασία, γίνονται ξεκάθαρες στο προσωπικό οι προσδοκίες για τα αποτελέσματα που αναμένονται από αυτούς. Ως αποτέλεσμα, οι εργαζόμενοι αναπροσαρμόζουν την συμπεριφορά τους ώστε να πετύχουν τα προσδοκόμενα αποτελέσματα.
5) Αύξηση εμπιστοσύνης και δέσμευσης
Η δίκαιη και διαφανής αξιολόγηση ενισχύει την εμπιστοσύνη των εργαζομένων στη διοίκηση, καλλιεργώντας ένα θετικότερο εργασιακό περιβάλλον. Είναι σημαντικό για το προσωπικό να αξιολογείται και να ανταμείβεται δίκαια.
Πώς να αξιολογήσετε αποτελεσματικά το προσωπικό σας
1) Καθορίστε ξεκάθαρα, ρεαλιστικά κριτήρια
Πριν ξεκινήσετε, είναι κρίσιμο να κατανοήσετε πλήρως το αντικείμενο του εργαζομένου. Πώς θα αξιολογήσετε αντικειμενικά το προσωπικό σας εάν δεν γνωρίζετε τα στάνταρ και τις δυσκολίες της εργασίας του; Μόνο έτσι θα μπορέσετε να θέσετε ρεαλιστικά κριτήρια και σαφείς στόχους και να τους αξιολογήσετε αποτελεσματικά.
2) Χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα εργαλεία
Χρησιμοποιήστε την μέθοδο αξιολόγησης που ταιριάζει περισσότερο στη δομή και τη λειτουργία της εταιρείας σας. Μπορείτε να αξιοποιήσετε εργαλεία όπως οι συνεντεύξεις, τα ερωτηματολόγια και οι αξιολογήσεις 360°, που υποστηρίζονται από τα εργαλεία HRMS.
3) Παρέχετε συχνό feedback
Είναι λάθος να περιορίζετε την αξιολόγηση του προσωπικού σας μόνο σε μία φορά το χρόνο ή το τρίμηνο. Σύμφωνα με το Forbes, το 65% των εργαζομένων θα ήθελε να δέχεται πιο συχνό feedback για την εργασία του. Μπορείτε να διατηρήσετε τις αναλυτικές ετήσιες ή τριμηνιαίες αξιολογήσεις, όμως η παροχή συχνού feedback, ακόμα και εβδομαδιαία, μπορεί να βελτιώσει την απόδοση των εργαζομένων και να αυξήσει την προσήλωσή τους.
4) Επιλέξτε τον κατάλληλο αξιολογητή
Για την επιτυχία της αξιολόγησης, είναι κρίσιμο να επιλέξετε ως αξιολογητές τα κατάλληλα άτομα. Στις περισσότερες περιπτώσεις είναι ο άμεσος προϊστάμενος του εργαζομένου. Μπορεί όμως εφόσον είναι λογικό, η αξιολόγηση να γίνει και από συναδέλφους ή πελάτες, ανάλογα με την αλληλεπίδρασή τους με τον εργαζόμενο.
5) Διασφαλίστε διαφάνεια και αντικειμενικότητα
Χρησιμοποιήστε δεδομένα και τυποποιημένα κριτήρια για να αποφύγετε προκαταλήψεις. Λύστε όλες τις απορίες και καθιερώστε ξεκάθαρες πολιτικές. Εξασφαλίστε ότι οι εργαζόμενοι κατανοούν πλήρως τα κριτήρια βάσει των οποίων αξιολογούνται.
6) Διατηρήστε θετικό κλίμα
Ακόμα και σε περίπτωση αρνητικής αξιολόγησης, ενθαρρύνετε τους εργαζομένους σας. Δείξτε ότι πιστεύετε σε αυτούς, ότι θα τους βοηθήσετε να βελτιώσουν την απόδοσή τους και ότι θα είστε συνεχώς δίπλα τους σε ότι χρειαστούν.
Εάν η αξιολόγηση είναι θετική, επιβραβεύστε τους, δείξτε τους ότι εκτιμάτε πραγματικά τη συνεισφορά τους, και ανταμείψτε τους δίκαια.
7) Αναπτύξτε πλάνο δράσης
Αρχικά, εντοπίστε τους λόγους για τους οποίους η απόδοση δεν είναι αναμενόμενη (π.χ. έλλειψη δεξιοτήτων, εργαλείων, κινήτρου κ.α.). Έπειτα, αναπτύξτε ένα πλάνο εκπαίδευσης με σαφείς στόχους βελτίωσης, και ακολουθήστε το.
Μία εναλλακτική λύση είναι η αλλαγή ρόλων ή η εκχώρηση διαφορετικών αρμοδιοτήτων, που ταιριάζουν περισσότερο στο προφίλ του εργαζομένου.
Σε κάθε περίπτωση, ενθαρρύνετε τους εργαζομένους σας και δώστε τους κίνητρο να βελτιωθούν.
8) Ακούστε τις απόψεις των εργαζομένων
Στη διαδικασία της αξιολόγησης, είναι σημαντικό να δώσετε χώρο στους ίδιους τους εργαζομένους να εκφράσουν τις απόψεις τους για αυτήν, αλλά και για ζητήματα όπως η εκπαίδευση και η καθημερινή λειτουργία. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί να βελτιωθούν τόσο το πλαίσιο εργασίας τους, αυξάνοντας την απόδοσή τους, όσο και οι διαδικασίες εκπαίδευσης και αξιολόγησης. Ταυτόχρονα, θα τους βοηθήσει να αισθανθούν ότι συνεισφέρουν και ότι η άποψή τους μετράει, αυξάνοντας τη δέσμευσή τους στην επιχείρηση.
Αξιολόγηση προσωπικού στο Softone
Ας δούμε αναλυτικά πώς μπορείτε να αξιολογήσετε το προσωπικό σας με τα εργαλεία του Soft1 HRMS, module του Soft1 ERP για τη διαχείριση προσωπικού.
Ομάδες ερωτήσεων
Στο Softone μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες για να συγκεντρώσετε ερωτήσεις με κοινά χαρακτηριστικά. Οι ομάδες ερωτήσεων διαθέτουν ξεχωριστή βαρύτητα στον υπολογισμό της συνολικής επίδοσης.
Με την επιλογή “αφορά στόχους”, συνδέετε τις ερωτήσεις με τους στόχους του αρχείου στελεχών.
Set απαντήσεων
Μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστά set απαντήσεων, με επιλογές όπως κλίμακα 1 – 10, Ναι ή Όχι, ελεύθερο κείμενο κλπ. Τα set αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως απαντήσεις σε πολλαπλές ερωτήσεις.
Ερωτήσεις
Δημιουργήστε με λίγα κλίκ τις ερωτήσεις των αξιολογήσεων. Πληκτρολογείτε μία σύντομη περιγραφή της ερώτησης, και μία αναλυτική εφόσον το επιθυμείτε. Έπειτα, επιλέγετε την ομάδα στην οποία ανήκει η ερώτηση, το set των πιθανών απαντήσεων και την επίδοση, απαραίτητη για τον υπολογισμό της συνολικής επίδοσης.
Ερωτηματολόγια
Για να φτιάξετε ένα ερωτηματολόγιο, επιλέγετε τις κατάλληλες ερωτήσεις και καταχωρείτε την βαρύτητα της καθεμίας.
Μοντέλα αξιολόγησης προσωπικού
Στη δημιουργία μοντέλου αξιολόγησης, επιλέγετε αρχικά το ερωτηματολόγιο που επιθυμείτε, με τις ομάδες ερωτήσεων και τις ερωτήσεις να εμφανίζονται αυτόματα. Στη συνέχεια, ορίζετε τον τύπο του μοντέλου, για να υποδείξετε ότι πρόκειται για αξιολόγηση προσωπικού ή υποψηφίων, και καταχωρείτε τη βαρύτητα των ερωτήσεων και των ομάδων τους.
Κύκλοι αξιολόγησης προσωπικού
Για να καθορίσετε τη διάρκεια ισχύος και τα μοντέλα αξιολόγησης που θα αξιοποιηθούν, χρησιμοποιήστε τους κύκλους αξιολόγησης.
Δημιουργία αξιολογήσεων
Επιλέγετε τα στελέχη που θέλετε να αξιολογήσετε και τον τύπο της αξιολόγησης, δηλαδή αν πρόκειται για στελέχη, προϊσταμένους ή υποψηφίους. Έπειτα, δηλώνετε τη σειρά δημιουργίας των ενεργειών των αξιολογήσεων, τον κύκλο αξιολόγησης και τον αξιολογητή. Έτσι δημιουργείτε την εγγραφή αξιολόγησης σύμφωνα με το ερωτηματολόγιο του μοντέλου αξιολόγησης που επιλέξατε.
Υπολογισμός επίδοσης
Για να υπολογίσετε την επίδοση του στελέχους, επιλέγετε αξιολογητή, συμπληρώνετε τις απαντήσεις, πατάτε “καταχώρηση” και τέλος “υπολογισμός επίδοσης”¨. Η βαρύτητα έρχεται συμπληρωμένη από το αντίστοιχο ερωτηματολόγιο, μπορείτε όμως να την επεξεργαστείτε.
Από το ευρετήριο αξιολογήσεων στελεχών, μπορείτε να υπολογίσετε μαζικά τις επιδόσεις, με δεξί κλικ στα “στελέχη” και “υπολογισμός επίδοσης”.
Αποτελέσματα αξιολογήσεων προσωπικού
Μόλις ολοκληρωθούν οι αξιολογήσεις, ο υπεύθυνος μπορεί να δει τα αποτελέσματα:
- αναλυτικά ανά ερώτηση
- συγκεντρωτικά ανά ομάδα
- συγκεντρωτικά ανά αξιολογητή
- τις κορυφαίες επιδόσεις
Βάσει αυτών, μπορείτε να θέσετε στόχους ανά θέση εργασίας ή ανά ομάδα ή συνολικά, bonus, προαγωγές και αποχωρήσεις, και να προγραμματίσετε και το πλάνο εκπαίδευσης.
Συχνά λάθη και προκλήσεις στην αξιολόγηση προσωπικού
1) Υποκειμενικότητα και προκαταλήψεις
Οι προσωπικές προκαταλήψεις των αξιολογητών μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά την ακρίβεια της αξιολόγησης. Για παράδειγμα, ένας αξιολογητής μπορεί να υπερτονίσει την πρόσφατη απόδοση (recency bias) ή να προτιμήσει εργαζομένους με παρόμοιο στυλ εργασίας. Για να αποφύγετε τις προκαταλήψεις, χρησιμοποιήστε τυποποιημένα και σαφή κριτήρια και αξιοποιήστε αξιολογήσεις 360°, που βασίζονται σε πολλαπλές πηγές ανατροφοδότησης.
2) Ασάφεια στόχων και κριτηρίων
Όταν τα κριτήρια αξιολόγησης δεν είναι σαφώς καθορισμένα, οι εργαζόμενοι και οι αξιολογητές δυσκολεύονται να κατανοήσουν τι αναμένεται από αυτούς. Αυτό οδηγεί σε ασαφείς αξιολογήσεις και δυσκολεύει τους υπεύθυνους να εξάγουν χρήσιμα συμπεράσματα. Καθορίστε εκ των προτέρων συγκεκριμένα κριτήρια, ευθυγραμμισμένα με τους στόχους της εταιρείας και βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ακριβώς τις προσδοκίες της επιχείρησης από αυτούς.
3) Αντίσταση από τους εργαζόμενους
Πολλοί εργαζόμενοι βλέπουν την αξιολόγηση ως «απειλή» ή ως εργαλείο κριτικής, με αποτέλεσμα να την αποφεύγουν ή να αμφισβητούν τη διαδικασία. Για να μην συμβαίνει αυτό, καλλιεργήστε μία κουλτούρα ανατροφοδότησης, όπου η αξιολόγηση λειτουργεί ως ευκαιρία ανάπτυξης και όχι ως τιμωρία. Παράλληλα, προσπαθήστε να επικοινωνήσετε τα οφέλη της αξιολόγησης στους εργαζομένους και δώστε έμφαση στην προσωπική τους ανάπτυξη.
4) Εστίαση μόνο στα αρνητικά
Ορισμένοι αξιολογητές δίνουν υπερβολική έμφαση στις αδυναμίες των εργαζομένων, παραβλέποντας τις επιτυχίες και τις δυνατότητές τους. Αυτό μπορεί να τους αποθαρρύνει και να μειώσει την αυτοπεποίθηση και την ικανοποίησή τους. Βεβαιωθείτε ότι επιβραβεύετε επαρκώς το προσωπικό σας για τα θετικά του στοιχεία και ότι μεταβιβάζετε το feedback με διάθεση βελτίωσης και όχι κριτικής.
5) Περιορισμός στους δείκτες απόδοσης (KPIs)
Η αποκλειστική εστίαση σε δείκτες KPIs (π.χ. παραγωγικότητα, πωλήσεις) αγνοεί κρίσιμες «ήπιες δεξιότητες» (soft skills), όπως ηγεσία, η ομαδικότητα και η επικοινωνία. Μπορείτε να συνδυάσετε ποσοτικούς και ποιοτικούς δείκτες στην αξιολόγηση ή ακόμα και να δημιουργήσετε ειδικά ερωτηματολόγια για να μετρήσετε τα soft skills.
Βελτιώστε την αξιολόγηση του προσωπικού σας
Η αξιολόγηση του προσωπικού αποτελεί μία ιδιαίτερα πολύπλοκη διαδικασία, ειδικότερα για επιχειρήσεις με δεκάδες ή εκατοντάδες εργαζομένους. Με ένα εργαλείο όπως το Softone HRMS, μπορείτε να απλοποιήσετε τη διαδικασία και να εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο, ώστε να επικεντρωθείτε σε σημαντικότερες εργασίες της διαχείρισης προσωπικού, όπως η ανάλυση και η ερμηνεία των αποτελεσμάτων, η εκπαίδευση των εργαζομένων και οι προσλήψεις.
Η Verus+, για πάνω από 15 χρόνια βοηθάει τους πελάτες της να βελτιστοποιήσουν τη διαχείριση του προσωπικού, και είναι ο ιδανικός συνεργάτης για να πετύχετε το ίδιο και στην δική σας εταιρεία. Επικοινωνήστε μαζί μας για να σας παρουσιάσουμε δωρεάν το Soft1 HRMS και να αντιληφθείτε μόνοι σας την επίδρασή του στη διαχείριση του προσωπικού σας.
