Αποδείξεις λιανικής μέσω ΦΗΜ: Διόρθωση Esend – ΑΑΔΕ
24 December 2024
Ψηφιακά Εργαλεία ΜμΕ Voucher 2025: Δικαιούχοι, Προθεσμίες και Προϊόντα
31 January 2025
Η γλώσσα των επιχειρήσεων είναι τα δεδομένα. Κοιτώντας μόνο 5-10 αριθμούς, μπορεί κάποιος να αποκτήσει μία καλή εικόνα για την πορεία μίας επιχείρησης. Οι βασικοί δείκτες απόδοσης (Key Performance Indicators ή KPIs) αποτελούν σημαντικά εργαλεία για τους επιχειρηματίες, αλλά και για κάθε τμήμα μίας επιχείρησης. Οι σωστοί KPIs μπορούν να σας βοηθήσουν να καταλάβετε καλύτερα τι συμβαίνει μέσα στην εταιρεία σας και να λάβετε έξυπνες αποφάσεις. Εξάλλου, ότι μετριέται, βελτιώνεται.
Τι είναι οι KPIs (Key Performance Indicators);
Οι Key Performance Indicators (KPIs) είναι συγκεκριμένες, μετρήσιμες τιμές που χρησιμοποιούνται για την αξιολόγηση της απόδοσης μίας επιχείρησης. Στην ουσία, οι KPIs λειτουργούν ως εργαλεία που βοηθούν τις επιχειρήσεις να παρακολουθούν την πρόοδό τους, να εντοπίζουν ευκαιρίες βελτίωσης και να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις.
Οι KPIs μπορεί να είναι ποσοτικοί, όπως το ποσοστό αύξησης εσόδων, ή ποιοτικοί, όπως η ικανοποίηση πελατών, και επιλέγονται με βάση τους στρατηγικούς στόχους της επιχείρησης. Είναι σημαντικό να είναι σαφείς, συγκεκριμένοι, και σχετιζόμενοι με τους στόχους που εξυπηρετούν, ώστε να παρέχουν ουσιαστική αξία.
Δεν είναι στατικοί, αλλά επανεξετάζονται και αναπροσαρμόζονται ανάλογα με την αλλαγή των προτεραιοτήτων, της αγοράς ή των επιχειρηματικών συνθηκών.
Γιατί είναι σημαντικά οι KPIs για τις επιχειρήσεις
1) Λήψη αποφάσεων
Οι KPIs, όταν υπολογίζονται σωστά, βοηθούν την επιχείρηση να αξιολογήσει αποδοτικά την πορεία της και να λάβει έξυπνες αποφάσεις που θα βελτιώσουν τους ίδιους τους δείκτες, αλλά και συνολικά τα αποτελέσματα της επιχείρησης.
2) Παρακολούθηση απόδοσης
Οι βασικοί δείκτες απόδοσης παρέχουν εικόνα στα σημαντικότερα στοιχεία μίας επιχείρησης. Τα στελέχη μπορούν να κρίνουν αν η εταιρεία λειτουργεί αποτελεσματικά, και να αποτρέψουν δύσκολες οικονομικές καταστάσεις.
Για να μπορούν τα στελέχη να έχουν ανά πάσα στιγμή ολοκληρωμένη εικόνα της επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο, είναι σημαντικό τα κρίσιμα KPIs να παρουσιάζονται σε μία οθόνη, με συνοπτικό, κατανοητό τρόπο.
Με ένα εργαλείο όπως το Power BI, μπορείτε να δημιουργήσετε μία οθόνη με τα πιο ουσιαστικά KPI για εσάς, τα οποία ενημερώνονται real-time.
Με τον τρόπο αυτό, ο επιχειρηματίας και τα διευθυντικά στελέχη θα μπορούν να προβάλλουν άμεσα την εικόνα της επιχείρησης μέσα σε μία μόνο οθόνη, εξασφαλίζοντας ότι γνωρίζουν κάθε στιγμή τις πληροφορίες που μετράνε.
3) Ευθυγράμμιση στόχων
Ο ορισμός έξυπνων KPIs κρατάει τις ομάδες ευθυγραμμισμένες στους ίδιους στόχους. Είναι ξεκάθαρο το τι πρέπει να πετύχουν, και γνωρίζουν ακριβώς ποιες είναι οι ευθύνες τους.
4) Βελτίωση ανταγωνιστικότητας
Οι KPIs είναι απαραίτητοι για κάθε επιχείρηση που θέλει να είναι κορυφαία στον κλάδο της. Η αγορά είναι πιο ανταγωνιστική από ποτέ, και καμία επιχείρηση δεν έχει την πολυτέλεια να λειτουργεί χωρίς να παρακολουθεί στενά τους σημαντικότερους δείκτες απόδοσής της.
Εργαλεία διαχείρισης KPIs
1) KPIs στο Power BI
Το Power BI είναι το κορυφαίο εργαλείο οπτικοποίησης και ανάλυσης των KPI μίας εταιρείας. Με το Power BI, μπορείτε να αναπαραστήσετε οπτικά τα δεδομένα σας, μόνο με λίγα κλίκ. Αυτή η δυνατότητα σας βοηθάει να εντοπίσετε μοτίβα και τάσεις στα δεδομένα, καθώς και να συγκρίνετε τα KPIs με τους αρχικούς στόχους που είχαν τεθεί.
Όλα αυτά, γίνονται ακόμα πιο εύκολα στο Power BI με τη βοήθεια του Copilot, του ενσωματωμένου μοντέλου τεχνητής νοημοσύνης της Microsoft. Το Copilot σας βοηθάει να εξάγετε χρήσιμα συμπεράσματα σχετικά με τους δείκτες σας και να λάβετε πιο έξυπνες αποφάσεις, χωρίς να αφιερώσετε δεκάδες ώρες στην ανάλυση των δεδομένων σας.
Παράλληλα, με τη δυνατότητα της What-if Analysis, επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν σενάρια και να εξετάζουν πώς διαφορετικές μεταβλητές επηρεάζουν τα αποτελέσματα. Αυτή η διαδραστική προσέγγιση βοηθά στη λήψη καλύτερων αποφάσεων, επιτρέποντας την οπτικοποίηση πιθανών αποτελεσμάτων και την επιλογή της καλύτερης στρατηγικής
2) KPIs στα ERP
Τα λογισμικά ERP προσφέρουν δυνατότητες παρακολούθησης και ανάλυσης των KPIs. Μεγάλο πλεονέκτημα αποτελεί και η αυτόματη ενημέρωσή τους με τα δεδομένα του ERP, σε πραγματικό χρόνο. ERP όπως το Soft1 και το Business Central, επιτρέπουν στους χρήστες να παρακολουθήσουν τα σημαντικότερα KPIs για την εργασία τους, και να τα αξιοποιήσουν άμεσα.
3) KPIs στο Excel
Το Excel είναι ένα ευέλικτο εργαλείο που βοηθά στην παρακολούθηση και ανάλυση των KPIs μέσω των ισχυρών λειτουργιών του για την οργάνωση και οπτικοποίηση δεδομένων. Με τη χρήση πινάκων, γραφημάτων και τύπων, μπορείτε εύκολα να εισάγετε δεδομένα, να τα επεξεργαστείτε και να δημιουργήσετε δυναμικές αναφορές.
Οι δυνατότητες φιλτραρίσματος, τα Pivot Tables και τα γραφήματα, επιτρέπουν την ανάλυση τάσεων και αποκλίσεων, ενώ οι ενσωματωμένοι τύποι και οι συναρτήσεις, όπως το IF, VLOOKUP, AVERAGE ή το SUMIF, διευκολύνουν τους υπολογισμούς και τις συγκρίσεις.
Μπορεί να μην προσφέρει τις εξελιγμένες δυνατότητες του Power BI, όμως παραμένει μία αποδοτική λύση για να παρακολουθείτε την απόδοση και να λαμβάνετε εμπεριστατομένες αποφάσεις.
Ποιοι είναι όμως οι συγκεκριμένοι KPIs που χρειάζεστε, και πώς θα βοηθήσουν την επιχείρησή σας;
53 κρίσιμοι δείκτες KPIs
Ας δούμε αναλυτικά τους σημαντικότερους KPIs για μία επιχείρηση, ανά τμήμα. Προφανώς αυτοί διαφέρουν ανά κλάδο και ανά επιχείρηση. Διαφορετικούς KPIs παρακολουθεί μία βιομηχανική επιχείρηση, και διαφορετικούς μία επιχείρηση λιανικού εμπορίου. Όμως, οι δείκτες που θα αναλύσουμε είναι χρήσιμοι για τις περισσότερες επιχειρήσεις.
KPIs για την διοίκηση
Υπάρχουν συγκεκριμένοι δείκτες που αφορούν τη διοίκηση μίας εταιρείας. Με αυτούς, τα στελέχη μπορούν να αξιολογήσουν την πορεία της επιχείρησης και να λάβουν πιο έξυπνες αποφάσεις. Ας δούμε τους μερικούς από αυτούς:
1) Κέρδος και ζημίες (Profit and Loss ή PnL)
Τύπος: (Συνολικό Κέρδος – Συνολική Ζημία)
Ο δείκτης κέρδος και ζημίες (profit and loss ή PnL) είναι ο πρώτος δείκτης που κοιτούν οι περισσότερες επιχειρήσεις. Συνήθως τηρούν δύο διαφορετικούς PnL: τον πραγματικό, αλλά και μία πρόβλεψή του για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Η πορεία του εξαρτάται από την κίνηση των εταιρικών κεφαλαίων, αλλά και από την κατάσταση της αγοράς.
Σημαντικό στοιχείο στον υπολογισμό του PnL είναι η επιλογή της χρονικής περιόδου. Ανάλογα με το διάστημα υπολογισμού, ο PnL μπορεί να παρουσιάζει μεγάλη διαφορά στα αποτελέσματα, που μπορεί να οφείλεται π.χ. σε μεγάλα κόστη αγοράς αποθεμάτων, που πραγματοποιήθηκαν για να εκπληρωθεί παραγγελία η οποία δεν έχει εισπραχθεί ακόμα.
Για να υπολογίζει σωστά η επιχείρηση το profit and loss, είναι απαραίτητο να συγκεντρώνει τα δεδομένα της σε ένα σημείο, όπως σε ένα ERP ή στο Power BI, ώστε να είναι δυνατή η ενημέρωσή τους σε πραγματικό χρόνο.
Ένα συχνό λάθος στον υπολογισμό του PnL είναι η μη συμπερίληψη σημαντικών στοιχείων κόστους. Για παράδειγμα, πολλές επιχειρήσεις αναθέτουν τον υπολογισμό και τη διατήρηση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό λογιστή, και δεν διαθέτουν τα εργασιακά έξοδα στη δική τους βάση δεδομένων. Έτσι, αυτομάτως δεν μπορεί να υπολογίσει τον πραγματικό PnL. Για να αντιμετωπίσει αυτή την απομόνωση δεδομένων, μπορεί να ζητήσει τα δεδομένα από το λογιστήριο σε ένα αρχείο Excel, και να τα εισάγει εύκολα στο ERP ή στο Power BI, συγκεντρώνοντας όλα τα δεδομένα σε ένα σημείο.
Ως δείκτης, ο PnL χρειάζεται μεγάλη ανάλυση και ο σωστός υπολογισμός του αποτελεί πρόκληση, ειδικά για επιχειρήσεις χωρίς κάποια ενσωματωμένη λύση διαχείρισης δεδομένων.
2) Αύξηση εσόδων (Revenue Growth)
Τύπος: [(Έσοδα Τρέχουσας Περιόδου – Έσοδα Προηγούμενης Περιόδου) / Έσοδα Προηγούμενης Περιόδου] × 100
Η αύξηση εσόδων (revenue growth) αποτελεί έναν αρκετά ξεκάθαρο, και ταυτόχρονα ιδιαίτερα χρήσιμο για τη διοίκηση. Προβάλλει την πρόοδο της εταιρείας, και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να συγκριθεί η τωρινή πορεία με προηγούμενες περιόδους. Παράλληλα, μπορεί να αποτελέσει έναν χειροπιαστό, ξεκάθαρο στόχο, που θα λειτουργήσει ως κίνητρο για τη διοίκηση αλλά και για όλη την εταιρεία συνολικά.
3) Καθαρό περιθώριο κέρδους (Net Profit Margin)
Τύπος: [(Συνολικά Έσοδα – Συνολικά Έξοδα) / Συνολικά Έσοδα] * 100
Ο KPI Net Profit Margin δείχνει το ποσοστό των εσόδων μίας εταιρείας που μένουν ως καθαρά κέρδη. Είναι ένας βασικός δείκτης για την αξιολόγηση της βιωσιμότητας μίας εταιρείας, και χρησιμοποιείται από τους επενδυτές για να κατανοήσουν κατά πόσο μία επιχείρηση είναι κερδοφόρα και ελέγχει τα οικονομικά της. Είναι χρήσιμος για τη σύγκριση μεταξύ εταιρειών, καθώς εκφράζεται ως ποσοστό. Περιλαμβάνει όλα τα έσοδα και τα έξοδα μίας εταιρείας, όπως το κόστος πωληθέντων, επιτόκια, φόρους, λειτουργικά έξοδα, λοιπά έσοδα/έξοδα, κ.α.
4) Κόστος πωληθέντων (Cost of Goods Sold)
Τύπος: Αρχική απογραφή + Αγορές – Τελική Απογραφή
Το κόστος πωληθέντων αποτελεί το σύνολο των εξόδων που δαπανήθηκαν για την παραγωγή των προϊόντων της εταιρείας, όπως υλικά, εργασιακά κόστη, κ.α. Ο παραπάνω τύπος προσαρμόζεται ανάλογα με το αν η επιχείρηση παράγει η ίδια τα προϊόντα της, συμπεριλαμβάνοντας στον υπολογισμό και τα εργασιακά κόστη που δαπανήθηκαν για την παραγωγή των προϊόντων.
Η επιχείρηση πρέπει να συγκρίνει τα κόστη πωληθέντων ανάμεσα στους μήνες και στα έτη, ώστε να εξασφαλίζει ότι παραμένουν σε φυσιολογικά επίπεδα και διατηρείται η κερδοφορία της. Διαφορετικά, πρέπει να λάβει κατάλληλα μέτρα, όπως αναπροσαρμογή των τιμών πώλησης ή επιλογή διαφορετικών προμηθευτών, για να συνεχίσει να λειτουργεί με υγιή περιθώρια κέρδους.
Ένα λάθος που πρέπει να αποφύγει είναι η κατανομή του συνόλου των εργασιακών εξόδων στα γενικά και διοικητικά έξοδα. Κάτι τέτοιο, την εμποδίζει από το να κατανοήσει ακριβώς τον τρόπο με τον οποίο οι δαπάνες της διαμοιράζονται στις διάφορες λειτουργίες της.
5) Ποσοστό διατήρησης πελατών (Customer Retention Rate)
Τύπος: [(Αριθμός Πελατών στο Τέλος της Περιόδου – Νέοι Πελάτες) / Αριθμός Πελατών στην Αρχή της Περιόδου] × 100
Ένας ακόμα κρίσιμος δείκτης για τη διοίκηση είναι το ποσοστό διατήρησης πελατών (customer retention rate). Αποτελεί ένα ιδιαίτερα αξιόπιστο metric για να κατανοήσει η επιχείρηση κατά πόσο τα προϊόντα και οι υπηρεσίες της καλύπτουν τις ανάγκες των πελατών της. Η αύξηση, ή τουλάχιστον η διατήρηση ενός υψηλού ποσοστού διατήρησης πελατών, είναι κρίσιμες για να μπορέσει μία επιχείρηση να αναπτυχθεί, καθώς όπως θα δούμε στη συνέχεια, είναι πολύ πιο ακριβό για μία επιχείρηση να αποκτήσει έναν νέο πελάτη, από το να διατηρήσει έναν υφιστάμενο.
Η διοίκηση πρέπει να παρακολουθεί συνεχώς το ποσοστό διατήρησης πελατών για να εξασφαλίζει ότι παραμένει σε υψηλά επίπεδα, δηλαδή κοντά στο 85%, που αποτελεί στόχο για πολλές επιχειρήσεις.
6) Ποσοστό επιστροφών (Return Rate)
Τύπος: (Αριθμός Επιστρεφόμενων Μονάδων / Συνολικός Αριθμός Πωληθέντων Μονάδων) * 100
Το ποσοστό επιστροφών (return rate) είναι ένας ακόμα KPI που δείχνει το βαθμό στον οποίο τα προϊόντα της επιχείρησης ανταποκρίνονται στις προσδοκίες των πελατών και καλύπτουν τις ανάγκες τους. Ένα υψηλό return rate επιβαρύνει σημαντικά την οικονομική κατάσταση της εταιρείας, αυξάνοντας κόστη σχετικά με την μεταφορά και την αποθήκευση των προϊόντων, καθώς και την υποστήριξη των πελατών.
Για εταιρείες που παρέχουν λογισμικό και όχι υλικά αγαθά, ένας παρόμοιος δείκτης που μπορούν να αξιοποιήσουν είναι το ποσοστό απώλειας πελατών (churn rate), που θα αναλύσουμε στη συνέχεια.
KPIs πωλήσεων
Τα KPIs είναι ιδιαίτερα σημαντικά για το τμήμα πωλήσεων. Με τους σωστούς δείκτες, η επιχείρηση μπορεί να αξιολογήσει την αποτελεσματικότητα των πωλητών της, και να εντοπίσει ανάγκες εκπαίδευσης ή πρόσληψης. Παράλληλα, κρίνει την αποδοτικότητα των πωλήσεων, και πώς αυτές συνεισφέρουν στη κερδοφορία (ή μη) του οργανισμού. Ας εξετάσουμε τα πιο σημαντικά KPIs πωλήσεων:
1) Ποσοστό μετατροπής πελατών (Conversion Rate)
Τύπος: (Αριθμός Κλεισμένων Πωλήσεων / Αριθμός Συνολικών Ευκαιριών) × 100
Το conversion rate στις πωλήσεις δείχνει το ποσοστό των ευκαιριών πώλησης που μετατρέπεται σε πελάτες. Ένα χαμηλό ποσοστό μετατροπής μπορεί να υποδηλώνει αναποτελεσματικότητα των πωλητών, ή προσέγγιση πιθανών πελατών που δεν ταιριάζουν με τον ιδανικό προφίλ πελάτη της επιχείρησης. Σε κάθε περίπτωση, το τμήμα πωλήσεων πρέπει να συγκρίνει το conversion rate με ιστορικά δεδομένα και με σημεία αναφοράς του κλάδου, για να το αξιολογήσει ρεαλιστικά και να λάβει τα κατάλληλα μέτρα βελτίωσης.
Είναι ένα βασικό KPI για να αξιολογήσει η επιχείρηση την αποτελεσματικότητα των πωλήσεων αλλά και του μάρκετινγκ.
2) Διάρκεια κύκλου πωλήσεων (Sales Cycle Length)
Τύπος: (Συνολικές Ημέρες που αφιερώθηκαν για το Σύνολο των Συμφωνιών Πώλησης / Συνολικές Συμφωνίες Πώλησης)
Ο υπολογισμός της διάρκειας κύκλου πωλήσεων επιτρέπει στις επιχειρήσεις να προβλέψουν τα έσοδά τους και και τη ζήτηση, και να προετοιμαστούν παραγγέλνοντας το κατάλληλο ύψος αποθεμάτων. Εάν η επιχείρηση δεν γνωρίζει το sales cycle length, κινδυνεύει να συγκεντρώσει υπερβάλλον απόθεμα και να διαχειριστεί αναποτελεσματικά το προσωπικό της, σπαταλώντας σημαντικούς πόρους που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν πιο αποδοτικά.
3) Αξία αγωγού πωλήσεων (Sales Pipeline Value)
Η συνολική αξία αγωγού πωλήσεων, αντικατοπτρίζει τα μέγιστα έσοδα που μπορεί να έχει η επιχείρηση αν κλείσει όλες τις ανοιχτές ευκαιρίες πώλησης. Αυτός ο δείκτης χρησιμεύει στην ποιοτική αξιολόγηση των διαθέσιμων ευκαιριών πώλησης. Η επιχείρηση μπορεί να συγκρίνει την αξία του αγωγού πωλήσεων του ίδιου διαστήματος ανά τα έτη, σε αντιπαραβολή με τις ενέργειες μάρκετινγκ της περιόδου. Έτσι, θα μπορέσει να εντοπίσει ποιες καμπάνιες μάρκετινγκ προσέλκυσαν τους ποιοτικότερους πελάτες, και να προσαρμόσει ανάλογα τη στρατηγική της στη συνέχεια.
Παράλληλα, η επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει την αξία του αγωγού πωλήσεων σε συνδυασμό με το conversion rate, ώστε να προβλέψει τα μελλοντικά έσοδα.
4) Ρυθμός ανάπτυξης πωλήσεων (Sales Growth Rate)
Τύπος: [(Πωλήσεις Τρέχουσας Περιόδου – Πωλήσεις Προηγούμενης Περιόδου) / Πωλήσεις Προηγούμενης Περιόδου] × 100
Ο δείκτης Sales Growth Rate δείχνει το ποσοστό κατά το οποίο η επιχείρηση αυξάνει τα έσοδά της σε μία συγκεκριμένη περίοδο. Βοηθάει στην αξιολόγηση της προόδου μίας επιχείρησης προς την επίτευξη ενός στόχου, καθώς και στην πρόβλεψη των μελλοντικών πωλήσεων.
Παράλληλα, λειτουργεί και ως ένα ισχυρό κίνητρο για το τμήμα πωλήσεων αλλά και για όλη την εταιρεία. Ορισμένοι οργανισμοί θέτουν στόχους ανάπτυξης πωλήσεων και μοιράζουν bonus κατά την επίτευξή τους, αυξάνοντας τη δέδμευση των εργαζομένων.
5) Μέσο έσοδο ανά λογαριασμό (Average Revenue Per Account)
Τύπος: (Συνολικά Έσοδα / Αριθμός Πελατών)
Η επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει τον δείκτη μέσο έσοδο ανά λογαριασμό για να συγκρίνει διάφορα τμήματα πελατών ή business units. Για παράδειγμα, μπορεί να παρατηρήσει ότι οι πελάτες ετών 18 – 23 για ένα προϊόν Χ, αποφέρουν πολύ μεγαλύτερα έσοδα από τους πελάτες 23 – 30 για ένα προϊόν Υ με την ίδια τιμή. Έπειτα, μπορεί να αξιοποιήσει αυτή την πληροφορία και να επικεντρωθεί στην στόχευση εκείνων των πελατών με το μεγαλύτερο έσοδο ανά λογαριασμό, και να αυξήσει σημαντικά τα έσοδα της εταιρείας.
6) Ποσοστό απώλειας πελατών (Customer Churn Rate)
Τύπος: (Αριθμός Αποχωρησάντων Πελατών / Συνολικός Αριθμός Πελατών στην Αρχή της Περιόδου) × 100
Ο δείκτης ποσοστό απώλειας πελατών είναι κρίσιμος για τη βιωσιμότητα κάθε επιχείρησης. Εάν το churn rate είναι υψηλό, τότε κατά πάσα πιθανότητα το προϊόν ή η υπηρεσία δεν άφησε τους πελάτες ικανοποιημένους. Την ίδια στιγμή, αυξάνεται και ο κίνδυνος διάδωσης αρνητικών απόψεων για την εταιρεία, δυσκολεύοντας περισσότερο και τις νέες πωλήσεις.
Η μείωση του customer churn rate είναι ιδιαίτερα σημαντική για την ανάπτυξη μίας εταιρείας, καθώς η απόκτηση νέων πελατών είναι από 5 έως και 25 φορές πιο ακριβή από τη διατήρηση των υπάρχοντων πελατών. Ταυτόχρονα, μία μείωση κατά 5%, μπορεί να αυξήσει τα κέρδη περισσότερο από 25%, καθώς οι τακτικοί πελάτες είναι πιο πιθανό να επαναλάβουν τις αγορές τους, αλλά και να ξοδέψουν περισσότερο προκειμένου να διατηρήσουν τις συναλλαγές με έναν γνώριμο και έμπιστο συνεργάτη.
Συνεπώς, είναι σημαντικό για κάθε επιχείρηση να επικεντρωθεί στην ικανοποίηση των υφιστάμενων πελατών, εάν θέλει να επιβιώσει και να αναπτυχθεί.
HR KPIs
Το HR δεν εξαιρείται από τα τμήματα που χρειάζονται τους δείκτες KPI. Αντιθέτως, το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού αξιοποιεί τόσο ποσοτικούς, όσο και ποιοτικούς δείκτες, για να μετρήσει την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης του προσωπικού. Μερικοί από τους χρησιμότερους HR KPIs:
1) Ποσοστό αποχώρησης εργαζομένων (Employee Turnover Rate)
Τύπος: (Αριθμός Αποχωρήσεων / Μέσος Αριθμός Εργαζομένων) × 100
Ένα από τα σημαντικότερα HR KPIs αποτελεί το ποσοστό αποχώρησης εργαζομένων (employee turnover rate). Δείχνει το ποσοστό των εργαζομένων που αποχώρησαν μέσα σε μία συγκεκριμένη περίοδο. Όσο χαμηλότερο είναι το ποσοστό, τόσο το καλύτερο, καθώς είναι ιδιαίτερα ακριβή η πρόσληψη και η εκπαίδευση νέων υπαλλήλων για την επιχείρηση.
Σύμφωνα με δεδομένα του Linkedin, το ποσοστό αποχώρησης εργαζομένων κυμαίνεται κατά μέσο όρο στο 10,6%, όμως διαφέρει ανά κλάδο και θέση εργασίας.
2) Ικανοποίηση εργαζομένων (Employee Satisfaction)
Τύπος: (Αριθμός Ικανοποιημένων Εργαζομένων / Συνολικός Αριθμός Εργαζομένων) × 100
Είναι σημαντικό για κάθε επιχείρηση να παρακολουθεί την ικανοποίηση των εργαζομένων της και να προσπαθεί ενεργά να τη βελτιώσει. Έτσι, θα καταφέρει να κρατήσει τους ανθρώπους της ευχαριστημένους και παραγωγικούς, καθώς και να μειώσει το ποσοστό αποχώρησης, διατηρώντας τα σημαντικότερα στελέχη.
Μπορείτε να μετρήσετε την ικανοποίηση των εργαζομένων σας μέσα από ηλεκτρονικά ερωτηματολόγια, μία ή δύο φορές το χρόνο.
3) Ποσοστό απουσιών (Absenteeism Rate)
Τύπος: (Συνολικές Ημέρες Απουσίας / Συνολικές Εργάσιμες Ημέρες) * 100
Ο δείκτης ποσοστό απουσιών δείχνει τη συχνότητα απουσίας λόγω ασθένειας ή άλλης αιτίας. Οι αργίες και οι άδειες δεν συμπεριλαμβάνονται στις ημέρες απουσίας. Ένα υψηλό ποσοστό απουσιών (πάνω από τα συνηθισμένα ποσοστά στην Ευρώπη, δηλαδή περισσότερο από 3% – 6%) σε έναν οργανισμό μπορεί να υποδηλώνει υψηλό στρες, έλλειψη κινήτρου και δέσμευσης, αρνητικό κλίμα, ακόμα και burnout.
4) Κόστος πρόσληψης (Cost per Hire)
Τύπος: (Συνολικό Κόστος Πρόσληψης / Αριθμός Νέων Προσλήψεων)
Ένα ακόμα κρίσιμο HR KPI είναι το cost per hire (κόστος πρόσληψης), δηλαδή το μέσο κόστος για την πρόσληψη ενός εργαζομένου. Ο υπολογισμός του cost per hire συμβάλλει στην καλύτερη διαχείριση του budget για τις προσλήψεις, καθώς και στην αξιολόγηση των recruiters. Φυσικά, για κάποιες θέσεις που καλύπτονται δύσκολα, το cost per hire θα είναι υψηλότερο.
Στην πράξη, το κόστος πρόσληψης μπορεί να μειωθεί έως και 70%, με στρατηγικές όπως ο ανασχεδιασμός της σελίδας careers, με αξιοποίηση των social media, καθώς και με την υποστήριξη των εργαζομένων (employee advocacy).
Project Management KPIs
Η χρησιμότητα των KPIs είναι αδιαμφισβήτητη για τη διαχείριση έργων (project management). Τα KPIs είναι ο μοναδικός τρόπος για να υπολογίσει μία επιχείρηση κατά πόσο ολοκληρώνει τα διάφορα έργα της με αποτελεσματικό και αποδοτικό τρόπο. Συγκεκριμένα, αξιοποιεί project management KPIs, όπως:
1) Ποσοστό έγκαιρης ολοκλήρωσης (On-Time Completion Rate)
Τύπος: (Αριθμός Έργων που Ολοκληρώθηκαν Εντός Χρόνου / Συνολικός Αριθμός Έργων) × 100
Με τον δείκτη ποσοστό έγκαιρης ολοκλήρωσης μπορείτε να κατανοήσετε πόσο αποδοτική είναι η ομάδα σας σε ένα project, δηλαδή κατά πόσο ολοκληρώνει έγκαιρα τις εργασίες της σε ένα έργο.
Ένα χαμηλό On-Time Completion Rate μπορεί να σημαίνει πώς η ομάδα σας δεν είναι κατάλληλα καταρτισμένη για το συγκεκριμένο έργο, ή πως καθυστερούν οι εγκρίσεις σε διάφορα στάδια.
Για τον αποτελεσματικό υπολογισμό του ποσοστού έγκαιρης ολοκλήρωσης είναι σημαντικό να θέτετε ρεαλιστικές προθεσμίες. Αξιοποιήστε ιστορικά δεδομένα του οργανισμού σας και σημεία αναφοράς του κλάδου για να ορίσετε δίκαια deadlines, και εξασφαλίστε ότι η ομάδα σας διαθέτει τους κατάλληλους πόρους, προτού αξιολογήσετε την απόδοσή της.
2) Διαφορά προϋπολογισμού (Budget Variance )
Τύπος: (Πραγματικό Κόστος – Προϋπολογισμένο Κόστος) / Προϋπολογισμένο Κόστος) * 100
Η διαφορά προϋπολογισμού προβάλλει κατά πόσο το πραγματικό κόστος ενός έργου διαφέρει από τον προϋπολογισμό του. Ο συγκεκριμένος δείκτης χρησιμοποιείτε για να αξιολογηθεί η αποδοτικότητα ολοκλήρωσης ενός έργου, αλλά και για να συνεισφέρει στις προβλέψεις για τα μελλοντικά projects.
Όπως και στο ποσοστό έγκαιρης ολοκλήρωσης, έτσι και στη διαφορά προϋπολογισμού, είναι κρίσιμο να επιλέξετε ρεαλιστικά ποσά στον προϋπολογισμό, ώστε να έχουν νόημα οι ενδείξεις του δείκτη budget variance.
3) Κόστος παράδοσης (Delivery Costs)
Ο δείκτης κόστος παράδοσης περιλαμβάνει όλα τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν για την ολοκλήρωση ενός έργου, από μισθούς και υλικά, μέχρι άδειες λογισμικού και έξοδα μετακίνησης. Ο υπολογισμός του συγκεκριμένου δείκτη είναι απαραίτητος για να εξασφαλίσετε ότι παρακολουθείτε τα πραγματικά έξοδα ενός έργου, και ότι τα project αποφέρουν τα απαραίτητα κέρδη.
4) Εκπρόθεσμες εργασίες (Overdue tasks)
Με τον δείκτη εκπρόθεσμες εργασίες παρακολουθείτε τον αριθμό των tasks που δεν έχουν ολοκληρωθεί εντός του αρχικού χρονοδιαγράμματος. Συγκεντρώνοντας αυτά τα δεδομένα, μπορείτε να εντοπίσετε μοτίβα και να εξάγετε χρήσιμα συμπεράσματα σχετικά με τον τρόπο που διαχειρίζεστε παρόμοιες εργασίες και project.
5) Κερδοφορία ανά project
Τύπος: Συνολικά Έσοδα του Project – Συνολικά Έξοδα του Project
Ένα ακόμα σημαντικό project management KPI είναι η κερδοφορία ανά project. Μπορεί ένα project να φέρνει μεγάλα έσοδα. Αν όμως έχει και εξίσου μεγάλα έξοδα, μπορεί το τελικό κέρδος που αποφέρει να μην είναι αρκετό, και να μην δικαιολογεί την επένδυση σε πόρους.
Η ανάλυση αυτού του δείκτη θα βοηθήσει την εταιρεία σας να επικεντρωθεί σε project που συνεισφέρουν περισσότερο στα οικονομικά αποτελέσματα της εταιρείας, και να απορρίψει άλλα που δεν είναι εξίσου κερδοφόρα.
KPIs παραγωγής
Τα KPIs στην παραγωγή μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρηση να μειώσει τα κόστη, να ελαχιστοποιήσει τα λάθη και να βελτιώσει την ποιότητα των προϊόντων και την ικανοποίηση των πελατών. Μερικά κρίσιμα KPIs παραγωγής:
1) Συνολική αποτελεσματικότητα εξοπλισμού (Overall Equipment Effectiveness)
Τύπος: Διαθεσιμότητα × Απόδοση × Ποιότητα
Το Overall Equipment Effectiveness (OEE) είναι ένας βασικός δείκτης απόδοσης που χρησιμοποιείται στη βιομηχανία για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας του εξοπλισμού παραγωγής. Υπολογίζεται ως το γινόμενο τριών παραμέτρων: Διαθεσιμότητα (Availability), Απόδοση (Performance) και Ποιότητα (Quality), αποτυπώνοντας έτσι το ποσοστό του χρόνου που ο εξοπλισμός λειτουργεί με τη μέγιστη δυνατή απόδοση και παράγει ποιοτικά προϊόντα. Ένας υψηλός δείκτης OEE σημαίνει ελάχιστες απώλειες λόγω διακοπών λειτουργίας, χαμηλής ταχύτητας ή ελαττωματικών προϊόντων.
2) Αποδοτικότητα παραγωγής (Production Efficiency)
Τύπος: (Πραγματική Παραγωγή / Πρότυπη Παραγωγή) * 100
Η αποδοτικότητα παραγωγής μας βοηθάει να αντιληφθούμε πόσο κοντά παράγει η επιχείρηση στους στόχους παραγωγής που έχει θέσει. Με αυτό το KPI παραγωγής, μπορούμε να εντοπίσουμε λάθη στον προγραμματισμό και προβλήματα στα μηχανήματα, που επηρεάζουν αρνητικά την παραγώμενη ποσότητα.
3) Αξιοποίηση χωρητικότητας (Capacity Utilization)
Τύπος: (Πραγματική Παραγωγή / Μέγιστη Δυνατή Παραγωγή) * 100
Με τον δείκτη αξιοποίηση χωρητικότητας, η επιχείρηση μπορεί να παρακολουθήσει πόσο κοντά παράγει στις μέγιστες δυνατότητές της. Η χαμηλή αξιοποίηση χωρητικότητας μπορεί να οφείλεται σε προβλήματα του εξοπλισμού ή των διαδικασιών, ή σε χαμηλή ζήτηση. Αν ο δείκτης είναι υψηλός, η επιχείρηση μπορεί να τον αξιοποιήσει για να υπολογίσει εάν χρειάζεται να επενδύσει σε αύξηση της παραγωγικής δυναμικότητας ή όχι.
4) Χρόνος κύκλου παραγωγής (Production Cycle Time)
Τύπος: (Συνολικός Χρόνος Παραγωγής / Συνολικές Μονάδες Παραχθείσες)
Ο Χρόνος Κύκλου Παραγωγής (Production Cycle Time) είναι ένας KPI παραγωγής ο οποίος μετρά τον συνολικό χρόνο που απαιτείται για την παραγωγή μίας μονάδας ή παρτίδας προϊόντος.
Ο υπολογισμός του είναι σημαντικός, καθώς βοηθάει την επιχείρηση να εντοπίσει προβλήματα στην παραγωγική διαδικασία και να ευθυγραμμίσει τους εργαζόμενους με ρεαλιστικούς, συγκεκριμένους στόχους. Παράλληλα, βοηθάει στον προγραμματισμό της παραγωγής με μεγαλύτερη ακρίβεια, και στη μείωση του χρόνου παράδοσης στον τελικό πελάτη.
5) Μη προγραμματισμένη διακοπή λειτουργίας (Unplanned Downtime)
Τύπος: (Συνολικός Χρόνος Μη Προγραμματισμένης Διακοπής Λειτουργίας / Συνολικός Χρόνος Προγραμματισμένης Παραγωγής) * 100
Ο δείκτης unplanned downtime περιλαμβάνει το χρόνο διακοπής της παραγωγής εξαιτίας απρόβλεπτων παραγόντων (π.χ. βλάβες μηχανημάτων, ανθρώπινο σφάλμα ή έλλειψη υλικών). Βοηθάει τις επιχειρήσεις να βελτιώσουν την συντήρηση των μηχανημάτων τους και τις διαδικασίες τους, και συνεπώς να αυξήσουν και την αποδοτικότητα της παραγωγικής διαδικασίας τους. Σε συνδυασμό με τον δείκτη Overall Equipment Effectiveness, μπορεί να ξεκλειδώσει πολύτιμα συμπεράσματα για την παραγωγική διαδικασία της επιχείρησης.
6) Κόστος ανά μονάδα παραγωγής (Cost per Unit)
Τύπος: (Συνολικό Κόστος Παραγωγής / Συνολικές Παραχθείσες Μονάδες)
Ένα από τα κρισιμότερα KPI παραγωγής, είναι ο δείκτης κόστος ανά μονάδα παραγωγής (cost per unit). Δεν χρησιμοποιείται μόνο από την παραγωγή, αλλά και από την διοίκηση, καθώς είναι απαραίτητος για να προσδιορίσει την τελική τιμή πώλησης του προϊόντος, και για να αναλύσει τα κόστη της επιχείρησης.
Έπειτα, μπορεί να λάβει στοχευμένα μέτρα για την μείωσή του, βελτιώνοντας ταυτόχρονα και το περιθώριο κέρδους, δηλαδή έναν από τους βασικότερους δείκτες για την βιωσιμότητα και την κερδοφορία μίας επιχείρησης.
Στον δείκτη κόστος ανά μονάδα παραγωγής συμπεριλαμβάνονται γενικές δαπάνες, υλικά, εργασιακά κόστη, κ.α.
7) Ποσοστό ελαττωματικών προϊόντων (Defect Rate)
Τύπος: (Αριθμός Ελαττωματικών Μονάδων / Συνολικός Αριθμός Παραγόμενων Μονάδων) * 100
Ο δείκτης ποσοστό ελαττωματικών προϊόντων υποδεικνύει την ποιότητα της παραγωγής. Για τις παραγωγικές επιχειρήσεις, η μείωση του defect rate είναι ύψιστης σημασίας, καθώς επηρεάζει άμεσα τα κόστη και συνεπώς την κερδοφορία.
Για να εξάγετε χρήσιμα συμπεράσματα σχετικά με τις αιτίες των ελαττωμματικών προϊόντων, μπορείτε να συγκρίνετε τον αριθμό των ελαττωματικών προϊόντων ανά μηχάνημα και ανά βάρδια. Έτσι, θα μπορέσετε να αντιληφθείτε εάν τα ελαττωμματικά προϊόντα προκαλούνται κατά βάση λόγω προβληματικών μηχανημάτων ή λόγω ανεπαρκώς εκπαιδευμένου προσωπικού. Στη συνέχεια, μπορείτε να λάβετε τα κατάλληλα μέτρα, όπως αναβάθμιση ή συντήρηση του εξοπλισμού και εκπαίδευση του προσωπικού, ανάλογα με την αιτία των ελαττωμματικών προϊόντων.
Μπορείτε να παρακολουθήσετε τα ελαττωμματικά ανά βάρδια και ανά μηχάνημα δίπλα δίπλα, μέσα από custom dashboards στο Power BI, και να κατανοήσετε πολύ εύκολα τον κύριο παράγοντα πρόκλησης προβληματικών προϊόντων.
Οικονομικοί KPIs
Οι οικονομικοί KPIs προβάλλουν ξεκάθαρη εικόνα για την χρηματοοικονομική κατάσταση μίας εταιρείας. Τα οικονομικά στελέχη, παρακολουθώντας σωστά αυτούς τους δείκτες, μπορούν να αναλύσουν την οικονομική πορεία και να λάβουν τις κατάλληλες αποφάσεις. Ας αναλύσουμε μερικούς από τους κρισιμότερους οικονομικούς KPIs:
1) Απόδοση επένδυσης (Return on Investment)
Τύπος: (Καθαρό Κέρδος από Επένδυση – Κόστος Επένδυσης) / Κόστος Επένδυσης * 100
Το Return on Investment (ROI) δείχνει την αποδοτικότητα μίας επένδυσης, δηλαδή πόσα κέρδη απέφερε σε σχέση με το ποσό που δαπανήθηκε. Είναι ένας ιδιαίτερα χρήσιμος οικονομικός KPI που μπορεί να αξιοποιηθεί για την σύγκριση διαφορετικών επενδύσεων, τον καθορισμό έξυπνων στόχων, και για την αντικειμενική αξιολόγηση της πορείας της επιχείρησης.
2) Ταμειακές ροές (Cash Flows)
Τύπος: Εισροές Χρημάτων – Εκροές Χρημάτων
Οι ταμειακές ροές (cash flows) υποδεικνύουν την ρευστότητα μίας επιχείρησης. Όσο υψηλότερες οι ταμειακές ροές, τόσο το καλύτερο, καθώς σημαίνει πώς η εταιρεία διαθέτει αρκετό διαθέσιμο ρευστό για να καλύψει τις υποχρεώσεις της, να πληρώσει τα έξοδά της, και να πραγματοποιήσει νέες επενδύσεις για μεγαλύτερη ανάπτυξη. Η χαμηλή ή αρνητική ρευστότητα συνεπάγεται πώς η επιχείρηση δεν διαθέτει την απαιτούμενη ευελιξία για να ανταποκριθεί σε όλα τα παραπάνω.
3) Μέσος συντελεστής χρέωσης (Average Billable Rate)
Τύπος: (Συνολική χρέωση)/(Ώρες που δαπανήθηκαν για το έργο)
Ο μέσος συντελεστής χρέωσης βοηθάει την επιχειρήση να κατανοήσει πόσο πραγματικά χρεώνει για τις υπηρεσίες της. Μπορεί να κοστολογεί στα 30€ την ώρα, όμως σε ένα έργο δεν είναι όλες οι ώρες χρεώσιμες.
Αν λοιπόν αφιερώσει 10 ώρες, και χρεώσιμες είναι οι 7, τότε για 10 ώρες εργασίας θα πληρωθεί 210€, δηλαδή για 7 ώρες. Ο μέσος συντελεστής χρέωσης (billable rate) θα είναι 210/10 = 21€.
Έπειτα, θα πρέπει να συγκρίνει αυτό τον συντελεστή με το εργασιακό κόστος ανά ώρα, ώστε να κατανοήσει αν πραγματικά οι υπηρεσίες που παρέχει είναι κερδοφόρες και να αναπροσαρμόσει την τιμολογιακή πολιτική της εφόσον απαραίτητο.
Δηλαδή, ο μέσος συντελεστής χρέωσης πρέπει να είναι πάντα υψηλότερος από το εργασιακό κόστος ανά ώρα.
4) Κεφάλαιο κίνησης (Working Capital)
Τύπος: (Κυκλοφορούν ενεργητικό – Βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις)
Το κεφάλαιο κίνησης (working capital) αποτελεί έναν από τους χρησιμότερους οικονομικούς KPIs. Δείχνει τη διαφορά ανάμεσα στα κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης (τραπεζικές καταθέσεις, βραχυπρόθεσμες επενδύσεις, αποθέματα, εισπρακτέους λογαριασμούς/γραμμάτια, προπληρωμένα έξοδα, κ.α.) και στις βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις (πληρωτέους λογαριασμούς, μη δεδουλευμένα έσοδα, πληρωτέοι μισθοί, πληρωμές χρέους, φόροι, κ.α.).
Όπως στις ταμειακές ροές, έτσι και στο κεφάλαιο κίνησης, εάν ο δείκτης είναι θετικός η επιχείρηση έχει τη δυνατότητα να καλύψει τις υποχρεώσεις της και να επενδύσει στην ανάπτυξή της.
Αποτελεί έναν χρήσιμο δείκτη για την αξιολόγηση της οικονομικής υγείας της επιχείρησης. Όμως, είναι σημαντικό να αναλύονται και τα στοιχεία που τον απαρτίζουν, ώστε να εξάγονται καλύτερα συμπεράσματα.
5) Τρέχων δείκτης κεφαλαίου (Current Ratio)
Τύπος: (Κυκλοφορούν ενεργητικό / Βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις)
Ένας παρόμοιος δείκτης με το κεφάλαιο κίνησης είναι ο τρέχων δείκτης κεφαλαίου, ο οποίος δείχνει επίσης την ρευστότητα της επιχείρησης βραχυπρόθεσμα, όμως σε μορφή αναλογίας. Για να μπορεί η επιχείρηση να καλύψει τις βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις της, ο τρέχων δείκτης κεφαλαίου πρέπει να είναι μεγαλύτερος από 1.
6) Λειτουργικός κύκλος (Operating Cycle)
Τύπος: Ημέρες διακράτησης αποθέματος + Ημέρες ανείσπρακτων πωλήσεων
Ο λειτουργικός κύκλος δείχνει τις ημέρες που χρειάζεται η επιχείρηση για να μετατρέψει το απόθεμά της σε χρήματα από την πώλησή του. Περιλαμβάνει τις ημέρες που διατηρεί το απόθεμα μέχρι την πώλησή του, καθώς και το διάστημα μέχρι την είσπραξη της πληρωμής από τους πελάτες. Οι επιχειρήσεις προσπαθούν να μειώσουν τη διάρκεια του λειτουργικού κύκλου, ώστε τα χρήματα να μην δεσμεύονται στα αποθέματα και στους εισπρακτέους λογαριασμούς, αλλά να βρίσκονται στα ταμεία της επιχείρησης και να διευκολύνεται η κάλυψη των υποχρεώσεων και η ανάπτυξη με νέες επενδύσεις.
7) Κάλυψη τόκων (Interest Coverage)
Τύπος: EBIT / Έξοδα τόκων
Με τον δείκτη κάλυψη τόκων (interest coverage) η επιχείρηση μπορεί να κρίνει πόσο εύκολα μπορεί να καλύψει πληρωμές τόκων με τα λειτουργικά της έσοδα. Όσο υψηλότερο το interest coverage, τόσο πιο άνετη είναι στην αποπληρωμή των δανείων της.
8) Δείκτης πωλήσεων, γενικών και διοικητικών εξόδων (Selling, General, and Administrative Ratio)
Τύπος: (Έξοδα Πώλησης + Γενικά + Διοικητικά Έξοδα) / Καθαρά έσοδα από πωλήσεις
O δείκτης πωλήσεων, γενικών και διοικητικών εξόδων προβάλλει το ποσοστό των καθαρών εσόδων που η επιχείρηση ξοδεύει για την κάλυψη εξόδων όπως προμήθειες γραφείου, ενοίκια, έξοδα πωλήσεων/μάρκετινγκ, μισθοδοσία διοικητικού προσωπικού, κ.α.
Marketing KPIs
Οι KPIs είναι εξίσου σημαντικοί και στο marketing. Το τμήμα μάρκετινγκ αξιοποιεί ορισμένους δείκτες για να αξιολογήσει την απόδοση των ενεργειών μάρκετινγκ, καθώς και την οικονομική συνεισφορά τους στην επιχείρηση. Όμως, μόλις το 23% των marketers είναι σίγουροι ότι χρησιμοποιούν τους σωστούς δείκτες. Ας δούμε ποιοι είναι οι σημαντικότεροι marketing kpis και πώς μπορείτε να τους αξιοποιήσετε σε συνδυασμό:
1) Κόστος ανά κλικ (Cost-Per-Click)
Τύπος: (Συνολικό Κόστος Διαφήμισης / Αριθμός Κλικ)
Το κόστος ανά κλίκ (cost per click ή CPC) υποδεικνύει την αποδοτικότητα της διαφημιστικής σας καμπάνιας. Με ένα χαμηλότερο cost per click, μπορείτε να αποκτήσετε περισσότερα clicks με το ίδιο διαφημιστικό budget. Μπορείτε να παρακολουθήσετε το CPC απευθείας μέσα από την εκάστοτε διαφημιστική πλατφόρμα, όπως για παράδειγμα το Google Ads.
Όμως, ένα ακριβό CPC δεν σημαίνει ότι δεν είναι αποτελεσματική μία καμπάνια και ότι πρέπει να σταματήσει. Περισσότερο αντιπροσωπευτικοί είναι δείκτες όπως το Customer Acquisition Cost και το Return on Marketing Investment, που θα δούμε στην συνέχεια.
2) Νέοι υποψήφιοι πελάτες ανά μήνα (New leads/prospects per month)
Τύπος: (Αριθμός Νέων Υποψήφιων Πελατών σε έναν Μήνα)
Ο αριθμός των νέων υποψηφίων πελατών σε 1 μήνα πρέπει να αναλύεται πάντα συνδυαστικά με άλλα δεδομένα, όπως η διαφημιστική δαπάνη του εκάστοτε μήνα, η εποχικότητα, και άλλοι σχετικοί παράγοντες για την εκάστοτε επιχείρηση.
Για παράδειγμα, μπορεί η επιχείρηση να αποκτήσει 100 leads τον μήνα Μάρτιο, και 100 τον μήνα Απρίλιο, με το ίδιο budget. Αν όμως ιστορικά οι πωλήσεις της επιχείρησης αυξάνονται σημαντικά τον Απρίλιο λόγο μεγαλύτερης εποχικής ζήτησης, τότε το τμήμα μάρκετινγκ πρέπει να επανεξετάσει την διαφημιστική καμπάνια.
Με τη χρήση ενός custom chart στο Power BI, μπορείτε να παρακολουθήσετε με απλό και κατανοητό τρόπο το ύψος των πωλήσεων και των leads τον ίδιο μήνα ανά τα έτη, σε αντιδιαστολή με τη διαφημιστική δαπάνη.
3) Κόστος απόκτησης πελάτη (Customer Acquisition Cost)
Τύπος: (Συνολικό Κόστος Μάρκετινγκ & Πωλήσεων / Αριθμός Νέων Πελατών)
Αναφέρθηκε στις πωλήσεις, όμως το κόστος απόκτησης πελάτη είναι εξίσου σημαντικό και για το τμήμα μάρκετινγκ. Δείχνει το μέσο ποσό που ξοδεύει η επιχείρηση για να κερδίσει έναν καινούργιο πελάτη.
Το Customer Acquisition Cost χρησιμοποιείται για την βελτίωση των καμπανιών και την στόχευση των σωστών πελατών. Πρέπει πάντα να αναλύεται σε συνδυασμό με την αξία ζωής του πελάτη (customer lifetime value), ώστε να αξιολογείται η βιωσιμότητα των καμπανιών μάρκετινγκ. Μπορεί το Customer Acquisition Cost να είναι υψηλό, όμως αν το CLV είναι αρκετά υψηλότερο, η στρατηγική είναι αποτελεσματική και δεν είναι απαραίτητες αναπροσαρμογές.
4) Κόστος ανά υποψήφιο πελάτη (Cost per Lead)
Τύπος: (Συνολικό Κόστος Μάρκετινγκ / Αριθμός Νέων Υποψήφιων Πελατών)
Ο δείκτης Cost per Lead δείχνει το κόστος για την προσέλκυση κάθε νέου υποψήφιου πελάτη. Εαν το κόστος ανά υποψήφιο πελάτη είναι υψηλό, ίσως χρειάζονται προσαρμογές στις διαφημίσεις και στην landing page, ή ακόμα και στην συνολική στρατηγική στόχευσης.
5) Μηνιαία επισκεψιμότητα ιστοσελίδας (Monthly Website Traffic)
Τύπος: (Συνολικός Αριθμός Επισκέψεων σε Έναν Μήνα)
Η μηνιαία επισκεψιμότητα ιστοσελίδας είναι σημαντική στο στάδιο της αναγνωρισιμότητας (awareness) στο ταξίδι του πελάτη. Όσο μεγαλύτερη η μηνιαία επισκεψιμότητα, τόσο μεγαλύτερη και η αναγνωρισιμότητα της επιχείρησης. Μπορείτε να παρακολουθείτε την μηνιαία επισκεψιμότητα της ιστοσελίδας σας απευθείας μέσα από το Google Analytics.
6) Επισκέψεις ανά κανάλι (Visits per channel)
Τύπος: (Αριθμός Επισκέψεων από Κάθε Κανάλι / Συνολικός Αριθμός Επισκέψεων) × 100
Ο δείκτης επισκέψεις ανά κανάλι είναι απαραίτητος για να κατανοήσετε τις πηγές της επισκεψιμότητας της ιστοσελίδας σας, και τη συνεισφορά της καθεμίας. Για παράδειγμα, αν το 20% της επισκεψιμότητας έρχεται από τα Social Media, και το 45% οργανικά από τις μηχανές αναζήτησης (μέσω του Search Engine Optimization – SEO), φαίνεται πώς το SEO αποδίδει και πρέπει να συνεχίσετε να το καλλιεργείτε, ενώ στα social media χρειάζεται μεγαλύτερη προσπάθεια ή νέα στρατηγική.
Βέβαια, οι πηγές επισκεψιμότητας διαφέρουν σημαντικά ανά κλάδο. Μία B2B επιχείρηση μπορεί να λαμβάνει τις περισσότερες επισκέψεις οργανικά μέσα από περιεχόμενο blog. Αντίθετα, ένα προϊόν λιανικής μπορεί να έχει μεγαλύτερη απήχηση στα social. Η επιλογή του κατάλληλου καναλιού εξαρτάται από το που συχνάζει περισσότερο το κοινό-στόχος της επιχείρησης.
7) Μέσος χρόνος παραμονής στη σελίδα (Average time on page)
Ο μέσος χρόνος παραμονής στη σελίδα δείχνει κατά πόσο το περιεχόμενο είναι χρήσιμο προς τον επισκέπτη. Συνήθως, ο υψηλός χρόνος παραμονής δείχνει ότι το περιεχόμενό μας απαντάει στο ερώτημα του χρήστη και διατηρεί το ενδιαφέρον του. Αντίθετα, εάν ο χρόνος είναι χαμηλός, είτε το περιεχόμενό μας δεν είναι αρκετά ενδιαφέρον και χρήσιμο, είτε δεν εμφανίζεται για τις κατάλληλες αναζητήσεις.
Το Average time on page επηρεάζεται και από το μέγεθος της σελίδας. 40 δευτερόλεπτα μπορεί να είναι μικρός χρόνος για ένα μεσαίο ή μεγάλο άρθρο, όμως για ένα μικρό κείμενο να είναι ικανοποιητικός.
8) Ποσοστό κλικ στην ιστοσελίδα [Click Through Rate (CTR)]
Τύπος: (Αριθμός κλίκ / Αριθμός εμφανίσεων)
Το Click Through Rate δείχνει κατά πόσο το κείμενο ή εικόνα τραβάει το ενδιαφέρον του χρήστη και τον οδηγεί να πατήσει στο άρθρο ή τη διαφήμισή μας. Ταυτόχρονα, μας βοηθάει να καταλάβουμε και πόσο σχετικό είναι το περιεχόμενό μας με τα ενδιαφέροντα και την αναζήτηση του χρήστη. Εάν το CTR μας είναι χαμηλό, είναι πιθανόν το περιεχόμενό μας να μην ταυτίζεται με αυτό που ψάχνει ο επισκέπτης.
9) Ποσοστό μετατροπής (Conversion Rate)
Τύπος: (Μετατροπές / Κλίκ ) * 100
Στις πωλήσεις, το Conversion Rate αναφέρεται στο ποσοστό των επιτυχημένων πωλήσεων σε σχέση με τις ευκαιρίες πώλησης. Στην πλευρά του μάρκετινγκ, το Conversion Rate αναφέρεται στο ποσοστό των χρηστών που πραγματοποιούν μία επιθυμητή δράση στην ιστοσελίδα μας. Δεν αφορά μόνο πωλήσεις, αλλά και στόχους όπως υποβολές φόρμας και εγγραφές στο newsletter.
Για παράδειγμα, αν ο στόχος της σελίδας μας είναι να συλλέξουμε τα στοιχεία επικοινωνίας του χρήστη, και 3 στους 100 χρήστες συμπλήρωσαν τη φόρμα, το ποσοστό μετατροπής είναι 3%.
Το conversion rate λοιπόν, είναι ένα marketing KPI που μας βοηθάει να αξιολογήσουμε την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας μας και των στοιχείων του landing page (calls to action, σχεδιασμός, κ.α.).
10) Ποσοστό εγκατάλειψης (Bounce Rate)
Τύπος: (Αριθμός χρηστών που εγκατέλειψαν το site πριν κάνουν κάποια ενέργεια / Συνολικός αριθμός χρηστών)
Το Bounce rate μας δείχνει το ποσοστό τον χρηστών που δεν πραγματοποιούν κάποια ενέργεια στην ιστοσελίδα μας και αποχωρούν απευθείας. Ένα υψηλό bounce rate συνήθως υποδηλώνει είτε περιεχόμενο που δεν απαντάει στο ερώτημα του χρήστη, είτε τεχνικά προβλήματα, όπως π.χ. αργή φόρτωση σελίδας.
11) Αξία διάρκειας ζωής του πελάτη (Customer Lifetime Value)
Τύπος: Μέση αξία συναλλαγής * Μέσος ετήσιος αριθμός συναλλαγών * Μέση διατήρηση πελατών (σε έτη)
Ένα από τα σημαντικότερα marketing KPIs είναι η αξία διάρκειας ζωής του πελάτη (customer lifetime value). Είναι ο βασικός δείκτης που μας βοηθάει να αξιολογήσουμε πραγματικά πόσο αποτελεσματική είναι η καμπάνια μας σε βάθος χρόνου. Για να είναι κερδοφόρες οι ενέργειες μάρκετινγκ, το CLV πρέπει να είναι υψηλότερο από τις δαπάνες πωλήσεων και μάρκετινγκ για την απόκτηση του πελάτη.
12) Απόδοση της επένδυσης μάρκετινγκ (Return on Marketing Investment)
Τύπος: [(Ακαθάριστο κέρδος – Έξοδα μάρκετινγκ)] / Έξοδα μάρκετινγκ) * 100
Το Return on Marketing Investment προβάλλει πόσο αποδίδει η επένδυση στο μάρκετινγκ. Η σύγκριση του ROMI κάθε καναλιού θα σας βοηθήσει τα εντοπίσετε το πιο αποδοτικό κανάλι μάρκετινγκ για την επιχείρησή σας.
Γενικά, το ROMI μας βοηθάει να κατανοήσουμε εάν και πόσο η επένδυση στο μάρκετινγκ συνεισφέρει θετικά ή όχι.
KPIs αποθήκης
Τα KPIs είναι απαραίτητα για να μπορέσει μία επιχείρηση να κατανοήσει πόσο αποτελεσματικά λειτουργεί η αποθήκη της. Ακολουθούν μερικά από τα σημαντικότερα KPIs αποθήκης:
1) Μέσος Χρόνος Διακράτησης Αποθεμάτων (Days of Inventory on Hand - DOH)
Τύπος: [(Μέσο Απόθεμα / Κόστος Πωληθέντων) × 365]
Ξεκινάμε την ανάλυση των KPIS αποθήκης με τον μέσο χρόνο διακράτησης αποθεμάτων – το KPI που μας δείχνει πόσες μέρες το απόθεμα παραμένει στην αποθήκη πριν πουληθεί. Όσο μικρότερο, τόσο το καλύτερο, καθώς σημαίνει πως η επιχειρηση πουλάει με ευκολία τα προϊόντα της και διαχειρίζεται έξυπνα το απόθεμά της, οδηγώντας σε μεγαλύτερα κέρδη.
Αν το Days of Inventory on Hand είναι υψηλό, τότε η επιχείρηση δεσμεύει τα κεφάλαιά της για πολλές ημέρες στα αποθέματα, γεγονός που επιβαρύνει την ρευστότητά της και την γενικότερη οικονομική κατάσταση.
2) Ποσοστό Νεκρού Αποθέματος (Dead Stock Rate)
Τύπος: (Ποσότητα Νεκρού Αποθέματος / Συνολική Ποσότητα Αποθέματος) × 100
Το νεκρό απόθεμα περιλαμβάνει αποθέματα που κατά πάσα πιθανότητα δεν θα πουληθούν. Πιθανές αιτίες νεκρού αποθέματος είναι η χαμηλή ποιότητα, η λήξη των προϊόντων και η εποχικότητα. Υπάρχουν και άλλοι παράγοντες που δεν αφορούν το ίδιο το προϊόν, όπως η παραγγελία υπερβολικού αποθέματος, οι αναποτελεσματικές ενέργειες μάρκετινγκ/πωλήσεων, καθώς και οι ακυρώσεις παραγγελιών.
Το νεκρό απόθεμα επιβαρύνει οικονομικά την επιχείρηση, αυξάνοντας κόστη που σχετίζονται με την εργασία και την αποθήκευση αποθεμάτων, όπως και με την επιδείνωση της λειτουργίας της αποθήκης.
Για τους λόγους αυτούς, είναι απαραίτητο για την επιχείρηση να παρακολουθεί το dead stock rate, ώστε να γνωρίζει το ποσοστό στο οποίο το συνολικό απόθεμα απαρτίζεται από dead stock, και να λάβει έξυπνα μέτρα για τη μείωσή του.
3) Ποσοστό Ακρίβειας Παραγγελίας (Order Accuracy Rate)
Τύπος: (Αριθμός Ακριβών Παραγγελιών / Συνολικός Αριθμός Παραγγελιών) × 100
Ένα ακόμα κρίσιμο KPI αποθήκης είναι το ποσοστό ακρίβειας παραγγελίας (order accuracy rate). Χρησιμοποιείται από τις εταιρείες για να κατανοήσουν την αποδοτικότητα της λειτουργίας της αποθήκης στο στάδιο της συλλογής των παραγγελιών (picking). Εάν δεν βρίσκεται στα επιθυμητά επίπεδα, οδηγεί σε υψηλό ποσοστό επιστροφών, καθώς και σε μείωση της ικανοποίησης των πελατών, που επιβαρύνουν οικονομικά την επιχείρηση και μειώνουν τις πιθανότητες οι πελάτες να επαναλάβουν τις αγορές τους.
Η επιχείρηση μπορεί να βελτιώσει το ποσοστό ακρίβειας παραγγελίας, και τα υπόλοιπα KPIs αποθήκης, ενσωματώνοντας ένα αποδοτικό πρόγραμμα WMS στη λειτουργία της.
4) Ποσοστό Χρήσης Χώρου (Space Utilization Rate)
Τύπος: (Χρησιμοποιούμενος Χώρος / Διαθέσιμος Χώρος) × 100
Το ποσοστό χρήσης χώρου (space utilization rate) δείχνει το ποσοστό του διαθέσιμου χώρου της αποθήκης που χρησιμοποιείται. Εάν ο δείκτης είναι διαχρονικα χαμηλός, αυτό συνήθως υποδεκνύει πώς η επιχείρηση χρησιμοποιεί μεγαλύτερη αποθήκη από ότι χρειάζεται, ή ότι δεν προβλέπει σωστά τη ζήτηση για τα προϊόντα της, στοιχεία που αυξάνουν σημαντικά τα κόστη. Στην ουσία, εάν το ποσοστό χρήσης χώρου είναι χαμηλό, η επιχείρηση πληρώνει για χώρο που δεν χρησιμοποιεί.
5) Κόστος Αποθήκευσης Ανά Μονάδα (Storage Cost per Unit)
Τύπος: (Συνολικό Κόστος Αποθήκευσης / Αριθμός Μονάδων σε Απόθεμα)
Το συνολικό κόστος αποθήκευσης περιλαμβάνει όλα τα έξοδα που δαπανήθηκαν για την αποθήκευση των αποθεμάτων, δηλαδή κόστος για την ενοικίαση της αποθήκης, εργασιακά κόστη, υλικά, ενέργεια, κ.α. Πρέπει να σημειωθεί πώς είναι σημαντικό ο συγκεκριμένος δείκτης να συμπεριλαμβάνεται στον υπολογισμό του περιθωρίου κέρδους για κάθε προϊόν, ώστε να μπορέσει η επιχείρηση να πουλήσει σε τιμή που καλύπτει και αυτά τα κόστη.
Συχνά λάθη στη διαχείριση των KPIs
1) Επιλογή λάθος δεικτών
Ένα συχνό λάθος που κάνουν οι επιχειρήσεις, είναι να παρακολουθούν τους λάθος KPIs. Επειδή ένας δείκτης είναι διαδεδομένος, δεν σημαίνει ότι είναι ο πιο χρήσιμος για κάθε επιχείρηση. Για παράδειγμα, ο δείκτης ποσοστό διατήρησης πελατών (customer retention rate) είναι κρίσιμος για μία επιχείρηση με αναλώσιμα προϊόντα, ή προϊόντα που καταναλώνονται συχνά (όπως λιανική, συνδρομητικές υπηρεσίες και εξατομικευμένες υπηρεσίες).
Αντίθετα, για επιχειρήσεις που προμηθεύουν προϊόντα με μοναδικές συναλλαγές ή εφάπαξ προϊόντα (όπως εταιρείες real estate ή προμήθειας βιομηχανικού εξοπλισμού), ο δείκτης customer retention rate δεν θα έχει την ίδια βαρύτητα. Η επιχείρηση θα πρέπει να επικεντρωθεί σε άλλους δείκτες, όπως το ποσοστό μετατροπής πελατών (conversion rate) και η μέση αξία παραγγελίας (average order value).
Σε κάθε περίπτωση, η επιχείρηση πρέπει να εντοπίσει τους δείκτες με τη μεγαλύτερη αξία για αυτήν, και να μην αποπροσανατολίζεται από KPIs που δεν προσφέρουν ουσιαστικές πληροφορίες.
2) Παρακολούθηση πολλών KPI
Συνεπώς, η επιχείρηση πρέπει να αποφύγει την παρακολούθηση μεγάλου αριθμού KPIs, με κίνδυνο να χαθεί στα δεδομένα. Αντίθετα, οι υπάλληλοι κάθε τμήματος πρέπει να παρακολουθούν έναν εύλογο αριθμό δεικτών, που έχουν πρακτική αξία για το έργο τους.
3) Λανθασμένη ανάλυση
Ιδιαίτερα σε περιπτώσεις όπου η επιχείρηση παρακολουθεί μεγάλο αριθμό KPI, οι πιθανότητες λανθασμένης ανάλυσης αυξάνονται. Κατά συνέπεια, χάνεται και το νόημα παρακολούθησης των KPI, που είναι η εξαγωγή χρήσιμων συμπερασμάτων.
Αυτό μπορεί να αποφευχθεί με την παρακολούθηση συγκεκριμένων, επιδραστικών KPI, και με τη χρήση ενός εργαλείου όπως το Power BI, το οποίο θα διευκολύνει την ανάλυση μέσα από κατανοητά γραφήματα και τη βοήθεια της τεχνητής νοημοσύνης.
4) Ελλειπής παρακολούθηση
Ένα ακόμα λάθος είναι η ελλειπής παρακολούθηση των δεικτών. Για να παρακολουθήσετε σωστά έναν δείκτη, είναι σημαντικό να τον οπτικοποιήσετε με κατανοητό τρόπο, να ενημερώνεται αυτόματα ώστε να προβάλλει την εικόνα της επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο, και να ελέγχετε συχνά την πορεία του, για να γνωρίζετε κάθε στιγμή την πρόοδο του οργανισμού σας.
5) Επικοινωνία αποτελεσμάτων
Μπορεί να παρακολουθείτε σωστά την πορεία των KPI σας. Εάν όμως οι εργαζόμενοί σας δεν γνωρίζουν την κατάστασή τους, τότε η παρακολούθησή τους χάνει την αξία της. Είναι σημαντικό το προσωπικό να γνωρίζει που βρίσκεται σε σχέση με τους στόχους του, ώστε να κατανοεί το αποτέλεσμα της εργασίας του και να παραμένει ευθυγραμμισμένο με τους στόχους που έχουν τεθεί.
Σε όλα τα παραπάνω, η Verus+ μπορεί να βοηθήσει με την αξιοποίηση του Power BI. Με περισσότερα από 15 χρόνια εμπειρία στις τεχνολογίες Microsoft και στον ανασχεδιασμό των επιχειρησιακών διαδικασιών, κατέχουμε την τεχνογνωσία ώστε να σας βοηθήσουμε να επιλέξετε τους σωστούς KPIs και να τους παρακολουθήσετε έξυπνα στο Power BI.
Επικοινωνήστε μαζί μας και ξεκινήστε να παίρνετε πιο έξυπνες αποφάσεις, βασισμένες στα δεδομένα που μετράνε.
